Ознакомление с документом

Отправка документа на ознакомление

Отправить на ознакомление можно любую карточку документа в системе (при наличии соответствующих прав доступа). Помимо почтового уведомления о необходимости ознакомится с документом, сотрудник получит права доступа на чтение данной карточки документа.

Для отправки документа на ознакомление необходимо открыть нужную карточку и в левом меню системы выбрать “Ознакомление” → “Отправить”.

В случае, если для данного типа карточки предусмотрено большое количество действий, то они будут сгруппированы в меню “Действия”, из которого можно вызвать меню “Ознакомление”.

Будет открыто окно отправки на ознакомление, где необходимо указать:

• “Выберите группы или сотрудников” - список сотрудников или ролей, кому будет отправлен документ на ознакомление. Можно указать как конкретных сотрудников, так и статические роли или подразделения;

• “Комментарий” - комментарий, который будет отображаться в email уведомлении о необходимости ознакомиться с документом.

После нажатия на кнопку “ОК” всем указанным сотрудникам, а также всем сотрудникам, входящим в указанные роли, на почту будут отправлены уведомления о необходимости ознакомиться с документом. Система выдаст сообщение с информацией, что уведомления отправлены.

Обратите внимание, что бывают случаи, когда в списке сотрудников был указан только, например, один сотрудник, а в сообщении об отправке документа на ознакомление указано “Отправлено успешно. Сотрудников: 2”. Это означает, что документ на ознакомление помимо указанному сотруднику был отправлен и заместителю данного сотрудника.

Note

Также документ на ознакомление может быть отправлен из универсального процесса (т.е. когда в маршруте используется этап с типом “Ознакомление”, такой маршрут может быть настроен администратором системы).

Ознакомление с документом

При отправке документа на ознакомление, сотрудник получает соответствующее уведомление.

Нажав на ссылку в письме будет открыта карточка документа и в историю запишется, что текущий пользователь с документом ознакомлен.

Также просмотреть список всех документов, направленных текущему сотруднику на ознакомление можно в соответствующем представлении.

При открытии карточки, состояние сменится на “Ознакомлен” и запишется дата/время ознакомления с документом. Пользователю будет выведено соответствующее сообщение.

История ознакомления

Просмотреть историю ознакомления по карточке документа можно с помощью левого меню системы “Ознакомление” → “История” (или “Действия” → “Ознакомление” → “История”, в случае, если для данного типа карточки предусмотрено большое количество действий).

В новой вкладке будет открыта история ознакомления с данным документом с указанием информации по дате/времени отправки на ознакомление, а также времени, когда сотрудник был ознакомлен с документом.

Список можно отсортировать по любой из колонок, нажав на название нужной колонки. А также можно выполнить поиск по доступным параметрам, вызвав окно фильтрации по кнопке .