Сотрудничество Банка ВТБ24 с компанией «СИНТЕЛЛЕКТ» началось в 2009 году и впоследствии успешно продолжилось в 2018 году в рамках объединенного Банка ВТБ.
Сотрудничество начиналось с решения небольшой локальной задачи для Архива Банка — автоматизации учета хранения бумажных документов. Пользователями первой версией разработанного решения стали около 30 человек — сотрудников Архива Банка ВТБ24. Реализованная компанией «СИНТЕЛЛЕКТ» Система управления архивом стала первым шагом Банка на пути к системному учету документов и автоматизации процессов их хранения и обработки, которая по-прежнему продолжает приносить Банку значительный эффект.
Система управления архивом оригиналов документов
На базе СЭД TESSA автоматизированы процессы упаковки, приемки, размещения, изъятия и уничтожения клиентских и внутренних документов банка.
Клиентские и продуктовые досье, а также сшивы с внутренними документами и документами по операционной деятельности банка упаковываются в файловые коробки и архивные короба, затем размещаются на стеллажных секциях в собственных архивохранилищах банка или направляются на аутсорсинговое хранение.
Все объекты своеобразной «матрешки» хранения имеют уникальные штрих-коды. Система предоставляет ряд специализированных интерфейсов рабочих мест для организации эффективного конвейера по передаче документов в архив и их изъятию по запросам из подразделений банка.
Для сотрудников архива, исполняющих наряды на размещение и изъятие коробов со стеллажных секций, реализована интеграция с мобильными терминалами сбора данных (ТСД). Мобильное приложение автоматически контролирует правильность выполнения заданий.
Изъятые по запросам документы сканируются (если запрошена электронная копия) и сохраняются в электронном архиве, при последующих запросах электронных копий повторного изъятия не происходит. Для оценки эффективности работы архивного конвейера в СЭД реализован комплекс отчетов.
Подсистема включает в себя автоматизированный процесс сопровождения логистики документов из точек продаж в центры хранения. В точке продажи клиент приобретает банковский продукт, о чем создается запись в АБС. Из АБС информация по проданным продуктам поступает в систему управления логистикой. Оператор точки продаж собирает пакеты документов и формирует отправку документов в центр. По факту поступления документов в центры хранения пакеты вскрываются, документы принимаются путем считывания штрих-кодов и распределяются по файловым коробкам и архивным коробам, а далее размещаются в Архивохранилище с помощью Системы управления архивом Банка (п.1). Часть документов, в соответствии с управляемой выборкой, поступают на верификацию.
В контрольных точках процесса логистики для каждого досье фиксируются временные показатели, благодаря чему руководство и ответственные сотрудники могут эффективно контролировать задержки доставки, утери досье, производительность работы (для СМОТ), получать отчеты по верификации и т.п.
Хранилище структурированных данных по всем клиентам банка (физическим лицам) и банковским продуктам. Часть документов (например, копии документов, удостоверяющих личность для физ. лиц) хранятся в банке исключительно в электронном виде в СЭД TESSA, а часть документов поступает в электронный архив в результате сканирования оригиналов документов по запросам, поступающим из подразделений. В электронном архиве реализован поиск документов по различным параметрам в разрезе клиентов или продуктов, а также реализованы связи между продуктами.
Электронный архив тесно интегрирован с подсистемой управления логистикой и подсистемой управления хранением оригиналов документов. Доступ к электронным документам предоставляется также для пользователей внешних информационных систем банка.
Данный блок объединяет в себе структурированное хранилище досье РКО юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также автоматизированный бизнес-процесс регистрации и обработки досье на открытие, изменение реквизитов или закрытие расчетного счета.
Документы принимаются сотрудниками клиентского отдела по работе юридическими лицами в точках продаж банка, сканируются и распределяются по типам во фронтальной части решения, разработанного с применением технологии тонкого web-клиента. В это же время происходит автоматическое формирование описи и отправка бумажных досье с помощью подсистемы управления логистикой документов. Электронные версии документов поступают на централизованную обработку (верификацию) в бэк-офис и распределяются между исполнителями в соответствии с гибко настраиваемыми правилами.
По факту доставки оригиналов документов остается только зарегистрировать получение и завершить оформление карточки с подписями. Оригиналы передаются на хранение в подсистему управления архивом клиентских досье, а электронное досье остается в электронном архиве в оперативном доступе для подразделений Банка.
В настоящий момент данный блок расширяется функционалом автоматической классификации и распознавания документов РКО с помощью ПО ABBYY FlexiCapture, что позволит получить дополнительный эффект по сокращению трудозатрат на первичную обработку документов.
Дополнительные материалы: Пресс-релиз по функциональному блоку "Электронный архив РКО ЮЛ и ИП"
Данная подсистема включает в себя структурированное хранилище электронных документов по проблемным кредитным сделкам, документов юридических лиц по зарплатным проектам, досье торгово-сервисных предприятий (ТСП) по договорам эквайринга, автоматизированные бизнес-процессы по обработке данных видов документов и эффективные средства контроля для руководителей и ответственных лиц.
Электронное хранилище сканов документов по валютным операциям в разрезе паспортов сделок и автоматизированный бизнес-процесс обработки документов валютного контроля.
Из учетной банковской системы в TESSA поступает информация по валютным сделкам Банка. Из точек продаж банка (с использованием технологии тонкого клиента) или из системы «Банк-клиент онлайн» (БКО) направляются документы по валютной сделке. Сканированные образы документов передаются в систему распознавания с использованием ПО Abbyy FlexiCapture, где документ автоматически идентифицируется и прикрепляется к нужной карточке в электронном архиве. Далее документы распределяются для обработки сотрудникам отдела валютного контроля (ОВК) банка в соответствии с настраиваемыми правилами. Сотрудники ОВК — валютные контролеры проводят обработку документов по паспортам сделок, ставят отметку об исполнении или направляют на доработку. Сотрудники точек продаж или сам клиент через БКО в любой момент может проверить статус обработки документа.
Руководство банка и ответственные сотрудники ОВК получают различные отчеты, в частности отчет по производительности для расчета KPI сотрудников.
Данная подсистема тесно интегрирована с учетной банковской системой. Из банковской системы выгружаются платежи по валютным сделкам и распределяются между валютными контролерами для проверки, сопоставления с документами по валютной сделке, которые предоставил клиент в доп. офисе банка или через систему Банк-клиент онлайн, и подтверждения.
В TESSA формируется база данных валютных операций, которая с помощью интеграционной связки выгружается в АСВКБ (Автоматизированная система валютного контроля банка).
Для руководителей и ответственных сотрудников предусмотрен комплекс статистических отчетов.
Включает в себя электронное хранилище договоров по хозяйственной деятельности и автоматизированный бизнес процесс маршрутизации и согласования договорной документации подразделениями банка.
Система тесно интегрирована с финансовой учетной системой банка на базе SAP.
Электронное хранилище и автоматизированный бизнес-процесс согласования распоряжений на оплату по хозяйственным договорам.
Система тесно интегрирована с финансовой учетной системой банка на базе SAP: в частности, создание распоряжения на оплату и, непосредственно, оплата производятся в SAP, а процедура электронного согласования распоряжений и сопроводительных документов происходит в TESSA.
Автоматизированный бизнес-процесс согласования и электронный архив документов — доверенностей, определяющих полномочия сотрудников банка.
Электронное хранилище запросов от федеральных органов исполнительной власти (ФССП, ФНС) по розыску должников, аресту/снятию ареста, блокировке/разблокировке счетов должника, наложению взыскания средств с расчетных счетов должника, а также ответных сообщений банка и всех сервисных технологических сообщений, сопровождающих электронный документооборот между банком и ФОИВ.
Для ответственных сотрудников в системе настроена возможность просмотра цепочек связанных документов (запрос-ответ) и контроля за исполнением требований ФОИВ по скорости реакции на запросы.
