---

Центр корпоративных решений (ЦКР) — один из лидеров российского рынка аутсорсинга. Основные направления бизнеса: бухгалтерский и налоговый учет, разработка, подключение и поддержка цифровых кадровых сервисов, сопровождение снабжения и продаж, организация казначейских операций, поддержка и развитие корпоративных функций клиента. Головные офисы компании находятся в Москве, Липецке и Воронеже, филиалы в более чем 35 городах страны. В штате компании 1700 сотрудников. Компания обслуживает более 95 крупных предприятий в разных отраслях с общей численностью сотрудников более 60 000.

---

	Отрасль	Металлургия, производство, стивидорные и логистические услуги, операторы подвижного состава
	Даты проекта	2023/24
	Количество пользователей	1700
	Исполнители	СИНТЕЛЛЕКТ
	Количество обрабатываемых доверенностей	свыше 5000 для 109 обслуживаемых организаций

Предпосылки внедрения TESSA МЧД

C 1 января 2022 года вступили в силу изменения в законодательстве, которые повлияли на бизнес. В соответствии с новыми нормативно-правовыми актами стало необходимо выпускать доверенности в машиночитаемом виде на всех сотрудников, которые подписывают электронные документы от лица компании.

Справка:

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность, созданная в электронной форме и подписанная квалифицированной электронной подписью доверителя. МЧД является полным аналогом бумажной доверенности и имеет равную с ней юридическую силу. Доверенность хранится в распределенном реестре ФНС.

Такое нововведение понадобилось, чтобы повысить безопасность и привести всё к «единому знаменателю». МЧД имеет специальный формат и требования к содержанию этого формата. Он помогает информационным системам и сервисам, через которые работают разные компании, автоматически считывать сведения из доверенности. Раньше доверенное лицо использовало сертификат ключа электронной подписи юридического лица (то есть в нем были указаны данные физического лица + принадлежность к организации) — этот способ тоже был корректным, но не всегда позволял проверить полномочия представителя. Также можно было использовать дубликат закрытого ключа подписи генерального директора, однако это создавало определенные риски. Для того, чтобы унифицировать процесс и сделать его максимально безопасным, было введено понятие машиночитаемой доверенности.

Предполагалось, что компании начнут применять МЧД в обязательном порядке с сентября 2023 года, однако переходный период продлили еще на год. В компании ЦКР использовали это время, чтобы тщательно подойти к выбору решения, досконально изучив требования законодательства и возможности разных систем для автоматизации процессов, связанных с выдачей и хранением МЧД.

Цели внедрения:

Выбор решения

Главная сложность при выборе решения для заказчика заключалась в том, что, внедряя МЧД одними из первых, большую часть функционально-технических требований к системе им приходилось описывать исходя из целевой картины и видения процесса. Уже на первом этапе стало очевидно, что для использования МЧД нужно учитывать множество особенностей, а также постоянно следить за изменениями в законодательстве. Была проделана большая работа, включающая в себя огромное количество обращений в госорганы (Минцифры, Минтруд, СФР, ФНС), и кроссфункциональные коммуникации.

В ЦКР используют свыше 5000 бумажных доверенностей для 109 обслуживаемых организаций. Для повышения эффективности и снижения нагрузки на сотрудников требовалась комплексная автоматизация, которая должна была включать в себя два наиболее распространенных сценария использования доверенностей:

1. Обслуживаемая компания выдает генеральную (первичную) доверенность с перечнем необходимых полномочий на компанию ЦКР
2. На основании генеральной доверенности ЦКР оформляет передоверие на своих сотрудников, наделяя их необходимыми полномочиями

По итогам конкурсных процедур в ЦКР остановились на модуле TESSA МЧД, как наиболее подходящем и гибком решении для реализации всех поставленных задач.

TESSA МЧД — это готовое коробочное решение, которое легко встраивается в другие решения на платформе. На момент старта проекта по внедрению МЧД в компании ЦКР уже использовали платформу TESSA для согласования договорных документов, поэтому автоматизация еще одного блока стала логичным продолжением с точки зрения выстраивания единого цифрового контура.

Важным фактором при выборе также стали высокие показатели быстродействия — нагрузочные тестирования показали, что система способна обрабатывать большое количество документов без потери скорости.

Проект в деталях

Процесс «Передоверие»

В силу специфики деятельности компании было важно реализовать функционал передоверия, и в этой части модуль МЧД закрывает все потребности. В систему из распределенного реестра подгружается генеральная доверенность, которую выпускает обслуживаемая компания. Далее на базе этой доверенности создается карточка «Передоверие», которая подписывается в системе Генеральным директором ЦКР, после чего автоматически отправляется в реестр ФНС на регистрацию.

Особенности:

Делопроизводство:

• Оформление доверенностей на юридических лиц
• Загрузка генеральных доверенностей из реестра ФНС
• Оформление передоверия на основании генеральной доверенности
• Подписание МЧД Генеральным директором ЦКР
• Автоматическая отправка подписанной МЧД на регистрацию в реестр ФНС

Для этого процесса также реализован кастомизированный ряд контрольных функций. Вот некоторые из них:

• Контроль полномочий: система не позволяет передоверить полномочия, которых не указаны в генеральной доверенности
• Контроль сроков доверенностей по передоверию: в системе невозможно указать дату окончания доверенности больше, чем в срок генеральной доверенности
• При передоверии нельзя выбрать генеральную доверенность, которая не предусматривает возможность передоверия

Форматы, учет и хранение МЧД

TESSA поддерживает все существующие к настоящему моменту форматы МЧД, которые используются в работе, в том числе МЧД 002, МЧД 003, ФНС 5.02, СФР. При этом МЧД формата 003 в системе ЦКР появилась даже раньше, чем ее начал поддерживать распределенный реестр ФНС, что позволило сотрудникам оперативно подготовиться к законодательным изменениям и быстро адаптироваться после публикации официального указа.

Учет и хранение всех доверенностей осуществляется в едином реестре, а получить доступ к ним можно прямо в TESSA, без перехода в сторонние сервисы. Для удобного поиска доверенностей предусмотрена группировка по различным параметрам: по представителям, по компаниям, по внутреннему номеру и так далее. У сотрудников есть возможность отфильтровать данные по различным параметрам, таким как доверитель, представитель, форма доверенности и так далее. Таким образом все необходимые действия сотрудники могут выполнить в формате «одного окна».

Отзыв доверенностей

Для отзыва доверенности достаточно выбрать карточку МЧД, которую необходимо отозвать и нажать всего одну кнопку. После этого автоматически формируется заявление на отмену доверенности. После подписания Заявления на отмену, данные об отмене передаются в реестр ФНС. При этом если по отозванной доверенности были оформлены передоверия, они также автоматически отзываются.

Снижение нагрузки на генерального директора

ЦКР – сервисная компания, поэтому руководителю организации на подписание поступает большое количество МЧД. Для того, чтобы снизить нагрузку на руководителя и автоматизировать этот процесс, реализована возможность массового подписания доверенностей. Для этого в TESSA предусмотрено два инструмента:

1. Возможность группового подписания документов. Этот инструмент дает возможность одновременного оформления нескольких доверенностей с одинаковыми полномочиями на разных сотрудников. В этом случае руководителю достаточно открыть карточку доверенности и, выбрав свой сертификат, подписать сразу все приложенные доверенности
2. Возможность массового подписания доверенностей. В этом случае руководитель может отметить сразу несколько карточек абсолютно разных доверенностей и подписать их своим сертификатом.

Особенности:

• Подписание всех МЧД в одной системе
• Групповое подписание МЧД
• Массовое подписание МЧД

Итоги

Проект внедрения TESSA в компании ЦКР получился показательным с точки зрения адаптации готового модуля в соответствии с целями и задачами заказчика. Гибкость платформы, ее технические требования, а также профессиональная поддержка вендора позволили реализовать уникальное решение, учитывающее профиль и специализацию компании. Первые итоги опытно-промышленно эксплуатации показали значимое снижение трудозатрат сотрудников за счет автоматизации основных процессов, а также снижение влияния человеческого фактора при вводе данных и минимизацию ошибок.

«Проект по внедрению модуля МЧД TESSA для всей проектной команды был действительно серьезным вызовом. Во-первых, сама правовая сфера довольно специфичная. Во-вторых, МЧД стала для всех абсолютным новшеством. Закон вышел и вступил в силу, а четкие инструкции появились далеко не сразу. Разбирались в теме с нуля и по крупицам собирали информацию. Поначалу конечно был хаос, но постепенно работа выстроилась в четкий план действий. На финише можно с уверенностью сказать, что по-настоящему слаженная и оперативная работа всей проектной команды, а также всеобщее стремление к качественному результату помогли нам преодолеть все вызовы этого проекта», — комментирует проект Татьяна Астахова, руководитель направления юридической поддержки Дирекции по управлению рисками Центр корпоративный решений (ЦКР).