×
+7 495 66-88-654
Online-заявка

Типовая конфигурация системы TESSA

Общая информация

Типовое решение представляет собой готовую базовую конфигурацию объектов, настроек и программных расширений на платформе TESSA. Все настройки и программные расширения типового решения доступны для просмотра и модификации.

Типовое решение включает в себя следующие основные функциональные блоки:

  • Электронная канцелярия (регистрация документов)
  • Работа с задачами (назначение и контроль исполнения)
  • Универсальный процесс согласования документов с графической визуализацией.

В рамках перечисленных функциональных блоков в типовой конфигурации настроены все необходимые компоненты системы: карточки, представления, нумераторы, поиски и отчеты. Для упрощенного управления компонентами типового решения настроены дополнительные элементы администрирования. Типовое решение может использоваться как в готовом виде, так и служить основой для других решений.

Регистрация документов

В типовой конфигурации настроены следующие возможности по регистрации документов.

Регистрация входящих документов

В системе настроена базовая карточка входящего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр входящей документации.

Пример карточки входящего документа

Регистрация исходящих документов

В системе настроена базовая карточка исходящего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр исходящей документации. Предусмотрена связь входящего документа с ответным исходящим документом.

Пример карточки исходящего документа

Регистрация внутренних документов

В системе настроена базовая карточка внутреннего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр внутренней документации.

Регистрация договоров

В системе настроена базовая карточка договора со сквозной нумерацией, представление и реестр договоров.

В типовом решении настроена возможность управления внешними документами в разрезе контрагентов. В объединенном представлении при выборе контрагента в связанных реестрах отображаются списки входящих, исходящих и договорных документов.

Для базовых карточек входящих, исходящих, внутренних документов и договоров настроена система поиска по комбинации различных параметров. Результат поиска всегда содержит подсказку по критериям поиска.

Пример вызова диалога поиска для входящих документов

Дополнительные атрибуты поиска могут быть легко настроены с помощью средств администрирования TESSA 

Задачи

В части управления задачами и поручениями в типовой конфигурации настроены следующие возможности.

Создание задачи по любому виду документа

В карточке документа любого из перечисленных выше типов есть возможность создать одну или несколько задач.

Задачи создаются в контексте карточки какого-либо документа, однако задача - это отдельная карточка, к которой могут быть приложены дополнительные файлы и по которой можно смотреть историю исполнения.

Задача содержит следующие параметры:

  • исполнитель (сотрудник/роль)
  • срок выполнения
  • текст задания

Создание дочерних задач из родительской задачи

Исполнитель задачи имеет возможность создать одну или несколько подзадач/дочерних задач. Количество уровней задач не ограничивается.

Возможность отзыва подзадач при завершении родительской (возможность управляется настройкой)

При завершении задачи все незавершенные подзадачи могут быть автоматически отозваны.

Просмотр иерархии задач в карточке документа (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов)

Уведомление о назначении задачи приходит исполнителю по электронной почте, при этом в карточку документа с заданием можно попасть по ссылке из письма

Универсальный процесс согласования

В типовом решении настроен универсальный процесс согласования, который может быть применен к карточке любого из настроенных видов документа. Возможность использования согласования с типом того или иного документа определяется в карточке настроек процесса. Универсальный процесс согласования в типовом решении предоставляет следующие возможности:

Возможность создавать маршрут любой сложности при помощи смешивания различных этапов согласования 

Универсальный процесс согласования обеспечивает возможность определения последовательности этапов согласования документа, при этом каждый этап может включать несколько согласующих сотрудников/ролей.

Пример настройки смешанного маршрута согласования договора

Параллельные и последовательные этапы согласования

Для этапов согласования в типовом решении определены следующие настройки

  • Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку по завершении этапа. При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору вне зависимости от того был ли согласован документ на данном этапе или нет.
  • Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку при несогласовании на последовательном этапе. При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору как только один из последовательно согласующих сотрудников вынесет отрицательное решение по согласованию документа.
  • Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку при несогласовании на параллельном этапе (после завершения этапа). При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору как только этап параллельного согласования будет завершен, при условии, что хотя бы один из параллельно согласующих сотрудников вынес отрицательное решение по согласованию документа.
  • Выдавать права согласующим на редактирование файлов — в процессе согласования сотрудники могут вносить правки в приложенные файлы.
  • Выдавать права согласующим на редактирование карточки — в процессе согласования сотрудники могут редактировать поля карточки.

Внутри каждого этапа согласование может выполняться как последовательно, так и параллельно. Сами этапы выполняются последовательно.

Согласующие имеют возможность согласовать/не согласовать документ с указанием комментария

Пример несогласования документа с комментарием

Согласующие могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласующий, которого они замещают.

Согласующие сотрудники могут создавать копию любого файла, приложенного к карточке согласуемого документа для внесения изменений. Данную функцию особенно удобно использовать для работы с файлами Microsoft Word.

Для документов формата Microsoft Word (*.docx) Инициатору предоставляется возможность автоматической консолидации различных версий документов с подсветкой замечаний различных согласующих разными цветами. 

Выделение файлов для сравнения (для 2-х файлов)/консолидации (для 3-х и более файлов). Автоматическое объединение правок в MS Word. 

Согласующие имеют возможность запрашивать комментарий у любого сотрудника

В рамках выполнения задания на согласование документа согласующий сотрудник может запросить любое количество комментариев у других сотрудников. Комментарии отображаются в задании согласующего в виде таблицы, в ней можно увидеть, ответил ли комментатор, а также текст ответа, что удобно использовать для большого количества комментариев.

Автору вопроса приходит уведомление на почту, когда дан комментарий. При ответе на вопрос автор вопроса получает уведомление по электронной почте, содержащее информацию о времени ответа, ссылку на карточку и текст данного комментария.

Комментатор имеет возможность дать свой комментарий и/или приложить файлы в карточке.

Комментаторы могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласант, которого они замещают.

Возможность редактирования маршрута во время работы согласования. По ходу процесса согласования система предоставляет возможность корректировки маршрута согласования в части незавершенных и не активных в данный момент этапов.

Настраиваемый доступ к данным и файлам карточки для согласующих сотрудников. С помощью карточки настроек доступа можно определить полномочия участников согласования в части доступа к полям и файлам карточки.

Возможность возврата на редактирование на этапе согласования.

Возможность отзыва документа в проект. Инициатор согласования (или другой сотрудник, при наличии определенных прав) имеет возможность отозвать документ с согласования. При этом все активные задания отзываются, а документ возвращается на редактирование Инициатору.

Возможность отмены документа. На этапе редактирования/доработки Инициатором есть возможность снять документ с согласования. Статус документа устанавливается в «отменен»

Возможность запуска согласования после отмены. Отмененный документ можно снова запустить на согласование

Настраиваемые права на создание карточки, запуск согласования, возврат на редактирование, отзыв согласования, отмену согласования — с возможностью использования контекстных ролей (напр. Инициатор, Руководитель Инициатора, Создатель карточки и т.п.)

Подробная история согласования документа в листе согласования, приложенном к карточке

В любой момент есть возможность посмотреть полную историю согласования документа — история формируется в виде html-файла, приложенного к карточке согласуемого документа.

В системе есть возможность настроить прямой или обратный порядок отображения этапов и циклов согласования.

Визуализация (графическая карта) актуального состояния бизнес-процесса согласования в графическом виде (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов)

Универсальный процесс согласования в любой момент времени может быть отображен в виде наглядной графической схемы этапов процесса с подсветкой блоков. При наведении курсора мыши на блок появляется подсказка с дополнительными комментариями о статусе исполнения данного блока.

Пример визуализации процесса

Отчеты и уведомления

Просмотр истории заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования

Типовое решение предоставляет возможность просмотреть историю заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования.

История запросов комментариев группируется по родительским заданиям, в рамках исполнения которых были запрошены комментарии.

Почтовые уведомления при отправке любых заданий, запросе комментария, ответе на запрос комментария.

Все почтовые уведомления содержат ссылки для быстрого открытия карточек из почтового клиента. 

Типовое решение предоставляет возможность просмотреть историю заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования.

История запросов комментариев группируется по родительским заданиям, в рамках исполнения которых были запрошены комментарии.

Представление «Мои задания» — реестр заданий текущего сотрудника, который можно раскрывать и просматривать по различным связанным критериям в любом порядке и любой вложенности

Доступны следующие критерии просмотра представления:

  • По сроку
  • По типу документа
  • По типу задания
  • По роли
  • По замещению
  • По подразделению автора
  • По состоянию

Представление «Задания от меня» с возможностью просмотреть задания по различным связанным критериям, которые можно группировать между собой в любом порядке и любой вложенности

Доступны следующие критерии просмотра представления:

  • По сроку
  • По типу документа
  • По типу задания
  • По состоянию задания

  • При выборе подразделения показывает статистику по сотрудникам
  • При выборе сотрудника показывает список его заданий
  • Позволяет фильтровать отчет по различным параметрам:
    • По набору диапазонов дат
    • По набору типов документов
    • По набору типов заданий
    • По ролям
    • По подразделениям
    • По сотрудникам
  • Учитывает замещение
  • Позволяет управлять возможностью просмотра отчета

Отчет по текущим заданиям, предоставляющий различную информацию о текущих заданиях в системе со следующими возможностями:
.

  • Показывает количество новых, в работе, просроченных заданий с группировкой по подразделениям
  • Показывает количество новых, в работе, просроченных заданий с группировкой по сотрудникам
  • Показывает степень просроченности

Отчет по исторической активности, представляющий статистику по завершенным заданиям со следующими возможностями:

.
  • Показывает количество завершенных, просроченных заданий с группировкой по подразделениям
  • Показывает количество завершенных, просроченных заданий с группировкой по сотрудникам
  • Показывает степень опоздания выполнения

Средства настройки и администрирования типового решения

Для большей гибкости, а также с целью удобства и простоты управления элементами типового решения в состав решения были включены несколько системных карточек с настройками:

Карточка настроек типа документа

Данная настройка определяет правила нумерации документа, возможность использования универсального процесса согласования с этим типом документа, а также возможность ручной регистрации документов данного типа.

Пример карточки настройки типа документа.

Настройка доступа по ролям/контекстным ролям на различные операции с карточкой, связанной с процессом согласования

В решении присутствует служебная карточка настроек доступа, с помощью которой можно определить параметры доступа к данным и операциям с карточкой согласуемого документа.

Доступ определяется для любых ролей, в т.ч. контекстных. Доступ разделяется для данных карточки, файлов и маршрута.

Доступ может быть разный для разных этапов согласования, а также для утвержденной карточки.

Настройка доступа на просмотр отчетов

В типовом решении настроена специальная служебная карточка, которая определяет соответствие ролей смотрящих и предоставляющих для просмотра отчеты.

Пример карточки настройки прав на просмотр отчетов

Готовая базовая конфигурация объектов, настроек и программных расширений на платформе TESSA

  • Входит в стандартную поставку платформы
  • Может использоваться как в готовом виде, так и в качестве основы для других решений
  • Полностью открыта для изучения, модификации и доработки, (в т.ч. на уровне программного кода расширений)

Регистрация документов

  • Преднастроенные справочники сотрудников и контрагентов
  • Карточки базовых типов документов (входящие, исходящие,внутренние, договорные, прочие) с возможностью простого и быстрого расширения
  • Реестры для основных документов (в т.ч. связанные входящие-исходящие, контрагенты-договоры и т.д.)
  • Подсветка степени нарушения срока заданий

Управление поручениями

  • Назначение поручений по любым видам документов
  • Различные типы поручений
  • Групповые и индивидуальные поручения
  • Назначение ответственного исполнителя
  • Делегирование и создание дочерних резолюций
  • Графическое дерево процесса исполнения поручений
  • Контроль исполнения поручений

Согласование документов

  • Универсальный параллельно-последовательный процесс согласования документов
  • Возможность автоматического и ручного определения маршрута
  • Лист согласования и история согласования
  • Графическая визуализация хода согласования
  • Запрос комментариев по ходу согласования
  • Сравнение и консолидация документов в Microsoft Word
  • Автозавершение заданий на согласование

Отчеты и уведомления

  • Почтовые уведомления по различным событиям с веб-ссылкой на карточку
  • Уведомления со списком назначенных задач
  • Сводные интерактивные статистические отчеты по исполнению заданий

Дополнительные средства быстрой настройки

  • Управление типами документов
  • Управление нумерацией (проектная и итоговая)
  • Многокритериальное управление доступом