Компания «Газпром газификация» (дочерняя структура «Газпром межрегионгаз», Единый оператор газификации в регионах России) реализовала проект по внедрению платформы TESSA. Главным итогом стала масштабная автоматизация процессов делопроизводства и архивного хранения.

Непрерывное технологическое развитие — стратегический приоритет ООО «Газпром газификация», который определяет его операционную эффективность и конкурентные преимущества. Курс на цифровую трансформацию нацелен на достижение измеримых результатов — рост производительности труда и обеспечение устойчивости бизнес-процессов.

Ярким подтверждением этого курса стали итоги года эксплуатации новой системы электронного документооборота. Реализация проекта позволила не только оптимизировать ключевые бизнес-процессы, но и заложить прочную основу для масштабирования, создав гибкую и производительную ИТ-инфраструктуру, способную выдерживать растущие нагрузки без потери скорости выполнения операций, а также адаптироваться под специализированные процессы Общества.

Выбор в пользу платформы TESSA был обусловлен архитектурными и функциональными преимуществами решения: высокой скоростью работы, современным интерфейсом, широкими возможностями интеграции и использованием импортонезависимых технологий, включая поддержку российских ОС и СУБД. Отдельно были отмечены стабильность работы при высоких нагрузках (система способна устойчиво обрабатывать до 500 000 документов в час без потери скорости) и удобные инструменты для аналитики, которые позволяют визуализировать любую статистическую информацию в виде инфографики. Немаловажную роль сыграл и многолетний успешный опыт эксплуатации TESSA в других обществах Группы «Газпром», где платформа зарекомендовала себя как надежное и универсальное корпоративное решение с реализацией широкого спектра задач.

Интегратором решения выступила компания «Офис-Док», обладающая статусом экспертного партнера разработчика платформы — компании «СИНТЕЛЛЕКТ». Успешное внедрение проекта, требующего обработки значительных объемов данных, наглядно подтвердило способность команды интегратора реализовывать сложные, ресурсоемкие проекты высокого уровня сложности в сжатые сроки.

Функциональность новой системы документооборота ориентирована на решение ключевых задач: автоматизация рутинных операций, надежное хранение документов, контроль доступа и строгое соблюдение корпоративных стандартов.

Проект реализован в два этапа. Первый, посвященный созданию электронного архива, завершен в январе 2024 года. В рамках этого этапа обеспечена сохранность документов на собственных серверах компании, создан единый систематизированный каталог всех документов (управленческая, проектно-сметная и др.), автоматизированы основные процессы архивного делопроизводства с возможностью гибкого разграничения прав доступа.

Главным итогом первого этапа стало создание комплексной автоматизированной системы управления архивом, которая принципиально изменила подход к работе с документами. Вместо ручного составления система автоматически формирует номенклатуру дел, позволяя вести их учет, отслеживать историю (архивирование, уничтожение), актуализировать, а также выгружать необходимые отчеты. Существенно оптимизирована работа с запросами пользователей на выдачу или предоставление доступа к электронным документам: от оформления заявки на выдачу до ведения журнала обработки обращений.

В рамках первого этапа также реализована уникальная функциональность по созданию электронных мета-дел, которая учитывает отраслевую специфику компании. Решение позволяет объединять в одном виртуальном деле документы из разных дел по номенклатуре. Например, все материалы, связанные с реализацией объекта строительства — от проектирования до ввода в эксплуатацию — теперь собраны в едином цифровом пространстве. Уполномоченные сотрудники из различных подразделений получили централизованный доступ к таким комплектам документов.

В электронный архив перенесены фонды проектно-сметной документации, которые ранее хранились на сетевых дисках. Это не только повысило эффективность совместной работы, но и обеспечило гарантированную сохранность, доступность и гибкое разграничение прав доступа для разных групп пользователей.

Второй этап охватил автоматизацию делопроизводства, организационно-распорядительных документов и договорного документооборота. Его целью стала не только модернизация существующего функционала, но и внедрение новых возможностей. В результате оптимизировано более 400 бизнес-процессов, создано 18 новых типов задач, а также перенесены огромные массивы данных из предыдущей системы — более 2,5 млн объектов. Отдельное внимание уделено плавному переходу из старой системы в новую. Все незавершенные процессы, например, исполнение документов, были успешно импортированы в новую систему без необходимости их повторного запуска.

Для работы с договорами была создана единая регистрационная карточка, отражающая полную информацию на всех этапах жизненного цикла документа. При этом настроенные автоматические маршруты согласования, основанные на динамической ролевой модели, не требуют ручного администрирования при изменении штатной структуры.

Коммуникации в рамках договорного процесса усовершенствованы за счет внедрения двух инструментов. Во-первых, создан единый журнал для работы с замечаниями, систематизирующий обратную связь. Во-вторых, в платформу интегрирован модуль «Обсуждения», позволяющий в контексте каждого документа оперативно устранять замечания и уточнять детали, ускоряя его согласование.

Для повышения контроля над оперативными задачами внедрен новый тип документов — «Инициативные поручения». Инструмент позволяет сотрудникам и руководителям вести единый календарь заданий, обеспечивая полный контроль над исполнением поручений в рамках одной системы.

Система электронного документооборота стала значительно удобнее в эксплуатации. Пользователи получили расширенные возможности для индивидуальной настройки: персонализацию рабочих мест, редактирование персональных справочников и шаблонов документов, а также инструменты тегирования — это позволяет назначать как персональные, так и общие теги для визуальной систематизации и быстрого поиска по документам.

«На сегодняшний день платформой TESSA в «Газпром газификации» активно пользуются более 800 сотрудников. Успешная реализация проекта заложила прочный фундамент для дальнейшего развития системы управления документами. В планах компании — интеграция с другими корпоративными системами, расширение состава заявок, применения ИИ-агентов для реализации сценариев обработки документов и задач, а также применение технологий ИИ для цифровой обработки текстов. Отдельным важным направлением развития станет организация конфиденциального делопроизводства в полном соответствии с нормативными требованиями, но с максимальным использованием преимуществ, которые дает платформа», — комментирует проект Рысков Олег Игоревич, начальник Управления документационного обеспечения управления ООО «Газпром газификация»

«Результатом проекта стало создание на базе платформы TESSA удобной единой цифровой среды для управления документооборотом и смежными с ним задачами. Автоматизированы сложные цепочки действий в рамках бизнес-процессов на уровне всей компании. С технической точки зрения мы получили решение, которое полностью отвечает нашим требованиям: высокая скорость работы с большими объемами данных, отказоустойчивость и, что крайне важно в текущих условиях, полная импортонезависимость платформы. Но ключевое для нас — это гибкость и масштабируемость TESSA. Она позволила не просто закрыть текущие задачи, а создать основу для развития. Мы видим большой потенциал для системы, которая будет расти вместе с уровнем цифровизации компании», — отмечает Владимиров Алексей Владимирович, начальник Управления информационно-управляющих систем ООО «Газпром газификация»

Справка о компании «Офис-Док»

Компания «Офис-Док» является ведущим экспертом в области автоматизации документооборота и бизнес-процессов. Обладая самым высоким статусом партнера СИНТЕЛЛЕКТ, компания на протяжении нескольких лет подряд отмечалась дипломами за особые достижения в реализации проектов на платформе TESSA, что в очередной раз было подтверждено успешными результатами проекта внедрения для «Газпром газификация».