×

О системе документооборота TESSA

TESSA — универсальная и гибкая платформа с современным интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса. СЭД нового поколения.

Основные преимущества TESSA:

  • Высокая скорость работы - меньше секунды на все основные операции: система оптимизирована для работы в современных условиях распределенных сетей, в том числе на слабых каналах передачи данных
  • Современный интерактивный пользовательский интерфейс, разработанный с применением самых современных технологий
  • Полнофункциональный мультиплатформенный веб-клиент
  • Широкие возможности настройки и разработки расширений для системы на всех уровнях платформы, в том числе на уровне полей системных таблиц, гармоничное сочетание визуальных настроек и программирования
  • Мощная подсистема ролевого доступа к объектам и функциям: иерархия простых ролей, динамические вычисляемые и контекстные роли
  • Большие возможности в части представления данных: обычные представления, зависимые представления, подмножества, программные представления
  • Возможность организации сложных бизнес-процессов с наглядной визуализацией хода выполнения процесса
  • Широкие возможности по интеграции с другими информационными системами
  • Передача данных по защищенному протоколу https, возможность работы через Интернет, в т.ч. поверх VPN
  • Наличие типовых решений
  • Невысокая стоимость владения системой, быстрая окупаемость проекта внедрения

Платформа TESSA разработана на основе практического опыта реализации более 150 проектов внедрения СЭД в организациях различного масштаба и различной сферы деятельности.

Видеодемонстрация основных возможностей

Видео демонстрирует пользовательский интерфейс со стационарных и мобильных рабочих мест, а также дает представление об основных функциональных возможностях СЭД Tessa.

Эффекты от автоматизации документооборота и бизнес-процессов с помощью TESSA:

  • Оптимизация сроков согласования и обработки документов и выполнения бизнес-процессов
  • Исключение издержек за счет оптимизации поиска нужных документов, исключения потерь, экономии на печати/хранении/перемещении бумажных документов
  • Обеспечение контроля исполнения и обработки документов
  • Обеспечение прозрачности автоматизированных процессов
  • Повышение уровня управляемости компании

Решение на базе TESSA — красивое, быстрое, современное и интерактивное. Безупречная внутренняя архитектура, гибкие возможности настройки и современные технологии WPF обеспечивают плавную и безупречную работу рабочего места пользователя и минимальное время отклика приложения даже в условиях ограничений каналов передачи данных.

Функциональные блоки документооборота, которые могут быть автоматизированы на платформе TESSA:

  • электронный архив документов. Система оптимизирована для работы с большими объемами данных и большим количеством пользователей
  • автоматизация работы канцелярии:
  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции,
  • сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде
  • контроль исполнительской дисциплины
  • процессы согласования исходящих писем
  • согласование договоров
  • согласование платежей
  • организация тендерных процедур
  • согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов
  • обработка заявок/служебных записок
  • обработка жалоб и претензий
  • работа с протоколами совещаний/коллегиальных органов
  • кадрово-хозяйственные процессы (прием на работу, увольнение, командировки и пр)
  • автоматизация работы сервис-деска
  • обработка хранение первичной бухгалтерской документации
  • автоматизация процессов, специализированных для различных сфер бизнеса:
    • автоматизация урегулирования убытков страхования (страховая компания)
    • рассмотрение на выдачу кредитов (банк)
    • процедура открытия нового магазина (ритейл)
    • вывод на рынок новой единицы продукции (производство)
    • и др.

 

Скорость и удобство работы

Система оптимизирована для работы с большими объемами данных. Обеспечить хранение десятков миллионов карточек документов с вложенными скан-образами, дать доступ к электронному архиву нескольким тысячам одновременно работающих пользователей и сохранить при этом быстрые навигацию и поиск — задача не вызывающая трудностей для TESSA.

С системой приятно работать:

  • функциональный, но не перегруженный интерфейс
  • использование функций плавных переходов, прозрачности и затемнения рабочей зоны
  • возможность настройки фона и темы рабочей области
  • интерактивные кнопки с эффектами анимации и всплывающие меню
  • переключение между карточками объектов системы в рамках рабочей области системы
  • фоновая загрузка файлов в карточку документа

Эти, а также многие другие функции наряду с возможностями гибкой настройки обеспечивают процесс работы в системе интуитивно простым, удобным и приятным. Ниже представлен пример интерфейса основного окна системы:

Пример регистрационной карточки договора с заданием согласующему сотруднику:

 

Хранение и обработка документов

TESSA предоставляет все необходимые возможности для создания быстрого и удобного в работе электронного архива различных типов документов:

  • Гибкая настройка состава атрибутов и внешнего вида карточек документов, удобное заполнение атрибутов с функцией автозавершения.
  • Гибкая система разграничения прав доступа к объектам системы (в том числе в зависимости от контекста)
  • Система атрибутивного и полнотекстового поиска
  • Система представлений с возможностью организации подмножеств (например, возможность раскрытия представления реестра договоров по контрагенту, по типу, по сумме и т.д. по другим атрибутам в любой последовательности)
  • Возможность просмотра объектов других информационных систем
  • Связи между документами
  • Организация связанных представлений (например, входящие — исходящие, контрагенты — договоры, клиентские досье — продуктовые досье и т.п.)
  • Система поручений и уведомлений по документам
  • Организация сложных бизнес-процессов обработки документов
  • Статистические отчеты по любым данным в системе, в том числе с использованием инфографики (диаграмм)

 

Визуализация бизнес-процессов

Для наглядного отражения хода обработки автоматизированного бизнес-процесса для пользователей в TESSA встроен визуализатор процессов.

Ниже приведен пример графической карты процесса, сформированной с помощью визуализатора:

 

Модуль отчетов с инфографикой

TESSA имеет эффективные средства контроля за процессами исполнения заданий, ходом бизнес-процессов обработки документов, а также отражение сводной статистической информации по состоянию электронного документооборота компании. С помощью конструктора отчетов в системе можно построить любые отчеты в табличном или графическом виде (диаграммы).

  

 

Архитектура

TESSA имеет трёхуровневую архитектуру:

  • СУБД на базе MS SQL Server + возможность хранения файлов в файловой системе
  • Сервер приложений на базе Windows Server и IIS (есть возможность кластеризации с организацией фермы серверов приложений)
  • Клиентские рабочие места (связь с сервером приложений по протоколу HTTPS)

 

Доступные клиентские рабочие места:

Толстый клиент (windows-приложение) 

  • Доступ со стационарного компьютера или ноутбука с установленной ОС Windows
  • Работа в локальной сети и через Интернет
  • Максимальная скорость работы
  • Доступны расширенные функции
  • Автоматическое обновление

Полнофункциональный веб-клиент с адаптивным дизайном 

  • Доступ ко всем основным функциям СЭД посредством современных веб-браузеров
  • Поддержка работы на всех современных ОС (в т.ч. IOS, Android, Windows)
  • Дизайн автоматически адаптируется под размер экрана мобильного устройства
  • Работа в локальной сети и через Интернет

Мобильное согласование (почтовый клиент)

  • Работа с заданиями через электронную почту
  • Поддержка работы офлайн

Интеграция с другими системами

TESSA предоставляет исключительные возможности для интеграции с другими системами:

  • Использование справочников из других систем как собственных, без необходимости синхронизации данных
  • Использование и поиск информации из других систем как собственной
  • Ссылки на объекты других систем и виртуальные карточки (карточки с информацией, собранной из других информационных систем, без дублирования данных)
  • Отображение смешанной информации на форме карточки (карточки с информацией как из TESSA, так и из других информационных систем
  • Представление информации как виртуального файла, приложенного к карточке
  • Обмен данными с другими системами по ходу бизнес-процесса
  • Веб-ссылки на объекты TESSA из других систем
  • Обращения к объектам TESSA через веб-сервис

 

Работа с мобильных устройств

Для полноценной работы с любого современного мобильного устройства в TESSA существует полнофункциональный легкий клиент с адаптивным дизайном. Легкий клиент не требует отдельной настройки и доработки для его использования и поддерживает все сценарии для полноценной работы с СЭД. С помощью конструкторов платформы TESSA, клиентские рабочие места легко адаптируются как топ-менеджмента компании, так и рядовых исполнителей.

Кроме того, TESSA предоставляет возможности пользователям участвовать в автоматизированных процессах согласования документов при помощи любого почтового клиента без прямого доступа к серверу приложений TESSA (модуль "Мобильное согласование"). Решение не требует установки дополнительных компонентов на компьютер (ноутбук, КПК, смартфон) пользователя и допускает работу офлайн.

 

Масштабируемость и отказоустойчивость

Платформа Tessa оптимизирована под работу в распределенных сетях в т.ч. со слабыми каналами передачи данных.

В Tessa поддерживаются следующие технические и функциональные возможности масштабирования решений:

  • Нет ограничений по количеству пользователей, подразделений и компаний, подключенных к системе 
  • Нет ограничений по количеству функциональных блоков и бизнес-процессов, автоматизированных в СЭД Tessa
  • Доступна кластеризация серверов приложений (для балансировки нагрузки или для отказоустойчивости)
  • Кластеризация сервисов фоновых процессов
  • Использование нескольких СУБД и файловых хранилищ данных
  • Организация локальных файловых хранилищ для удаленных подразделений
  • Фоновая загрузка файлов в карточки документов без блокировки интерфейса и без ограничений в работе остальных компонентов системы

Вышеуказанные возможности и функции доступны в базовой поставке платформы и отдельно не лицензируются

 

Поддержка одновременной разработки нескольких функциональных блоков

Для одновременной разработки и установки нескольких конфигураций для различных функциональных блоков решения, в состав платформы TESSA включен "умный" модуль управления конфигурациями.

 

Установка и внедрение системы

TESSA гибко настраивается даже под самые специфические требования. Платформа спроектирована таким образом, что при построении решений на всех уровнях архитектуры может быть добавлено функциональное программное расширение. Таким образом, то, что выходит за рамки стандартных возможностей настройки может быть добавлено без нарушений целостности системы.

Стоимость проекта внедрения составляется из стоимости клиентских лицензий платформы и услуг по настройке и внедрению решения. Трудоемкость услуг зависит от функциональных требований и рассчитывается индивидуально в каждом конкретном случае.

Процесс развертывания и внедрения типового решения по регистрации и согласованию документов может занять всего несколько часов. Настройка и модификация решений на базе платформы TESSA имеет набор встроенных конструкторов с помощью которых конкретное решение на платформе может быть гибко адаптировано под новые требования без привлечения вендора и без модификации базовых компонентов платформы.

Для администратора системы доступны следующие инструменты:

  • Конструктор модели данных
  • Конструктор карточек
  • Конструктор ролей
  • Конструктор дерева папок
  • Конструктор представлений
  • Конструктор отчетов (с использованием инфографики)
  • Конструктор системы поиска
  • Сервис фоновых процессов
  • Обработчики различных событий
  • Адаптивный визуализатор бизнес-процессов
  • Модуль инфографики (диаграммы)
  • Модуль мобильного согласования
  • Серверные и клиентские программные расширения
  • Интеграционные модули к различным системам
  • Подробный комплект документации и обучающие видеоматериалы