 |
ПАО «Мосэнерго» — самая крупная из территориальных генерирующих компаний Российской Федерации и технологически неотъемлемая часть Единой энергетической системы России. Компания является крупнейшим производителем тепла в мире. |
|
 |
Отрасль |
энергетика |
|
 |
Срок внедрения | февраль 2024 — январь 2025 | |
 |
Количество лицензий |
1000 | |
 |
Исполнители | Офис-Док, ООО «СИНТЕЛЛЕКТ» | |
Решение о переходе на новую систему электронного документооборота было продиктовано курсом на импортозамещение, что являлось ограничениями ранее используемой платформы. Платформа TESSA была выбрана благодаря ряду ключевых преимуществ: система обеспечивает комплексную автоматизацию — от классического документооборота до многоуровневых кастомных решений, входит в Единый реестр российского ПО и обладает всеми необходимыми технологическими возможностями для реализации проекта. В качестве интегратора платформы выступила компания Офис-Док, специалисты которой обладают глубокой проектной экспертизой в области автоматизации делопроизводства для органов власти и организаций государственного сектора.
Миграция исторических данных
Одним из самых масштабных этапов проекта стала миграция исторических данных. В новую систему было перенесено более 2 500 000 документов и более 600 000 поручений. Ключевым достижением стало внедрение платформы TESSA без остановки бизнес-процессов и с минимальным влиянием на повседневную работу сотрудников. При переходе на новую систему для каждого пользователя сохранились права доступа и активные задачи: сотрудники получили полный перечень текущих документов и задач, находящихся в работе.
Построение единой экосистемы
В результате внедрения удалось построить бесшовную интеграционную инфраструктуру: разработан универсальный сервис интеграции, обеспечивающий связь TESSA с внутренними системами «Мосэнерго», а также специальный плагин для работы с МосЭДО. Пользователи получили возможность регистрировать и отправлять письма по электронной почте непосредственно из системы, обращаться в техническую поддержку прямо в интерфейсе, а также динамическое рабочее место. Благодаря интеграции с кадровой системой и грамотно выстроенной ролевой модели, администрирование при кадровых изменениях сведено к минимуму, а сама система не требует постоянного ручного сопровождения.
Контроль исполнительской дисциплины
Для руководителей была разработана наглядная система контроля поручений, позволяющая в реальном времени оценивать загруженность сотрудников. Визуализация движения документа, поручения и действий пользователей делает процессы прозрачными на каждом этапе.
Работа с документами
Рабочее место пользователя стало динамическим: больше не нужно переключаться между разными рабочими местами. Система позволяет работать с шаблонами файлов, поручений и карточек документов, автоматически проверяет повторность документов и корреспондентов, наносит штампы на входящие письма, поддерживает совместное редактирование, а также автоматически контролирует сроки действия организационно-распорядительных документов, актуализирует данные и ограничивает перечень пользователей, которых можно назначать исполнителями. Реквизиты в регистрационных карточках отображаются динамически, в зависимости от типа документа и контекста работы.
Кроме этого, расчёт прав доступа выполняется в фоновом режиме, что повышает быстродействие системы, а сами права детализированы с учетом ролей подразделений и полномочий каждого пользователя.
Для подписания документов используется электронная подпись, а для анализа — отчёты различной сложности, формируемые как по стандартным, так и по индивидуальным сценариям. В системе реализовано около 100 преднастроенных маршрутов согласования и множество вспомогательных сценариев обработки документов, а для работы с бумажными оригиналами предусмотрен модуль сканирования.
Отдельного внимания заслуживает реализация функционала для Бюджетного комитета: система поддерживает голосование, формирование выписок и протоколов — всё это в рамках единого цифрового пространства.
Проект был реализован в сжатые сроки:
Переход ПАО «Мосэнерго» на платформу TESSA позволил решить ряд стратегических задач. Компания получила полностью импортозамещенное решение, которое не только сохранило весь функционал предыдущей системы, но и помогло оптимизировать бизнес-процессы. Теперь они стали прозрачнее для пользователей и удобнее в управлении для администраторов. Кроме того, внедрение TESSA позволило автоматизировать новые функции и существенно повысить скорость работы платформы.
Сегодня проект находится на этапе активного развития. Успешный опыт внедрения TESSA показал, что платформа полностью закрывает потребности крупного бизнеса. Дальнейшее расширение функциональности СЭД станет для «Мосэнерго» фундаментом для цифровой трансформации и уверенного движения в условиях высокой рыночной конкуренции.
Офис-док – IT-компания, специализирующаяся на комплексной автоматизации задач работы с документами, автоматизации бизнес-процессов и внутрикорпоративных коммуникациях. Партнер-эксперт TESSA.
