Перейти к содержанию

Согласование документов

Процесс может состоять из набора этапов разных типов (согласование, подписание, регистрация, задача, уведомление, ознакомление и т.д.). Различные типы этапов могут иметь свои особенности и настройки, комплексно весь процесс настраивается администратором системы и может иметь любые вариации.

В данном руководстве рассмотрен простой процесс с использованием только этапа согласования. Такой процесс пользователь может настроить самостоятельно в карточке документа. Подробное описание других типов этапов и возможности по настройке процессов можно посмотреть в Руководстве администратора.

Краткое описание

Процесс согласования документа происходит в несколько этапов, каждый из которых содержит некоторое число согласантов и может проходить параллельно или последовательно. Если цикл завершился и хотя бы один согласант не одобрил согласование – документ перейдет в состояние “Не согласован” и инициатору процесса придет задание на редактирование документа. По завершении задания на редактировании начнется новый цикл согласования. Если процесс завершился, и все согласанты одобрили согласование – документ перейдет в состояние “Согласован”, процесс согласования завершится.

Базовые определения

Термин или определение отражено полужирным начертанием, основное содержание определения обычным, а курсивом – пояснения и замечания.

Состояние документа – статус документа в рамках процесса. Состояние документа (в случае, если процесс состоит только из этапов согласования) может быть одним из следующих:

  • Проект – процесс по документу не начат или прерван путем отзыва процесса. В состоянии “Проект” доступно редактирование всего маршрута и всей информации о процессе (за исключением истории согласования).

  • На согласовании – процесс согласования активен. В состоянии “На согласовании” доступно редактирование информации о процессе (но нельзя удалить инициатора согласования), а также редактирование не активных этапов процесса и добавление новых этапов процесса.

  • Не согласован – цикл согласования завершен и в рамках цикла были согласанты не одобрившие документ. В состоянии “Не согласован” доступно редактирование всего маршрута согласования и всей информации о согласовании (за исключением истории согласования). В состоянии “Не согласован” документ также содержит задание на редактирование инициатору, опцией завершения которого является начало нового цикла согласования.

  • Согласован – цикл согласования завершен, все согласанты одобрили согласование. Финальная стадия согласования.

  • Редактирование – документ был возвращен на доработку через элемент “Вернуть на доработку” меню карточки, или в опции этапа была отметка “Вернуть после согласования”. В этом состоянии документ также содержит задание редактирования инициатору, опцией которого является начало нового цикла (если документ был возвращен на доработку пользователем) или продолжение согласования (если документ был возвращен опцией “Вернуть после согласования”).

  • Отмена – специальное состояние карточки, согласование было отменено соответствующим элементом меню.

Маршрут согласования – набор этапов согласования, каждый этап начинается согласно указанному порядку в рамках текущего цикла согласования.

Цикл согласования – одно прохождение маршрута согласования. Цикл согласования может содержать не все этапы согласования, если согласование было отозвано, документ был возвращен на доработку или маршрут согласования был изменен после завершения цикла.

Этап согласования – часть процесса согласования, содержащая согласантов, информацию о требуемых сроках завершения заданий на согласование, опции параллельности этапа и отправки задания на редактирование документа после завершения всех заданий на согласование в рамках этапа. Этап согласования может быть в одном из состояний “Не запущен”, “Активен” и “Завершен”.

Параллельный этап – этап, все согласанты которого получают задание на согласование одновременно с началом этапа. Этап завершается, когда все согласанты завершили согласование.

Последовательный этап – этап, согласанты которого получают задание на согласование в соответствии с порядком, в котором они были указаны. Первый согласант получает задание на согласование одновременно с началом этапа, каждый следующий согласант получает задание одновременно с завершением задания предшествующего. Этап завершается, когда последний согласант завершил согласование.

Состояние этапа согласования – статус этапа согласования в рамках текущего цикла согласования. Состояние этапа меняется, когда начинается процесс согласования (для первого этапа), когда все согласанты одобрили/не одобрили согласование, при переходе к следующему этапу, отзыве согласования и т.д. Состояние этапа согласования может быть одним из следующих:

  • Не запущен – процесс согласования не дошел до данного этапа, этап можно редактировать.

  • Активен – процесс согласования дошел до данного этапа, но не все согласанты (указанные в этапе) завершили задание на согласование. Редактирование активного этапа недоступно.

  • Завершен – процесс согласования дошел до данного этапа и перешел к следующему, все согласанты (указанные в этапе) завершили задание на согласование. Редактирование завершенного этапа недоступно.

Отзыв согласования – прерывание процесса согласования с возвращением документа в состояние “Проект”. Цикл согласования завершается, все этапы согласования получают статус “Не запущен”.

Возврат документа на доработку – прерывание процесса согласования с отправкой инициатору процесса задания на редактирование договора. По окончании задания на редактирование начинается следующий цикл согласования.

Отмена согласования – прерывание процесса согласования с переводом документа в специальное состояние “Отмена”, все этапы согласования получают статус “Не запущен”.

Процесс согласования для всех типов документов аналогичен. В данном руководстве процесс согласования документов рассмотрен на примере согласования карточки договора.

Создание договора

Создание карточки и заполнение полей

В системе надо создать новую карточку договора (см. Создание карточки) и заполнить необходимые поля (см. Заполнение полей карточки), а также приложить файл договора. Пример заполнения карточки договора.

После заполнения всех необходимых полей карточку необходимо сохранить (см. Сохранение карточки).

Пересчет маршрута

В системе есть возможность настроить шаблоны этапов маршрута (настраиваются Администраторами системы).

Этапы из предварительно настроенных Администратором шаблонов будут автоматически подставляться в маршрут документа в зависимости от тех или иных условий, например: тип документа, кто является инициатором процесса, а также прочие сложные условия, зависящие от каких-либо данных в текущей карточке.

На вкладке “Маршрут” есть кнопка “Пересчитать”.

При нажатии на нее система ищет подходящие шаблоны (т.е. шаблоны, для которых будут выполнены все прописанные условия) и если такие найдены, то в таблицу “Этапы маршрута” будут автоматически добавлены новые этапы из шаблона. Или изменены/удалены этапы, если пересчет производится повторно и этапы в шаблоне были изменены Администратором.

Если во время пересчета были добавлены/удалены/изменены какие то этапы, система предупредит пользователя об этом.

Например, при нажатии кнопки “Пересчитать” может происходить проверка таблицы на наличие или изменение этапа под названием “Согласовать с Ивановым”. При отсутствии данного этапа, он будет добавлен автоматически.

Стоит отметить, что пересчет также выполняется при нажатии кнопки “Запустить процесс”, поэтому нажатие кнопки “Пересчитать” не является обязательным, т.к. система в любом случае при попытке запуска процесса согласования проверит, есть ли настроенный шаблон для данной карточки и, при необходимости, внесет изменения в маршрут согласования, выведя информационное сообщение о том, что маршрут был изменен.

Также пересчет автоматически выполняется при отправке договора на повторный цикл согласования (т.е. когда у инициатора есть задание на доработку и он завершает его варинатом “Начать новый цикл”).

Добавленные с помощью шаблона этапы могут иметь различные параметры, заданные Администратором:

  1. Разрешено/запрещено редактировать этап.

    Warning

    Важно знать: если добавленный из шаблона этап доступен для редактирования, и его отредактировали, а Администратор после этого изменил параметры в данном шаблоне, то при пересчете в карточке договора этот этап не будет обновляться.

  2. Разрешено/запрещено перемещать этап.

Этапы из шаблонов могут добавляться как в начало списка, так и в конец. Следует иметь ввиду, что если шаблон настроен добавлять этапы в положение “В конце маршрута”, то этапы, добавленные пользователем вручную, будут располагаться выше шаблонных. Аналогично с положением “В начале маршрута”.

Процесс добавления/редактирования этапов вручную описан в следующем разделе.

Также существуют некоторые особенности пересчета после удаления или неподтверждения шаблона (т.е. если изменили параметры карточки/параметры шаблона, и шаблон более не должен применяться для данной карточки) для этапов, у которых есть возможность редактирования:

  1. Если этап не изменен пользователем, то при пересчете этап удаляется.

  2. Если этап изменен, то он не удаляется, но преобразуется в “ручной” и при пересчете учитывается как ручной.

Note

Этапы из шаблонов являются обязательными, т.е. пользователь не может отказаться от подстановки этапов из шаблонов, а также удалить такие этапы.

Настройка этапов согласования

Вкладка “Маршрут” содержит информацию о текущем состоянии процесса, а также область для настройки этапов маршрута.

На данной вкладке можно создать/отредактировать маршрут для согласования договора.

Если в системе есть настроенные шаблоны этапов, то сотруднику не обязательно добавлять какие-то этапы вручную и выполнять пересчет, а с пустой таблицей этапов маршрута можно запустить процесс. При этом в таблицу добавятся нужные этапы и появится окно, сообщающее, что в маршруте есть изменения.

Ниже описан процесс добавления новых этапов согласования вручную (необходимо в случае, если инициатору требуется добавить новые этапы в сформированный автоматически машршрут, или, если шаблоны этапов в системе не настроены).

Для добавления нового этапа необходимо нажать на кнопку “Добавить”, расположенную под таблицей “Этапы согласования”.

Откроется окно выбора группы и типа этапа.

После выбора необходимого типа этапа, откроется окно добавления нового этапа. В окне добавления нового этапа заполняются определенные поля в зависимости от типа этапа. Для этапа типа “Согласование” необходимо заполнить следующие данные:

  • Название – название текущего этапа согласования;

  • Срок (рабочие дни) – обязательно для заполнения, если не указана дата выполнения. Количество рабочих дней на исполнение задания на согласование указанными согласующими;

  • Дата выполнения - обязательно для заполнения, если не указан срок. Дата и время, когда задания текущего этапа должны быть выполнены;

  • Состояние – состояние этапа. Не доступно для редактирования, меняется автоматически по ходу процесса согласования;

  • Согласующие – согласующие текущего этапа. Можно указать как конкретных сотрудников, так и роли.

    Для каждого согласующего можно указать дополнительных согласующих, которым будет отправлено задание на дополнительное согласование. Для указания дополнительных согласующих необходимо нажать левой кнопкой мыши на имя нужного сотрудника или роль, появится дополнительное поле для ввода:

    • Исполнители для выбранного согласующего - список сотрудников или ролей, кому будет отправлено задание дополнительного согласования. Данные задания отправляются одновременно с родительским заданием согласования. Решения дополнительных согласующих заносятся в историю заданий и лист согласования, однако не влияют на итоговый результат процесса согласования;

    • Первый исполнитель - ответственный - в случае, если флаг выставлен, то первый из указанных в списке Исполнителей будет считаться ответственным.

      Данный флаг имеет смысл, если для данного документа настроено автоматическое завершение просроченных заданий согласования: в качестве итогового решения по заданию автоматически будет принято решение ответственного дополнительного согласующего.

      Note

      Обратите внимание, что согласующий, для которого указаны дополнительные согласующие, отмечается в списке специальными символами (+) перед названием роли:

  • От имени (сотрудник или контекстная роль) - сотрудник или контекстная роль, от имени кого будут отправлены задания данного этапа. Данное поле могут заполнить только администраторы через шаблоны этапов. Если поле не заполнено, то задания будут отправляться от имени инициатора процесса;

  • Вид - отображаемый вид задания. Если оставить пустым, то вид задания будет “Согласование”.

  • Комментарий - комментарий к текущему этапу согласования.

Вкладка “Основные настройки”

  • Параллельный этап – флаг выставляется в случае, если текущий этап согласования должен проходить параллельно (актуально, если в поле “Согласующие” указано более одного согласующего);

  • Вернуть при несогласовании – вернуть договор на доработку инициатору при несогласовании хотя бы одним из согласующих.

  • Рекомендательное согласование - если выставить флаг, то решения согласующих на текущем этапе не будут влиять на итог согласования (т.е. при несогласовании не будет возврата на доработку, документ будет все равно считаться согласованным).

Вкладка “Дополнительно”

  • Вернуть после согласования – вернуть договор на доработку инициатору при согласовании всеми текущими согласующими;

  • Отключить автоматическое согласование - отключить для данного этапа автоматическое завершение задания согласования (см. Автоматическое согласование);

    * Настройки прав доступа для исполнителей на этапе:

    • Редактировать карточку – дать права доступа на редактирование карточки договора согласующим этапа;

    • Редактировать любые файлы – дать права доступа на редактирование приложенных файлов для согласующих этапа.

Warning

Не рекомендуется выставлять права доступа при параллельных этапах, т.к. это может привести к конфликту при сохранении данных.

Пример создания маршрута согласования договора:

Этап 1:

Этап 2:

Этап 3:

В итоге все этапы согласования отображены в табличном виде.

Очередность этапов можно изменить путем перемещения выделенного этапа с помощью кнопок (для этапов, добавленных автоматически из преднастроенных шаблонов может быть запрещена возможность перемещения).

После создания маршрута согласования карточку необходимо сохранить (см. Сохранение карточки). Далее созданный маршрут можно просмотреть с помощью автоматического визуализатора, нажав на кнопку “Визуализировать”.

Warning

Для того чтобы в визуализаторе отобразились внесенные в маршрут изменения, карточку необходимо сохранить.

Для прокрутки маршрута можно использовать колесо мыши. Для изменения масштаба отображения – [Ctrl]+[колесо мыши].

В процессе согласования договора и вынесения решения согласующим этапы будут подсвечиваться соответствующими цветами.

Вносить правки в маршрут можно и при запущенном процессе (при условии наличия соответствующих прав доступа для сотрудника). Редактирование доступно только для этапов в состоянии “Не активен”. А также можно добавлять новые этапы, пока процесс не завершен.

У процесса есть инициатор, который указывается в соответствующем поле блока “Сводка” вкладки “Маршрут”.

Инициатор получает задания на доработку по завершении этапов согласования или подписания (если была выбрана соответствующая опция) и по завершении цикла согласования/подписания, если были согласанты/подписанты, которые вынесли отрицательное решение.

Если при запуске согласования не был указан инициатор, система заполнит поле, указав текущего (запустившего процесс) пользователя как инициатора. После запуска согласования инициатор может быть изменен, но не может быть удален.

“Комментарий к циклу маршрута” – информационное поле, в котором указывается информация к циклу маршруту, доступная для участников процесса.

Запуск процесса

После того, как все необходимые поля карточки заполнены, приложен файл согласуемого договора и настроен маршрут, по карточке договора можно запустить процесс, нажав в левом меню системы кнопку “Запустить процесс”.

Система выведет дополнительное окно с уточнением подтверждения решения.

При этом в правой части карточки отобразятся отправленные задания - первый этап маршрута.

В визуализаторе подсветится текущий этап согласования.

На вкладке “Маршрут” сменится значение поля “Состояние”, а также сменится состояние первого этапа согласования.

Согласующий (согласование договора)

Все карточки договоров, по которым у текущего пользователя есть задания на согласование можно просмотреть в представлении “Мои задания” → “По типу задания” → “Согласование”.

Также, если в системе настроен модуль “Мобильное согласование”, то согласующий имеет возможность вынести решение по договору, ответив на электронное письмо-уведомление (см. Мобильное согласование и завершение задач).

Для решения о согласовании, необходимо в указанном представлении открыть интересующую карточку, дважды нажав левой кнопкой мыши по строке. Карточка откроется в новой вкладке, в правой области карточки отобразится само задание.

Задание необходимо взять в работу, нажав на соответствующую кнопку. При этом задание станет недоступно для остальных сотрудников роли (если задание отправлено на роль). А также если для текущего этапа установлены дополнительные права доступа (редактировать карточку и/или редактировать файлы), то при взятии задания в работу, соответствующие данные станут доступны для редактирования.

Задание можно изъять из работы, нажав на кнопку “ещё” → “Вернуть на роль”. При этом права на редактирование данных карточки будут отобраны, задание станет доступно всем сотрудникам роли (если для текущего этапа в качестве согласующего указана роль).

Запрос комментария

Для каждого согласующего доступна функция запросить комментарии (отправить вопрос). Чтобы запросить комментарии, надо в задании (взятом в работу) нажать кнопку “ещё” → “Запросить комментарии”.

В задании появятся дополнительные параметры, которые необходимо заполнить:

  • “Комментаторы” – сотрудники, кому будет отправлен вопрос (при завершении задания на комментирование одним из комментаторов, задание пропадет у других);

  • “Вопрос” – текст вопроса.

Нажав на кнопку “Запросить комментарии” комментаторам будет отправлено задание на комментирование (см. Комментатор). В задании текущего согласующего отобразится информация о том, что отправлен запрос комментаторам.

Незавершенные задания комментирования можно отозвать с помощью действий автора.

Согласующий может завершить задание на согласование не дожидаясь ответа от комментаторов (при этом активное задание на комментирование будет автоматически отозвано). Соответствующая запись будет в истории заданий.

При получении ответа на запрос комментариев, соответствующая информация отобразится в задании.

Комментатор – сотрудник, завершивший задание на комментирование (написавший ответ на вопрос).

Запрос дополнительного согласования

<<<<<<< HEAD Для каждого согласующего доступна функция запроса дополнительного согласования у любого сотрудника или роли. Чтобы запросить дополнительное согласование, надо в задании (взятом в работу) нажать кнопку “Еще” → “Запросить дополнительное согласование”. ======= Для каждого согласующего доступна функция запроса дополнительного согласования у любого сотрудника или роли. Чтобы запросить дополнительное согласование, надо в задании (взятом в работу) нажать кнопку “ещё” → “Запросить дополнительное согласование”. Данная функциональность также доступна для этапов подписания в случае, если она была включена администратором системы (подробнее - в Руководстве администратора).

69bd178993 (Merge branch ‘1411-changes-the-inaccuracy-in-the-text-in-the-user-manual-section’ into ‘master’)

В задании появятся дополнительные параметры, которые необходимо заполнить.

  • “Исполнители” – сотрудники (или роли), кому будут отправлены задания на дополнительное согласование документа;

  • “Первый исполнитель - ответственный” - в случае, если флаг выставлен, то первый из указанных в списке исполнителей будет считаться ответственным.

    Данный флаг имеет смысл, если для данного документа настроено автоматическое завершение просроченных заданий согласования: в качестве итогового решения по заданию автоматически будет принято решение ответственного дополнительного согласующего. Например, если ответственный дополнительный согласующий вынес решение - Не согласовать и, при этом, для данного вида документа настроено автоматическое согласование и задание просрочено на указанный в настройках автоматического согласования срок, то результатом автосогласования по текущему заданию будет - Не согласовано.

    Note

    Задания дополнительного согласования не подлежат автоматическому согласованию.

  • “Длительность, рабочие дни” - срок для исполнения заданий дополнительного согласования;

  • “Комментарий” - комментарий для дополнительных согласующих.

После нажатия на кнопку “Запросить дополнительное согласование”, указанным исполнителям будет отправлено задание на дополнительное согласование.

В задании текущего согласующего отобразится информация о том, что отправлен запрос на дополнительное согласование.

Таким образом можно отправить нужное количество заданий дополнительного согласования. Однако, ответственный согласующий среди дополнительных согласующих может быть только один.

Незавершенные задания дополнительного согласования, при необходимости, можно отозвать с помощью действий автора.

Согласующий может завершить задание на согласование, не дожидаясь ответа от дополнительных согласующих (при этом активные задания на дополнительное согласование будут автоматически отозваны).

После вынесения решения дополнительным согласующим, основной согласующий в задании увидит, что задание дополнительного согласования было завершено.

А на вкладке История задания можно посмотреть решение дополнительного согласующего и его комментарий.

Аналогично, информация по заданиям дополнительного согласования отобразится в “Листе согласования”.

Делегирование задания

Для каждого согласующего доступна функция делегирования задания. Чтобы делегировать задание на согласование, надо в задании (взятом в работу) нажать кнопку “ещё” → “Делегировать”.

В задании появятся дополнительные параметры, которые необходимо заполнить.

  • “Роль” – сотрудник или роль, кому будет делегировано задание на согласование;

  • “Комментарий” – комментарий при делегировании.

После нажатия на кнопку “Делегировать”, указанному делегату будет отправлено задание на согласование, при этом:

  • Все активные задания комментирования будут автоматически отозваны;

  • Все не завершенные задания дополнительных согласующих останутся активными и будут отображаться в соответствующей таблице нового задания (т.е. задания делегата).

У текущего согласующего задание на согласование пропадет.

Задание на согласование для делегата аналогично заданию согласующего, в нем доступны все функции, включая делегирование, запрос дополнительного согласования и запрос комментариев. В тексте задания будет указан комментарий сотрудника, делегировавшего задание.

Согласование договора

При получении задания на согласования согласующий просматривает данные в карточке и текст самого договора. При необходимости согласующий может получить информацию о текущем состоянии согласования договора (см. Контроль процесса согласования)

У согласующего есть возможно внести свои правки в текст договора. Для этого сначала необходимо создать копию договора (доступно только, если задание на согласование взято в работу), нажав правой кнопкой мыши на файле и выбрав пункт меню “Создать копию”.

Будет создана копия файла с указанием фамилии согласующего. Созданную копию файла можно открыть на редактирование, нажав правой кнопкой мыши на файле и выбрав соответствующий пункт меню. Таким образом, каждый согласующий может создать свою копию договора для внесения правок.

Откроется документ, где можно внести правки, после чего сохранить и закрыть документ.

Note

В секции файлов можно использовать различные инструменты для удобного просмотра списка файлов: группировку, сортировку, фильтрацию. Также админстраторы системы могут настроить автоматическую группировку файлов, которая будет применяться сразу при открытии карточек. Более подробно о доступных инструментах в секции файлов, а также ссылки на руководство администартора для настройки автогруппировки см. в разделе Сортировка, группировка, фильтрация.

Далее согласующий может вынести решение по договору: “Согласовать” или “Не согласовать”.

Откроется дополнительная область, где можно указать комментарий (при несогласовании ввод комментария обязателен).

При завершении задания договор отправится далее по маршруту.

Комментатор

Все карточки договоров, по которым текущему сотруднику отправлены задания на комментирование (см. Запрос комментария) можно просмотреть в представлении “Мои задания” → “По типу задания” → “Комментирование”.

Открыв карточку договора, в правой области отобразится задание. Сотруднику необходимо ввести ответ на вопрос и нажать на кнопку “Добавить комментарий”.

Задание на комментирование закроется.

Дополнительный согласующий

Все карточки договоров, по которым текущему сотруднику отправлены задания на дополнительное согласование можно просмотреть в представлении “Мои задания” → “По типу задания” → “Дополнительное согласование”.

Также, если в системе настроен модуль “Мобильное согласование”, то согласующий имеет возможность завершить данное задание, ответив на электронное письмо-уведомление (см. Мобильное согласование и завершение задач).

Открыв карточку договора, в правой области отобразится задание, которое необходимо взять в работу. В задании отображена таблица со списком всех заданий дополнительного согласования, отправленных основным согласующим на разных сотрудников или роли.

Дополнительный согласующий может завершить задание одним из вариантов: “Согласовать” или “Не согласовать”. При нажатии на любой из указанных вариантов откроется дополнительное окно для ввода комментария.

До вынесения решения по документу у дополнительного согласующего есть возможность запросить комментарии или запросить дополнительное согласование для текущего задания дополнительного согласования.

Warning

Решение дополнительного согласующего не влияет на итоговое решение процесса согласования. Однако, если для данного вида документа настроено автоматическое согласование, основной согласующий вовремя не завершил свое задание, а ответственный дополнительный согласующий вынес свое решение, то результатом автоматического согласования родительского задания будет решение дополнительного согласующего.

Решение дополнительного согласующего заносится в историю заданий и лист согласования.

Отзыв процесса

Для согласуемого договора имеется возможность отзыва процесса (операция доступна для сотрудника только если соответствующие права выставлены в правилах доступа). Есть три варианта отзыва (открыть карточку, в левом меню системы выбрать “Действия” → “Маршрут” →):

  • “Вернуть документ на доработку” – процесс по договору будет прерван, состояние карточки сменится на “Доработка”, текущий цикл маршрута завершится, инициатор получит задание на доработку документа. После внесения необходимых изменений инициатор сможет снова отпарвить договор по маршруту;

  • “Отменить процесс” - процесс по договору будет прерван, состояние карточки сменится на “Отмена”. Повторно запустить процесс по договору можно будет с помощью левого меню системы – “Запустить процесс”;

  • “Отозвать процесс” – процесс по договору будет прерван, состояние карточки сменится на “Проект”. Повторно запустить процесс по договору можно будет с помощью левого меню системы – “Запустить процесс”.

Если пользователь не может отозвать процесс (в связи с ограничением прав доступа), то ему будет показано окно с ошибкой.

Завершение согласования

В зависимости от одобрения и/или не одобрения согласования участниками этапов, процесс согласования перейдет в состояние “Согласован” или “Не согласован”. Сначала будет рассмотрен сценарий, при котором процесс перейдет в состояние “Не согласован”, т.к. данное состояние не является заключительным для процесса согласования.

Если все этапы были завершены и были не согласовавшие, документ перейдет в состояние “Не согласован”, что будет отражено в соответствующем поле.

И инициатор получит задание на доработку (см. Доработка договора Инициатором).

Когда процесс согласования завершится так, что все согласующие согласовали, документ перейдет в состояние “Согласован”, что будет отражено в соответствующем поле.

Note

На этапах других типов могут быть другие состояния, а также в проектном решении состояния на разных этапах маршрута могут быть переопределены. В данном разделе описаны состояния карточки договора в случае, когда маршрут состоит только из этапов согласования.

Доработка договора Инициатором

Все карточки, где имеются задания на доработку договора можно просмотреть в представлении “Мои задания” → “По типу задания” → “Доработка”.

Задания инициатору на доработку приходят в следующих случаях:

  • если в настройках этапа согласования выставлен флаг “Вернуть после согласования” - задание на доработку приходит после того, как согласующий (или все согласующие, если это параллельный этап) вынесет положительное решение по документу;

  • если в настройках этапа согласования выставлен флаг “Вернуть при несогласовании” - задание на доработку приходит после того, как согласующий (или все согласующие, если это параллельный этап) вынесет отрицательное решение по документу;

  • независимо от настроек этапа согласования - задание на доработку приходит в случае, если по маршруту хотя бы один согласующий вынес отрицательное решение;

Note

В данном примере описаны случаи, когда инициатор получает задания на доработку по документу, если маршрут состоит только из этапов согласования. Однако, в аналогичных случаях инициатор получает задание на доработку и по этапам типа “Подписание”. Помимо этого в проектном решении маршрут может быть настроен таким образом, чтобы задания на доработку приходили в иных случаях и на другую роль.

Открыв карточку договора, задание отобразится в правой области карточки. Задание необходимо взять в работу.

Взяв задание в работу, карточка станет доступна для редактирования.

Инициатор может просмотреть информацию по процессу, а также вынесенные решения согласующими (см. Контроль процесса согласования).

Для удобства работы с копиями договоров, созданными согласующими, файлы можно сгруппировать, нажав на кнопку в разделе “Файлы” и выбрав “Группировка” → “По циклу согласования”.

Файлы будут сгруппированы по циклам согласования.

В меню секции файлов при этом появится дополнительный пункт для выбора режима отображения файлов: Все файлы, Файлы текущего фикла, Файлы текущего и предыдущих циклов.

Отключить группировку можно с помощью этого же меню: “Группировка” → “Без группировки”.

Note

В секции файлов можно использовать различные инструменты для удобного просмотра списка файлов: группировку, сортировку, фильтрацию. Также админстраторы системы могут настроить автоматическую группировку файлов, которая будет применяться сразу при открытии карточек. Более подробно о доступных инструментах в секции файлов, а также ссылки на руководство администартора для настройки автогруппировки см. в разделе Сортировка, группировка, фильтрация.

У инициатора есть возможность объединить все правки согласующих в один документ. Для этого в области файлов необходимо выделить (удерживая клавишу [Ctrl]) все копии согласующих, а также основной файл договора, далее нажать правую кнопку мыши на основном файле и выбрать пункт меню “Объединить с текущим в Word”.

Откроется основной файл договора, в котором в режиме правки будут занесены правки всех согласующих.

Средствами программы Word инициатор может принять или отклонить правки согласующих. Далее документ необходимо сохранить и закрыть.

Описание всех возможностей по работе с файлами в карточке договора см. в разделе Работа с файлами.

После внесения всех необходимых правок в карточку и документ, инициатор может отправить договор на повторный цикл согласования.

При отправке договора на новый цикл согласования следует знать, что система производит пересчет маршрута, т.е. ищет подходящие шаблоны и возможно изменит маршрут, о чем предупредит. Пересчет система производит автоматически и маршрут может быть изменен в следующих случаях:

  1. Администратор изменил этапы в шаблоне;

  2. Администратор удалил/добавил новые шаблоны;

  3. Изменились какие-то параметры карточки.

Warning

Как было сказано в разделе Пересчет маршрута согласования, важно помнить о том, что шаблонные этапы, которые были изменены инициатором не будут обновлены, даже если шаблоны были изменены Администратором.

Note

Для проверки изменился ли маршрут не обязательно нажимать кнопку “Пересчитать”. При попытке начать процесс согласования система автоматически пересчитает этапы и предупредит об изменениях.

Регистрация договора

После того, как договор успешно согласован (состояние договора – “Согласован”), договор можно зарегистрировать. Открыв карточку нужного договора в левом меню системы нажать на “Действия” → “Зарегистрировать документ”.

Состояние договора сменится на “Зарегистрирован”. При этом функция отзыва согласования станет недоступна.

Контроль процесса

Просмотреть историю маршрута, а также состояние процесса по конкретному договору можно с помощью следующих возможностей системы:

Текущие участники процесса

Для каждой карточки договора при активном процессе в области заданий (правая область карточки) отображается информация по текущим участникам.

В данной области отображаются только активные задания по карточке. Для каждого задания отображается следующая информация:

  • “Роль” – роль или сотрудник, кому отправлено задание;

  • “В работе у” – сотрудник, взявший задание в работу;

  • “В работе с” – дата и время взятия задания в работу.

История заданий

На вкладку “История заданий” системой автоматически записываются все действия по заданиям карточки.

На вкладке для каждого действия отображена следующая информация:

  • “Задание” – тип задания;

  • “Состояние” - состояние задания с указанием сотрудника, на кого назначено задание;

  • “Дата” - дата создания задания;

  • “Вариант” – выбранный исполнителем вариант завершения задания;

  • “Завершено сотрудником” – сотрудник, выполнивший действие;

  • “Результат” – данные (комментарии) по выполненному действию.

Для просмотра более подробной информации по какому-либо действию необходимо нажать средней кнопкой мыши на нужную строку. Откроется окно с дополнительной информацией:

Историю заданий можно открыть в отдельной вкладке, нажав на соответствующую ссылку.

В новой вкладке будет открыта история заданий по данной карточке.

Далее данную историю можно выгрузить, используя стандартные кнопки выгрузки представлений в левом меню (см. Выгрузка данных из представления).

Note

Стандартная выгрузка представлений не поддерживает группировки, поэтому выгруженная история заданий будет отображаться линейно, а не древовидно. Для выгрузки истории заданий с группировкой по циклам необходимо использовать функциональность шаблонов файлов (настраивается Администраторами системы).

Вкладка “Маршрут”

Для контроля процесса по договору на вкладке “Маршрут” имеется следующая информация:

  • Раздел “Сводка”:

    • “Состояние” – текущее состояние процесса;

    • “Согласовали” – сотрудники, согласовавшие договор в текущем цикле согласования. Если задание было назначено на пользователя, то отображается имя согласанта, если задание было назначено на роль, то отображается имя согласанта и в скобках роль, от которой он участвовал в процессе;

    • “Не согласовали” – сотрудники, не согласовавшие договор в текущем цикле согласования. Если задание было назначено на пользователя, то отображается имя согласанта, если задание было назначено на роль, то отображается имя согласанта и в скобках роль, от которой он участвовал в процессе;

  • Таблица “Этапы маршрута”:

    • “Состояние” – состояние этапа (“Не запущен”/”Активен”/”Завершен”).

А также, при нажатии на кнопку “Визуализировать”, откроется окно визуализации процесса согласования/подписания, где отображен ход процесса согласования/подписания, включая запросы комментариев и делегирование, различные этапы будут подсвечены цветом в соответствии с состоянием этапа:

  • зеленый – завершенный этап – согласовано;

  • красный – завершенный этап – не согласовано;

  • синий – активный этап – задание не взято в работу;

  • желтый – активный этап – задание взято в работу сотрудником.

Лист согласования

Для каждого согласуемого договора автоматически формируется лист согласования. Лист согласования приложен на основной вкладке карточки в разделе “Файлы”.

Файл является виртуальным и данные в нем формируются в момент его открытия. В листе согласования содержится актуальная информация по процессу, а также история по всем циклам согласования.

Каждый цикл согласования представлен отдельным блоком, содержащим таблицу о действиях, совершенных в рамках процесса.

  • Колонка “Сотрудник” – содержит информацию о пользователе, который совершил действие;

  • Колонка “Роль” – содержит информацию, от какой роли было совершено действие;

  • Колонка “Решение” – опция, с которой было завершено задание или действие начала/прерывания цикла согласования, такое как “Начать новый цикл”, “Отозвать процесс” или “Вернуть документ на доработку”;

  • Колонка “Получено” – время создания задания;

  • Колонка “Исполнено” – время завершения задания или совершения действия начала/прерывания цикла;

  • Колонка “Комментарий” – комментарий к заданию или пояснение системы к действию начала/прерывания цикла.

В системе есть возможность настроить (доступно для Администраторов системы) прямой или обратный порядок отображения этапов и циклов согласования.

Автоматическое согласование

Если в настройках типа документа была включена опция “Автоматически согласовывать просроченные задания согласования” (см. “Руководство администратора”), то документы, подпадающие под соответствующие настройки, по истечении заданного интервала просрочки, будут признаны системой, как согласованные автоматически. Информация об этом будет отражена в истории согласования, а так же в еженочном отчете, в отдельной графе “Автоматически согласованные документы”.

Если установлена настройка “Уведомлять за N дней до завершения”, пользователь в еженочном отчете будет оповещен о том, что документ будет вскоре согласован автоматически.

Note

Задания дополнительного согласования не подлежат автоматическому завершению.

Для заданий согласования, по которым есть ответственный дополнительный согласующий, вынесший свое решение, результатом автосогласования будет решение этого дополнительного согласующего. Т.е., если дополнительный согласующий не согласовал документ, то результатом автосогласования родительского задания будет - “Не согласовать”.

Back to top