 |
Красцветмет– крупнейший в России производитель драгоценных металлов и изделий из них. 100% акций Красцветмета принадлежит субъекту Российской Федерации — Красноярскому краю. |
|
 |
Красцветмет.ИТ – аккредитованная российская ИТ-компания, входящая в группу Красцветмет. Разрабатывает и внедряет программное обеспечение для цифровизации и автоматизации процессов производств. |
|
 |
Отрасль |
Промышленность |
|
 |
Даты проекта |
Старт первой очереди проекта в 2017 году, развитие системы — по настоящее время |
|
 |
Количество пользователей |
2000 лицензий |
|
 |
Исполнители | Партнер вендора, компания ECMGroup.Pro | |
 |
Награды | Победитель конкурса «Лучший ЭДО в России и СНГ 2019» в номинации «Лучший ЭДО в бухгалтерии» | |
Применение цифровых технологий и непрерывное совершенствование процессов для повышения эффективности производства — одно из важнейших направлений работы для лидера российского рынка драгоценных металлов, компании АО «Красцветмет». Для каждого из бизнес-направлений холдинга разработана своя стратегия, под которую подбираются соответствующие технологии. За разработку и внедрение цифровых продуктов в компании отвечает дочерняя организация, Красцветмет ИТ (КИТ). Ее специалистами реализуются комплексные проекты по автоматизации и управлению производственными процессами.
Всего в Красцветмет функционирует более 40 информационных систем, образующих единую экосистему. Одним из ключевых звеньев этой экосистемы является платформа электронного документооборота TESSA. В этой статье мы расскажем подробнее об этапах ее внедрения, автоматизированных блоках, настроенных интеграциях и достигнутых результатах.
С 2013 года в Красцветмет ведется активная работа по импортозамещению информационных систем. С развитием технологий и потребностей бизнеса на повестку дня стало отражение в СЭД более сложных и специализированных функциональных блоков, таких как управление договорной деятельностью, финансовыми документами и уникальными бизнес-процессами. СЭД в компании становится ключевым элементом инфраструктуры, которая обеспечивает не только внутреннее взаимодействие, но и внешнее, включая подачу информации в органы надзора и контроля. Это привело к тому, что в 2018 году в Красцветмет приступили к проекту создания системы электронного документооборота на базе единой платформы.
Ранее для обмена электронными документами сотрудники использовали несколько информационных систем — в их числе Lotus Notes, КИС Красцветмет, ИАС Финист и ряд других программных решений. Одним из негативных факторов всех этих продуктов являлось низкое быстродействие. Пользователям требовалось много времени для выполнения типовых операций, что при постоянно возрастающей нагрузке имело критическое значение. Ключевым недостатком стало также отсутствие перспектив развития. Недостаточная функциональность в сочетании со сложностью интеграции приводили к невозможности дальнейшего масштабирования бизнеса.
Так, например, процесс формирования пакета документов для предоставления в налоговые органы выполнялся вручную и занимал длительное время, а для ряда документов было невозможно использовать электронную подпись. Все усложнялось отсутствием единого электронного хранилища и как следствие — уязвимостью информации.
 |
Перевод документооборота в электронный вид |
 |
Подписание электронной подписью (ЭП) любых документов |
 |
Создание единого электронного архива документов |
 |
Оптимизация процесса оформления первичных и иных документов |
 |
Автоматизация процесса обмена с контрагентами любыми документами |
 |
Снижение издержек на хранение и перемещение документов, оргтехнику, расходные материалы |
 |
Улучшение сервисов работы с клиентами |
 |
Сокращение сроков и трудоемкости процесса подготовки документов по требованию проверяющих органов |
Первым этапом проекта стал анализ существующих систем электронного документооборота. Документация насчитывала более трех десятков критериев, описывающих технические и функциональные возможности, требования к интерфейсу, бизнес-процессы, интеграции и отчетность.
 |
Высокая скорость работы |
 |
Дружественный интерфейс и уменьшение количества пользовательских действий |
 |
Оптимальная интеграция с системами ИТ компании за счет использования универсальных протоколов |
 |
Возможности для реализации специфических кейсов документооборота в металлургической отрасли |
 |
Организация внешнего документооборота посредством операторов ЭДО, поддержка работы с несколькими операторами ЭДО одновременно |
 |
Зрелость и масштабируемость платформы |
Результатом анализа стал рейтинг систем, отвечающих специфике компании. Среди финалистов были самые популярные российские решения — 1С документооборот, Docsvision, Directum и многие другие, однако всем заявленным требованиям смог соответствовать только один российский продукт — платформа TESSA от разработчика СИНТЕЛЛЕКТ. Одним из решающих факторов стал пользовательский опыт. Сотрудники Красцветмет высоко оценили удобство интерфейса и быстроту отклика новой системы, с помощью которой им предстояло обрабатывать входящие и исходящие потоки финансовых документов.
Для реализации проекта требовался партнер, который на основе выбранного продукта займется разработкой решения под поставленные требования. Вендор платформы TESSA рекомендовал компанию ECMGroup.Pro — одну из сильнейших команд ИТ-рынка, обладающую обширным опытом автоматизации и оптимизации процессов документооборота. Именно ей и предстояло заняться реализацией этого масштабного проекта.
Уникальность данного внедрения заключается в том, что проект был разработан с учетом достаточно сложной специфики бизнес-процессов промышленного холдинга, в который входят разноплановые бизнес-юниты с уникальными процессами, включая производственные подразделения, научные лаборатории, инфраструктуру организации питания и медицинские учреждения.
На старте проекта каждый этап рабочего процесса был тщательно изучен, определены потребности и разработана система, которая наилучшим образом интегрируется в существующие операции. В процессе анализа было выявлено, что компании в среднем использует более 700+ типов документов — заявки, таблицы, бланки и разные формы. Важным при реализации проекта было не усложнить работу бизнес-пользователей с этими документами, а напротив оптимизировать ежедневную рутину, поэтому для каждого типа были разработаны свои поля карточек.
Реализованные функциональные блоки:Интеграции:
1. Отслеживание актуальных статусов документов в ИС
Благодаря тому, что в системе TESSA отображаются актуальные статусы процессов и документов, внешние системы автоматически подгружают эту информацию для пользователя
2. Открытие карточек документов в архиве из ИС
Реализован прямой доступ к карточке документа и его содержимому посредством прямой ссылки, отображаемой во внешних системах
3. Массовая отправка разных видов документов из ИС в электронный архив
Пользователь по заданным критериям выгружает документы с помощью фильтров и передает данные на хранение в отдельный модуль электронного архива, где хранение организовано в соответствии с требованиями законодательства.
4. Межоператорный шлюз
Ранее операторы, обеспечивающие обмен юридическими документами, не уделяли должного внимания развитию роуминга между платформами, хотя эта тема очень актуальна. Не переданные или не подписанные вовремя документы — это задержки оплат, риск срыва сделок, штрафы, неустойки и так далее. Чтобы решить проблему обмена электронными документами между клиентами разных операторов, была выполнена емкая задача — интегрированы все используемые платформы операторы, объединены потоки документов и настроена их маршрутизация. Создан универсальный коннектор со всеми операторами ЭДО, все они интегрированы в общую систему, настроена общая логика их обработки. Экономически выгодный метод для предприятия, работающего с десятками контрагентов несколькими операторами ЭДО — межоператорный шлюз, который обеспечивает бесшовный электронный документооборот в едином решении.
3. Автоформирование пакетов документов
Бизнес-процесс часто включает в себя разнообразные документы, поступающие из разных источников и создаваемые сотрудниками в разное время. Сбор такого комплекта документов вручную требует значительных затрат времени и ресурсов на ожидание, поиск, классификацию и сортировку.
Один из первых успешных кейсов внедрения автоматизированного формирования пакетов документов в практике ECMGroup.Pro возник благодаря идее функционального заказчика — главного бухгалтера компании. Изначально это предложение казалось сложным, но начиная с простых процессов, был разработан набор алгоритмов, охватывающих различные области, включая кадровые, финансовые, юридические и другие процессы.
Сейчас разработанный алгоритм автоформирования комплектов документов способен автоматически определить принадлежность документа к нужному пакету, используя косвенные признаки и данные из других систем (договор, сумма, контрагент и другие). Пользователь может самостоятельно настраивать критерии автоформирования пакетов.
Опираясь на «базовый» документ, система инициирует формирование полного комплекта, после его наполнения меняет статус и передает для дальнейшей обработки специалисту.
4. Подготовка ответов на требования ФНС
Взаимодействие с регулирующим органом включает в себя подготовку ответов на требования ФНС, пользователь настраивает поиск запрашиваемых документов при помощи фильтров запроса. Система формирует выгрузку, включающую как электронные документы, так и оцифрованные скан-копии, хранящиеся в архиве. На основе подготовленного пула документов система автоматически создает сопроводительное письмо, заполняя необходимые данные в шаблоне. Таким образом, во взаимодействии с контролирующим органом произошли фундаментальные изменения эффективности процессов: то, что ранее занимало несколько дней, теперь происходит за несколько минут.
5. Интеграция с порталом ЕИС
Интеграция позволяет автоматически выгружать и своевременно передавать на портал ЕИС комплекты документов по закупочной деятельности, что помогает избежать штрафов и дальнейших санкций. Система без посредников, напрямую передает необходимые данные на портал ЕИС, а также осуществляет контроль за передачей данных, оповещая пользователя в случае возникновения ошибок.
 |
К настоящему моменту TESSA используют все сотрудники холдинга, работающие с документами. Система обрабатывает более 3 млн. корреспонденции в год, сохраняя высокую скорость работы и безупречную производительность.
TESSA выступила базовой связующей платформой электронного документооборота для всего холдинга с возможностью гибкого разграничения прав доступа к документам различных юридических лиц. Весь внутренний и внешний документооборот компании переведен в электронный вид, создан единый архив юридически значимых документов, ускорен процесс оформления документов, автоматизирован обмен корреспонденцией с партнерами, оптимизированы сроки подготовки ответов на запросы контролирующих органов, а также размещение сведений на Единой информационной системе в сфере закупок. Удалось отказаться от ручного заполнения дополнительной информации по документам в личном кабинете ЕИС, нивелирована необходимость подготовки документов на выгрузку. Благодаря упрощению процесса удается избежать нарушения сроков размещения документов, подлежащих выгрузке — в настоящее время сотруднику требуется только выполнить проверку и подписание размещенных документов.
