Перейти к содержанию

Описание типового решения

Типовое решение включает в себя следующие основные функциональные блоки:

  • Электронная канцелярия (регистрация документов);

  • Работа с поручениями (назначение и контроль исполнения);

  • Универсальный процесс с графической визуализацией.

В части универсального процесса в данном руководстве кратко описаны основные возможности, а более подробно процесс рассмотрен на примере использования в маршруте только этапов согласования (в том числе этап доработки в случае несогласования).

Регистрация документов

В типовой конфигурации настроены следующие возможности по регистрации документов:

  • Регистрация входящих документов;

  • Регистрация исходящих документов. Предусмотрена связь входящего документа с ответным исходящим документом;

  • Регистрация протоколов и рассылка задач по решениям;

  • Регистрация внутренних документов;

  • Регистрация договоров.

Note

В данном руководстве рассмотрена регистрация документов посредством кнопки в левом меню системы, однако регистрация также может выполняться путем завершения задания на регистрацию, отправленного из универсального процесса, настроенного администратором системы.

В типовом решении настроена возможность управления внешними документами в разрезе контрагентов. В объединенном представлении при выборе контрагента в связанных реестрах отображаются списки входящих, исходящих и договорных документов (см. Просмотр справочника).

Для базовых карточек входящих, исходящих, внутренних документов и договоров настроена система поиска по комбинации различных параметров (см. Поиск документов).

Задачи

В части управления поручениями в типовой конфигурации настроены следующие возможности:

  • Создание задач по любому виду документа. В карточке документа любого из перечисленных выше типов есть возможность создать одну или несколько задач (поручений);

  • Создание подзадач из родительской задачи. Исполнитель задачи имеет возможность создать одну или несколько подзадач. Количество уровней задач не ограничивается;

  • Добавление файлов к задаче (файлы добавлять может как автор, так и исполнитель задачи);

  • Возможность отзыва подзадач при завершении родительской (при завершении задачи все незавершенные подзадачи могут быть автоматически отозваны);

  • Просмотр иерархии задач в карточке документа (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов).

Работа с задачами описана в разделе Типовой процесс исполнения задач данного руководства.

Note

Описанные в указанном разделе задачи могут отправляться как вручную (нажатием соответствующей кнопки в левом меню системы), так и из универсального процесса, настроенного администратором системы.

Универсальный процесс по документу

В типовом решении есть функциональность по настройке универсального процесса, который может быть применен к карточке любого из настроенных видов документа.

Ниже описаны основные возможности универсального процесса. Далее в руководстве более подробно будет описан процесс на примере использования только этапа согласования.

  • Возможность создавать маршрут любой сложности при помощи смешивания различных этапов.

    Универсальный процесс обеспечивает возможность определения последовательности этапов маршрута документа, при этом для каждого этапа в качестве исполнителей может быть указано несколько сотрудников/ролей.

  • Параллельные и последовательные этапы.

    Задания внутри некоторых типов этапов (например, согласование, подписание), а также сами этапы могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Маршрут с параллельными этапами может быть настроен только администратором системы. Маршрут с параллельными заданиями внутри этапа для конкретной карточки пользователи могут настроить самостоятельно. Описание доступных настроек для этапов согласования см. в разделе Настройка этапов согласования.

  • Маршрут процесса может состоять из комбинации разных типов этапов: согласование, подписание, регистрация, задача, уведомление и т.д. Доступность для пользователя тех или иных типов этапов определяется администратором системы.

  • Согласующие (исполнители этапа согласования) имеют возможность согласовать/не согласовать документ с указанием комментария.

  • Согласующие могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласующий, которого они замещают.

  • Согласующие сотрудники могут создавать копию любого файла, приложенного к карточке согласуемого документа для внесения изменений (см. Согласование договора). Данную функцию особенно удобно использовать для работы с файлами Microsoft Word.

  • Для документов формата Microsoft Word (*.docx) Инициатору предоставляется возможность автоматической консолидации различных версий документов с подсветкой замечаний различных согласующих разными цветами (см. Доработка договора Инициатором).

  • Согласующие имеют возможность запрашивать комментарий у любого сотрудника (см. Запрос комментария). В рамках выполнения задания на согласование документа согласующий сотрудник может запросить любое количество комментариев у других сотрудников.

  • Комментатор имеет возможность дать свой комментарий и/или приложить файлы в карточке.

  • Комментаторы могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласант, которого они замещают.

  • Согласующий может делегировать свое задание согласования (т.е. полностью передать полномочия по исполнению задания) на любого другого сотрудника или роль. Делегат имеет все те же полномочия и права, что и делегировавший задание согласующий.

  • Согласующий имеет возможность запросить дополнительное согласование у любого сотрудника или роли. Решение дополнительного согласующего заносится в общий лист согласования, однако не влияет на итог процесса согласования.

  • Подписант (исполнитель этапа подписания) имеет те же возможности, что и согласующий (за исключением запроса дополнительного согласования).

  • Возможность редактирования маршрута во время работы процесса.

    По ходу процесса система предоставляет возможность корректировки маршрута в части незавершенных и не активных в данный момент этапов.

  • Настраиваемый доступ к данным и файлам карточки для участников этапов.

  • Возможность возврата на редактирование на этапе согласования или подписания.

  • Возможность отзыва документа в проект (см. Отзыв согласования).

  • Возможность отмены документа. На этапе редактирования/доработки Инициатором есть возможность снять документ с согласования/подписания. Статус документа устанавливается в “Отменен”.

  • Возможность запуска маршрута после отмены.

    Отмененный документ можно снова отправить по маршруту.

  • Подробная история согласования/подписания документа в листе согласования, приложенном к карточке (см. Лист согласования).

  • Краткая история согласования для печати.

    В любой момент есть возможность сформировать сокращенную форму истории согласования документа для вывода на печать. Сокращенная форма содержит только данные последнего цикла согласования, включая этап подписания и регистрации.

  • Визуализация (графическая карта) актуального состояния бизнес-процесса в графическом виде (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов).

  • Универсальный процесс в любой момент времени может быть отображен в виде наглядной графической схемы этапов процесса с подсветкой блоков.

Отчеты и уведомления

  • Просмотр истории заданий процесса, сгруппированных по циклам согласования (см. История заданий).

    Типовое решение предоставляет возможность просмотреть историю заданий процесса, сгруппированных по циклам согласования. История запросов комментариев группируется по родительским заданиям, в рамках исполнения которых были запрошены комментарии.

  • Почтовые уведомления при отправке любых заданий, запросе комментария, ответе на запрос комментария.

  • Представление “Мои задания” - реестр заданий текущего сотрудника, который можно раскрывать и просматривать по различным связанным критериям в любом порядке и любой вложенности (см. Поиск заданий).

  • Представление “Задания от меня” с возможностью просмотреть задания по различным связанным критериям, которые можно группировать между собой в любом порядке и любой вложенности.

  • Отчет по текущим заданиям, предоставляющий различную информацию о текущих заданиях в системе со следующими возможностями (см. Текущие задания):

    • Показывает количество новых, в работе, просроченных заданий с группировкой по подразделениям;

    • Показывает количество новых, в работе, просроченных заданий с группировкой по сотрудникам;

    • Показывает степень просроченности;

    • При выборе подразделения показывает статистику по сотрудникам;

    • При выборе сотрудника показывает список его заданий;

    • Позволяет фильтровать отчет по различным параметрам;

    • Учитывает замещение;

    • Позволяет управлять возможностью просмотра отчета.

  • Отчет по исторической активности, представляющий статистику по завершенным заданиям со следующими возможностями (см. Завершенные задания):

    • Показывает количество завершенных, просроченных заданий с группировкой по подразделениям;

    • Показывает количество завершенных, просроченных заданий с группировкой по сотрудникам;

    • Показывает степень опоздания выполнения;

    • При выборе подразделения показывает статистику по сотрудникам;

    • При выборе сотрудника показывает список его заданий;

    • Позволяет фильтровать отчет по различным параметрам;

    • Учитывает замещение;

    • Позволяет управлять возможностью просмотра отчета.

Возможности по настройке типового решения

  • Настраиваемая нумерация с проектным и постоянным номером.

  • Регистрация документов с выделением постоянного номера.

  • Гибкая система прав доступа.

  • Возможность добавлять новые типы документов.

  • Возможность настройки замещений.

  • Настройка производственного календаря.

  • Настраиваемое дерево представлений, с возможностью пользователю добавлять свои папки и поиски/отчеты.

Back to top