В каком направлении развиваются современные СЭД-платформы, как меняются методы управления и что влияет на реальный пользовательский опыт — читайте в этой статье.
Эффективное управление бизнесом невозможно представить без автоматизации и оптимизации процессов — эта тема особенно актуальна, когда многие компании переживают процесс цифровой трансформации и ищут платформы, способные объединить самый разный спектр задач.
В таком качестве выступают современные СЭД-системы, способные выполнять как классические операции по организации документооборота, так и решать узкоспециализированные задачи для конкретного предприятия.В каком направлении они развиваются, как меняются методы управления и что влияет на реальный пользовательский опыт — эти и многие другие вопросы обсудили представители бизнес- и ИТ-подразделений крупнейших компаний в рамках форума TESSA USER DAY, который состоялся в конце 2022 года и был организован компанией СИНТЕЛЛЕКТ — разработчиком платформы TESSA.
О ключевых трендах российского рынка систем электронного документооборота и управления корпоративным контентом, которые будут влиять на развитие ИТ-решений в 2023 году, поговорили:
Современные системы электронного документооборота (СЭД) давно уже перестали быть просто инструментом для автоматизации канцелярии. Сейчас они решают целый спектр разных задач — от организации архива до автоматизации сквозных бизнес-процессов, связывающих множество информационных систем. Последние несколько лет происходит постепенная трансформация концепций СЭД/ЕСМ в сторону CSP (Content Service Platform), этот тренд сохранится и в 2023 году. Ключевыми принципами развития современных CSP-платформ становятся масштабируемость, готовность к высоким нагрузкам, отказоустойчивость, использование low-code для ускорения процессов разработки и неограниченные возможности для разного рода интеграций.
Объединение комплекса разноплановых решений в рамках одной платформы часто позволяет заменить или «поглотить» смежные системы в пользу настройки функциональных блоков на базе CSP.
Комментирует Павел Каштанов, генеральный директор СИНТЕЛЛЕКТ: «В нашей практике есть целый ряд проектов, показательных в данном направлении, например, проекты в Банке «ФК Открытие», Группе ПИК, «Газпром нефти», где развитие СЭД/ECM/CSP-решений на базе TESSA привело к выводу из эксплуатации целого ряда систем».
При этом для корпоративного сегмента важнейшим свойством современной CSP-системы остается готовность к неограниченному горизонтальному и вертикальному масштабированию — поток задач для современных платформ бесконечен.
.png) |
Результаты опроса: Что для Вас самое важное при выборе СЭД/ECM/BPM-платформы и подрядчика? |
Еще один тренд сегодняшнего рынка ECM/BPM/CSP — это централизация. Централизация представляется в двух аспектах. С одной стороны, компании все чаще стремятся объединить территориально-распределенные контуры информационных систем в единый контур, получая существенную экономию на сопровождении и развитии единой системы. Этому также способствуют современные возможности по расширению каналов связи и возможности масштабирования CSP-платформ. Другой аспект — это централизация процессов. Внедряя централизованные решения, компании стремятся сосредоточить обработку документов в общих центрах обслуживания (ОЦО), зачастую вынося их в региональные подразделения для оптимизации расходов на персонал.
Так, например, в банке «ФК Открытие» на базе TESSA реализован не имеющий аналогов блок по направлению «Валютный контроль». Блок включает в себя сквозной процесс постановки на учет валютных контрактов/кредитных договоров и их сопровождение, рабочее место валютного контролера, построение отчетности, интеграционный обмен со всеми необходимыми в работе ИТ-системами. «Ранее такие рабочие места были распределены между несколькими системами. Сейчас они объединены на одной платформе, с единым интерфейсом и единым маршрутом согласования», — говорит Вячеслав Кондрашов, начальник управления развития и сопровождения фронт-офисных систем юридических лиц, Банк «ФК Открытие»
Важным драйвером развития рынка ИТ-продуктов остается государство, которое последние несколько лет активно модернизирует нормативно-правовую базу и позволяет цифровизировать целые области документооборота, где ранее «бумажные» документы были закреплены на законодательном уровне, например, ЮЗДО, КЭДО, МЧД и так далее.
Комментирует Михаил Канусик: «Мы запустили кадровый ЭДО в TESSA и смогли оцифровать 26 видов документов, что позволило нам сразу подписать несколько десятков тысяч карточек».
Интересно, что государственные службы активно включились в формализацию этих процессов и на основании полученного опыта была создана рабочая группа. «Прецедент, который создается бизнесом, воспринимается государством как вектор движения», — говорит Михаил.
Кроме этого, в компании внедрили уникальные на тот момент процессы ведения и оцифровки строительной документации.
Одним из главных трендов уходящего года стал переход к полностью импортонезависимым ИТ-продуктам, и в 2023 году он только усилится. Напряженная геополитическая ситуация подняла приоритет задачи импортозамещения на самый высокий уровень. На фоне новых санкций и ухода из России ряда иностранных вендоров и системных интеграторов переход на российское ПО стал необходимостью практически для всех государственных и коммерческих компаний, фактически — новой реальностью. С учетом критичности СЭД для бизнеса большинства организаций, особенно, в корпоративном сегменте, риски владения даже отчасти зависимой от иностранных компонентов СЭД стали чрезвычайно высоки. Компании вынуждены выделять бюджеты на замещение или переход на импортонезависимые ОС и СУБД для уже используемых российских СЭД. Часто такие проекты стартуют в ущерб развитию новой функциональности.
Платформа TESSA одна из немногих на российском рынке доказала полную импортонезависимость и готовность к высоким нагрузкам на реальных кейсах.
Комментирует Павел Каштанов, генеральный директор СИНТЕЛЛЕКТ: «Даже если часть западных вендоров все же захотят вернуться, прецедент уже создан и сформированы существенные риски для компаний, которые продолжат пользоваться иностранным ПО. В дорожной карте развития платформы TESSA изначально проектировалась возможность работы с импортонезависимым системным ПО. В последние несколько лет с помощью TESSA был успешно реализован ряд крупнейших проектов по импортозамещению СЭД, среди которых можно выделить проекты для «Газпром нефть», ГК «Ростех», «Росгосстрах», банка «ФК Открытие», «Газпром Трансгаз Уфа» и многих других компаний»
Развитие конструкторов документов, средств коллективной работы, использование RPA-технологий, развитие экспертизы профильных решений в сегментах бизнеса. Наблюдается явное снижение спроса на технологии OCR (процесс преобразования изображения текста в машиночитаемый текстовый формат) в сторону обмена цифровыми документами, но остаются востребованными задачи распознавания для ДУЛ (документы, удостоверяющие личность).
Простейшим решением для организаций, планирующих автоматизировать какой-либо процесс, является внедрение так называемого «коробочного» продукта — программного обеспечения, поставляемого на условиях «как есть», со стандартными для всех пользователей функциями. Такие решения традиционно пользуются популярностью, особенно в сегментах малого и среднего бизнеса.
Согласно аналитике, проведенной в рамках онлайн-трансляции TESSA USER DAY, 43,9% считают, что готовые решения красиво смотрятся в презентации, но реальной в жизни не работают, а 51,2% совмещают в своей работе оба подхода. А что говорят эксперты?
.png) |
Результаты опроса: Может ли «коробочное» решение обеспечить быстрый старт проекта? |
«Коробочные» решения вводят в заблуждение», — считает Вячеслав Кондрашов. Эксперт подчеркивает, что не получится просто поставить такую систему как приложение, и забыть о ней. «В зависимости от возможностей заказчика, все равно потребуются изменения». С этим мнением соглашается Павел Сапрыкин, руководитель проектов, ГК «Иннотех»: «Каждое „коробочное« решение придется подстраивать под те уникальные процессы и требования, которые есть у каждого заказчика».
Михаил Канусик призывает смотреть на размер предприятия и тот сегмент бизнеса, в котором планируются изменения. «Коробочные» системы действительно могут обеспечить быстрый старт проекта и успешно закрыть срочные задачи в бизнесе среднего размера». При этом эксперт добавляет, что для успешной эволюции системы и ее масштабирования потребуются существенные доработки.
Эффективной заменой «коробочному» продукту может стать демонстрация заказчику прототипа — упрощенного аналога для оценки соответствия возможностей платформы и решения бизнес-целям.
Павел Каштанов: «Прототип помогает разговаривать с пользователями на одном языке, найти какие-то общие точки соприкосновения, показать интерфейс, принципы работы системы». В дальнейшем такой прототип можно доработать/донастроить в соответствии с пожеланиями заказчика и запускать в эксплуатацию. При использовании готового «коробочного» решения такие доработки зачастую невозможны без полной переделки решения, и компаниям приходится подстраиваться под существующие в системе процессы. Например, в компании СИНТЕЛЛЕКТ такими прототипами, которые демонстрируются заказчику, являются решения «Типовое делопроизводство», «Архивное делопроизводство», «КЭДО», «Шлюз в Диадок», «Архив банковского операционного дня», «Валютный контроль», «Архив клиентских досье» и многие другие.
