TESSA КЭДО — это готовое решение, которое помогает выстроить эффективное и быстрое взаимодействие между работодателем и сотрудником.
Зачем внедрять КЭДО?
Кадровый документооборот — один из самых консервативных процессов в любой компании. TESSA КЭДО переводит эти процессы в цифровую среду. Документ создаётся, подписывается электронной подписью и хранится в системе. Цифровизация кадровых процессов — это не просто замена бумаги на цифру, а глубокая трансформация, которая позволяет оптимизировать рутинный документооборот, сделать процессы прозрачнее и минимизировать ошибки.
Преимущества TESSA КЭДО:
- Юридическая значимость документов (в строгом соответствии с ТК РФ, 377-ФЗ и 63-ФЗ)
- Сокращение операционных расходов (на бумагу, картриджи, курьерскую доставку и содержание архива)
- Снижение рисков штрафов и споров (все действия в системе фиксируются: кто, когда и какой документ подписал, были ли уведомления, соблюдены ли сроки)
- Сокращение затрат на выпуск ЭЦП (применяется квалифицированная (КЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП) или простая электронная подпись)
- Готовые маршруты и уведомления (система сама ведёт документ по цепочке преднастроенного маршрута и уведомляет исполнителей о сроках)
- Интеграция с учетными системами (готовые API для синхронизации НСИ и печатных форм документов, расширения для 1С:ЗУП)
- Возможность встраивания совместно с другими модулями TESSA (КонтурПодпись, ГосКлюч, МЧД)
Кадровые процессы, реализованные в TESSA
TESSA КЭДО включает в себя функционал по основным кадровым процессам:
- Прием на работу
- Перевод, изменение условий труда
- Отпуска по разным основаниям
- Командировки
- Оформление справок
- Информирование о расчетных листках
- Увольнение
Система может использоваться сразу с преднастроенными маршрутами бизнес-процессов, шаблонами документов и справочниками. Справочники сотрудников, подразделений, должностей, штатных единиц могут быть синхронизированы с 1С:ЗУП либо заполнены непосредственно в TESSA КЭДО.
| Прием на работу |
- Регистрация и заполнение анкеты (паспорт, образование, воинский учет, состав семьи)
- Автоматическое создание карточки Сотрудник в TESSA КЭДО с данными из анкеты
- Запрос недостающих данных у кандидата сотрудником Отдела кадров из TESSA КЭДО
- Верификация предоставленных данных
- Инициирование процесса приема (на вакантную ШЕ) сотрудником Отдела кадров
- Автоматическое формирование Актов об ознакомлении с ЛНА
- Формирование и маршрутизация карточки направления на ПМО
- Формирование и маршрутизация трудового договора и Приказа о приеме
- Формирование xml-паспортов
Основные документы: Анкета кандидата, Трудовой договор, Приказ о приеме, ЛНА, Акт об ознакомлении, Направление на ПМО
|
| Перевод, изменение условий труда |
- Инициирование процесса изменения условий труда/перевода (на вакантную ШЕ)
- Подписание Согласия на перевод/изменение условий работником
- Автоматическое формирование Актов об ознакомлении с ЛНА (при переводе на новую должность)
- Формирование и маршрутизация Дополнительного соглашения к трудовому договору и Приказа об изменении условий/переводе
- Формирование xml-паспортов
Основные документы: Согласие, Доп. соглашение к Трудовому договору, Приказ об изменении условий/переводе, ЛНА, Акт об ознакомлении
|
| Отпуска по разным основаниям |
- Формирование графика отпусков по подразделениям
- Формирование плановых дат отпуска руководителем подразделения или непосредственно сотрудниками (на усмотрение руководителя)
- Согласование плановых дат отпуска руководителем (возврат поручения работнику при необходимости корректировки)
- Автоматическое уведомление работников за 2 недели до плановой даты начала отпуска
- Перенос отпуска
- Формирование Приказа об утверждении Графика отпусков
- Формирование и маршрутизация заявления по разным видам отсутствия (с сохранением/без сохранения оплаты)
- Получение данных о лимитах и остатках отпусков в разрезе сотрудников, периодов, типов отпусков из 1С:ЗУП
- Визуальное отражение периодов отпуска — отчет по пересечениям отсутствий
Основные документы: График отпусков, Заявление на отпуск, Приказ об отпуске.
|
| Командировки |
- Формирование и маршрутизация Заявки на командировку
- Автоматическое формирование вспомогательных заданий по заявке: Оформление билетов и проживания, рассчитать аванс, подготовить приказ
- Формирование и маршрутизация Приказа о направлении в командировку, Заявления на аванс, Авансового отчета
- Настройка нормативов командирования (суточные) в разрезе должностей, стран, городов, типов расходов
Основные документы: Заявка на командировку, Приказ о направлении в командировку, Заявление на аванс, Авансовый отчет.
|
| Оформление справок |
- Формирование заявления на получение справки (о заработной плате, об удержаниях, о материальной помощи и пр.)
- Возможность маршрутизации заявления в зависимости от вида справки (Бухгалтерия, Отдел кадров)
- Возможность запроса справок, подписанных как электронно, так и на бумаге
|
| Информирование о расчетных листках |
- Формирование карточки расчетного листка работника
- Массовая отправка расчетных листков работникам на ознакомление
- Получение информации расчетного листка из 1С:ЗУП
|
| Увольнение |
- Формирование и подписание заявления на увольнение
- Формирование и маршрутизация Обходного листа
- Формирование Приказа об увольнении и размещение скан-образа Приказа об увольнении в карточке документа
- Уведомление Администратора КЭДО о необходимости заблокировать учетную запись уволенного сотрудника
Основные документы: Заявление на увольнение, Обходной лист, Приказ об увольнении (формируется в Системе, распечатывается, подписывается и ознакомляется в бумажном виде)
|
Пример интерфейса
Какие виды подписей можно использовать?
Закон позволяет использовать широкий спектр видов подписей, делая разграничения в отношении подписания разных видов документов, а также ограничения для работодателей. В КЭДО используют три вида электронных подписей: ПЭП, УНЭП, УКЭП.
Решение TESSA поддерживает все виды электронной подписи в соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи» и 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ».
Простая электронная подпись, или ПЭП
Простая электронная подпись подтверждает, что действие совершил конкретный пользователь. Обычно это логин и пароль, код из СМС или другая связка. Её используют только для некритичных задач (например, ознакомление с Приказом об отпуске, Расчетные листки, Получение экземпляра договора). Обязательно нужно заранее закрепить это в трудовом договоре или ЛНА.
Неквалифицированная электронная подпись, или НЭП
НЭП имеет криптографическую защиту: подтверждает и личность подписанта, и то, что в документ после подписания не вносились изменения. Чтобы документы с УНЭП имели юридическую силу, стороны должны заключить соответствующее соглашение. Ее используют, например, для подписания кандидатом/работником трудового договора, уведомления об изменении условий труда, заявления об увольнении.
Можно использовать Модуль интеграции с Госключ. Это позволит сотрудникам бесплатно получить сертификат через мобильное приложение Госключ.
Можно использовать Модуль интеграции с Контур.КЦР. Это позволит сотрудникам формировать заявки на выпуск УНЭП непосредственно в TESSA КЭДО.
Квалифицированная электронная подпись, или КЭП
Это самый защищённый и юридически весомый вариант. Её выдают только аккредитованные удостоверяющие центры. Ее используют, например, для подписания Работодателем или уполномоченным сотрудником трудового договора, уведомления об изменении условий труда, заявления об увольнении.
Если документ подписывает не сам руководитель, а уполномоченный сотрудник (например, кадровик), предусмотрен выбор МЧД, которая подтверждает полномочия.
«Варианты использования подписей в TESSA»
TESSA КЭДО включает в себя:
- Основной модуль TESSA КЭДО
- Личный кабинет кандидата для заполнения и отправки анкетных данных кандидата
- Дополнительные расширения для интеграции с 1С:ЗУП по объектам НСИ и печатных форм кадровых документов
