ГК «КОРТРОС» использует платформу TESSA с 2017 года. Решение реализовано в масштабах всей компании, в системе работают сотрудники главного офиса и региональных подразделений.
В рамках проекта построена система управления сложными многокритериальными процессами обработки документов и настроена универсальная матрица маршрутов бизнес-процессов для всех типов документов. Система интегрирована с 1С:ЗУП, 1С:БИТ. Финанс, системой управления инженерно-технической документацией и системой оператора электронного документооборота «Диадок».
В СЭД TESSA настроена обработка и хранение первичной бухгалтерской документации, получаемой от контрагентов через оператора ЭДО. Автоматизированная система решает задачи систематизации и хранения, тем самым повышая эффективность работы финансовых служб. Как итог — упразднены расходы на обработку первичных документов в системе ЭДО, обеспечена 100% гарантия сохранности документов за счет размещения финансового архива на серверах компании.
В СЭД TESSA организован полностью безбумажный процесс получения одобрения Советом директоров, который включает в себя форму электронного голосования, автоматический подсчет голосов, а также формирование документов и подписание их электронной подписью. Кроме того, на платформе реализованы кросс-функциональные процессы, включающие использование данных 1С, в том числе для автоматического старта процессов, и данных TESSA — таких как план адаптации, обходной лист и прочее.
На базе TESSA реализована база данных корпоративной информации по всей группе компаний. Любой сотрудник имеет доступ в режиме онлайн к актуальной информации по акциям/долям организаций, составу обособленных подразделений, результатам аудиторских проверок организаций. Отчет о списке участников в установленной форме может быть сформирован в режиме онлайн с учетом историчности данных на дату подготовки отчета. При этом подготовка отчета не требует участия корпоративных юристов.
В рамках единого информационного контура компании обеспечена цифровизация ряда HR-процессов: KPI сотрудников, заявки на обучение, заявки на подбор персонала и трудоустройство, обходные листы, планы адаптации и другие процессы. Это позволило систематизировать и упорядочить реализацию процессов, минимизировав необходимость их регулирования сотрудниками Управления персонала.
Отдельным большим блоком выступила реализация функционала по направлению «Закупки». На платформе происходит планирование, инициирование закупки, согласование конкурсной документации, анализ предложений поставщиков. Блок сложен своим масштабом — для его реализации работала команда экспертов по закупкам из каждого региона.
Универсальный web-клиент TESSA позволяет нашим сотрудникам получать оперативный доступ с различных браузеров. Все операции в системе можно выполнить с любого мобильного устройства без потери функционала.
За время существования проекта TESSA переросла из обычной системы электронного документооборота в единую платформу по управлению рядом обеспечивающих основную деятельность компании бизнес-процессов.
Мы делаем ставку на управление данными от их формирования до конечной точки обработки, рассматривая процесс в целом. Система имеет большой потенциал, позволяет нам реализовать планы по решению разного рода бизнес-задач.
На основании длительного использования платформы в промышленной эксплуатации мы с уверенностью можем рекомендовать TESSA как надежную систему электронного документооборота, отличающуюся быстродействием, хорошей масштабируемостью и способностью к разного рода интеграциям.
С уважением, руководитель отдела внедрения СЭД TESSA Светлана Сафонова
