Типовое решение представляет собой готовую базовую конфигурацию объектов, настроек и программных расширений на платформе TESSA. Все настройки и программные расширения типового решения доступны для просмотра и модификации.
Типовое решение включает в себя следующие основные функциональные блоки:
В рамках перечисленных функциональных блоков в типовой конфигурации настроены все необходимые компоненты системы: карточки, представления, нумераторы, поиски и отчеты. Для упрощенного управления компонентами типового решения настроены дополнительные элементы администрирования. Типовое решение может использоваться как в готовом виде, так и служить основой для других решений.
В типовой конфигурации настроены следующие возможности по регистрации документов.
В системе настроена базовая карточка входящего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр входящей документации.
Пример карточки входящего документа
В системе настроена базовая карточка исходящего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр исходящей документации. Предусмотрена связь входящего документа с ответным исходящим документом.
Пример карточки исходящего документа
В системе настроена базовая карточка внутреннего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр внутренней документации.
В системе настроена базовая карточка договора со сквозной нумерацией, представление и реестр договоров.
В типовом решении настроена возможность управления внешними документами в разрезе контрагентов. В объединенном представлении при выборе контрагента в связанных реестрах отображаются списки входящих, исходящих и договорных документов.
Для базовых карточек входящих, исходящих, внутренних документов и договоров настроена система поиска по комбинации различных параметров. Результат поиска всегда содержит подсказку по критериям поиска.
Пример вызова диалога поиска для входящих документов
Дополнительные атрибуты поиска могут быть легко настроены с помощью средств администрирования TESSA
В части управления задачами и поручениями в типовой конфигурации настроены следующие возможности.
В карточке документа любого из перечисленных выше типов есть возможность создать одну или несколько задач.
Задачи создаются в контексте карточки какого-либо документа, однако задача - это отдельная карточка, к которой могут быть приложены дополнительные файлы и по которой можно смотреть историю исполнения.
Задача содержит следующие параметры:
Исполнитель задачи имеет возможность создать одну или несколько подзадач/дочерних задач. Количество уровней задач не ограничивается.
Возможность отзыва подзадач при завершении родительской (возможность управляется настройкой)
При завершении задачи все незавершенные подзадачи могут быть автоматически отозваны.
Просмотр иерархии задач в карточке документа (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов)
Уведомление о назначении задачи приходит исполнителю по электронной почте, при этом в карточку документа с заданием можно попасть по ссылке из письма
В типовом решении настроен универсальный процесс согласования, который может быть применен к карточке любого из настроенных видов документа. Возможность использования согласования с типом того или иного документа определяется в карточке настроек процесса. Универсальный процесс согласования в типовом решении предоставляет следующие возможности:
Универсальный процесс согласования обеспечивает возможность определения последовательности этапов согласования документа, при этом каждый этап может включать несколько согласующих сотрудников/ролей.
Пример настройки смешанного маршрута согласования договора
Для этапов согласования в типовом решении определены следующие настройки
Внутри каждого этапа согласование может выполняться как последовательно, так и параллельно. Сами этапы выполняются последовательно.
Согласующие имеют возможность согласовать/не согласовать документ с указанием комментария
Пример несогласования документа с комментарием
Согласующие могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласующий, которого они замещают.
Согласующие сотрудники могут создавать копию любого файла, приложенного к карточке согласуемого документа для внесения изменений. Данную функцию особенно удобно использовать для работы с файлами Microsoft Word.
Для документов формата Microsoft Word (*.docx) Инициатору предоставляется возможность автоматической консолидации различных версий документов с подсветкой замечаний различных согласующих разными цветами.
Выделение файлов для сравнения (для 2-х файлов)/консолидации (для 3-х и более файлов). Автоматическое объединение правок в MS Word.
В рамках выполнения задания на согласование документа согласующий сотрудник может запросить любое количество комментариев у других сотрудников. Комментарии отображаются в задании согласующего в виде таблицы, в ней можно увидеть, ответил ли комментатор, а также текст ответа, что удобно использовать для большого количества комментариев.
Автору вопроса приходит уведомление на почту, когда дан комментарий. При ответе на вопрос автор вопроса получает уведомление по электронной почте, содержащее информацию о времени ответа, ссылку на карточку и текст данного комментария.
Комментатор имеет возможность дать свой комментарий и/или приложить файлы в карточке.
Комментаторы могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласант, которого они замещают.
Возможность редактирования маршрута во время работы согласования. По ходу процесса согласования система предоставляет возможность корректировки маршрута согласования в части незавершенных и не активных в данный момент этапов.
Настраиваемый доступ к данным и файлам карточки для согласующих сотрудников. С помощью карточки настроек доступа можно определить полномочия участников согласования в части доступа к полям и файлам карточки.
Возможность возврата на редактирование на этапе согласования.
Возможность отзыва документа в проект. Инициатор согласования (или другой сотрудник, при наличии определенных прав) имеет возможность отозвать документ с согласования. При этом все активные задания отзываются, а документ возвращается на редактирование Инициатору.
Возможность отмены документа. На этапе редактирования/доработки Инициатором есть возможность снять документ с согласования. Статус документа устанавливается в «отменен»
Возможность запуска согласования после отмены. Отмененный документ можно снова запустить на согласование
Настраиваемые права на создание карточки, запуск согласования, возврат на редактирование, отзыв согласования, отмену согласования — с возможностью использования контекстных ролей (напр. Инициатор, Руководитель Инициатора, Создатель карточки и т.п.)
В любой момент есть возможность посмотреть полную историю согласования документа — история формируется в виде html-файла, приложенного к карточке согласуемого документа.
В системе есть возможность настроить прямой или обратный порядок отображения этапов и циклов согласования.
Универсальный процесс согласования в любой момент времени может быть отображен в виде наглядной графической схемы этапов процесса с подсветкой блоков. При наведении курсора мыши на блок появляется подсказка с дополнительными комментариями о статусе исполнения данного блока.
Пример визуализации процесса
Типовое решение предоставляет возможность просмотреть историю заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования.
История запросов комментариев группируется по родительским заданиям, в рамках исполнения которых были запрошены комментарии.
Все почтовые уведомления содержат ссылки для быстрого открытия карточек из почтового клиента.
Типовое решение предоставляет возможность просмотреть историю заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования.
История запросов комментариев группируется по родительским заданиям, в рамках исполнения которых были запрошены комментарии.
Доступны следующие критерии просмотра представления:
Доступны следующие критерии просмотра представления:
Для большей гибкости, а также с целью удобства и простоты управления элементами типового решения в состав решения были включены несколько системных карточек с настройками:
Данная настройка определяет правила нумерации документа, возможность использования универсального процесса согласования с этим типом документа, а также возможность ручной регистрации документов данного типа.
Пример карточки настройки типа документа.
В решении присутствует служебная карточка настроек доступа, с помощью которой можно определить параметры доступа к данным и операциям с карточкой согласуемого документа.
Доступ определяется для любых ролей, в т.ч. контекстных. Доступ разделяется для данных карточки, файлов и маршрута.
Доступ может быть разный для разных этапов согласования, а также для утвержденной карточки.
В типовом решении настроена специальная служебная карточка, которая определяет соответствие ролей смотрящих и предоставляющих для просмотра отчеты.
Пример карточки настройки прав на просмотр отчетов
