Мультиплатформенное web-решение TESSA для ГК «КОРТРОС»

«КОРТРОС» — диверсифицированная группа компаний федерального уровня, специализирующаяся на управлении сложными проектами в сфере девелопмента. Входит в группу компаний «РЕНОВА» — ведущую российскую частную бизнес-группу.

8 регионов присутствия
17 лет на рынке недвижимости
750 сотрудников в штате
3,4 млн квадратных метров построено

	Отрасль	Строительство, недвижимость, девелопмент
	Даты проекта	с 2017
	География проекта	Вся Россия
	Количество пользователей	В масштабах всей компании (до 1.000 человек)
	Исполнители	старт проекта - партнер, развитие - команда вендора

Предпосылки проекта

На момент старта проекта в ГК «Кортрос» уже была внедрена платформа на базе Lotus Notes, однако функциональность и потенциал развития используемой системы оказались недостаточны для решения задач динамично развивающейся компании. Требовалась быстрая, мощная и масштабируемая платформа с полным набором технологических инструментов для управления документами и бизнес-процессами в масштабах всей компании. После оценки представленных на рынке решений в ГК «Кортрос» остановились на платформе TESSA от российского разработчика компании СИНТЕЛЛЕКТ.

Задачи:

	Создать единое централизованное хранилище документов компании
	Обеспечить полный цикл обработки документов от его согласования до подписания
	Обеспечить работу пользователей в web-клиенте из любой точки мира и с любого устройства

Критерии выбора платформы TESSA:

	Современный и удобный интерфейс
	Простой и быстрый поиск
	Возможность связи документов в разных бизнес-процессах
	Инструменты управления маршрутизацией согласования документов
	Возможность интеграции через АПИ
	Возможность ведения разработки собственными силами

Реализация проекта

В ходе проекта специалисты команды внедрения сделали описание и дали рекомендации по оптимизации бизнес-процессов. Перенос данных из старой системы в TESSA осуществлялся поэтапно, чтобы обеспечить максимально комфортный переход для пользователей. По мере реализации функциональных блоков к системе подключались новые пользователи. В настоящее время в TESSA есть такие процессы, которые охватывают абсолютно всех сотрудников. Это, например, планирование KPI и отчет об их выполнении.

В ходе проекта:

Автоматизирован весь делопроизводственный блок
Организован полностью безбумажный процесс организации и получения одобрения Советом директоров с формой электронного голосования, автоматическим подсчетом голосов, а также формированием документов и подписанием электронной цифровой подписью
Реализован проект интеграции с оператором ЭДО Диадок и обработкой документов контрагентов
Автоматизированы маршруты согласования разного типа документов
Реализованы кросс-функциональные процессы, включающие использование данных из 1С (в том числе для автоматического старта процессов) и данных TESSA (обходной лист, закупки и пр.)
Реализована база данных по организациям ГК, использующаяся для автоматической подготовки отчетов, а также для настройки связанных процессов (согласование договоров, доверенностей и пр.)
Отдельным большим блоком выступила организация в системе плана работ по достижению ключевых показателей компании — от формирования дорожных карт, до постановки задач конкретным исполнителям, отслеживания динамики и результата исполнения, а также передачи данных в 1С:ЗУП для последующего расчета премии

ГК «Кортрос» отличается региональным распределением — в состав группы компаний входят несколько юридических лиц. Для плана автоматизации специалисты команды внедрения разработали уникальную «матрицу правил», которая позволяет гибко настраивать процессы согласования в зависимости от региона, проекта и множества других факторов — всего более 200 маршрутов. В результате сотрудники ГК «Кортрос» получили неограниченные возможности для масштабирования и тиражирования необходимых процессов силами своих администраторов без привлечения сторонних разработчиков.

Интерфейс TESSA поддерживает работу с различными браузерами, а также обладает адаптивной версткой. Все операции в системе можно выполнить с любого мобильного устройства без потери функционала.

Система интегрирована с 1С: ЗУП, 1С:БИТ. Финанс, СУИТД (система управления инженерно-технической документацией) PDM Lotsia и Диадок.

Светлана Сафронова, руководитель отдела TESSA ГК КОРТРОС: «Наша TESSA переросла из обычной системы электронного документооборота в единую платформу по управлению обеспечивающими основную деятельность компании бизнес-процессами. Мы делаем ставку на управление данными от их формирования до конечной точки обработки, рассматривая процесс в целом. У системы большой потенциал, позволяющий реализовывать самые смелые планы по решению бизнес-задачи».

Функциональные блоки

Юридические процессы, базы данных, отчеты	Делопроизводство:	Юридически значимый документооборот
Договоры (согласование, подписание, хранение) (предусмотрена интеграция с 1С) Доверенности (согласование, подписание, хранение, отмена) Одобрение Советом директоров Процесс создания новой организации Справочник организаций ГК Отчеты о списке участников и аффилированных лиц	Распорядительные документы Внутренние нормативные документы Входящая / исходящая корреспонденция Протоколы Заявка на доставку / получение документов	Обмен электронными документами с контрагентами через Оператора ЭДО
Кадровые процессы:	Обращения в службу информационных технологий:	Закупки:
Карты квартальных оценок сотрудников Карты KPI руководителей Командировки Заявки на обучение Заявки на подбор персонала Заявка на трудоустройство План адаптации нового сотрудника Обходной лист для увольняющегося сотрудника	Заявка в ServiceDesk Заявка на новую разработку / доработку информационной системы Заявка на выделение номера мобильной связи Заявка на организацию рабочего места Заявка на предоставление доступа к информационным ресурсам	Планы и отчеты по их исполнению Заявка на закупку Анализ предложений поставщиков
Риск-менеджмент:	Общие документы:	Отчеты и контроль:
Подготовка, согласование, утверждение карты рисков	Служебные записки Согласование реестра платежей Простое поручение Процесс согласования неформализованного служебного документа Согласование оперативного плана продаж	Отчеты по разным процессам Контроль исполнения поручений

Архитектура решения

Адаптивный web-интерфейс

Бизнес-процесс (согласование договоров)

20 этапов
200 возможных исполнителей
1200 условий формирования маршрута

Матрица правил согласования

Результаты

	Разработано средство для управления БП по всем типам документов в том числе для будущих модулей
	Настройка БП выполняется администратором системы без привлечения разработчиков решения
	Неограниченные возможности для масштабирования и тиражирования на другие процессы
	Построение маршрута для карточки договора (1200 правил определения согласующих) < 0,8 сек.

Согласование договоров

Карточка договора

Авторасчет сумм затрат
Синхронизация справочника валют с ЦБ РФ
Бесшовная интеграция с финансовой системой для расчета бюджета и загрузки графиков платежей в режиме «онлайн»

Лист согласования

8 категорий файлов

Согласование договоров: печатные формы

История, карточка, лист согласования

Закупки

Блок «Закупки» включает в себя группу процессов: планирование и отчет о выполнении плана, инициирование закупки, согласование конкурсной документации, анализ предложений поставщиков. Планируется еще ряд работ в следующем году. Блок сложен своим масштабом — для его реализации работала команда экспертов по закупкам из каждого региона.

Эффект от внедрения

Результаты

	Время открытия документа — 0,36 секунды
	База документов: более 270 000 документов
	Среднее время выполнения поиска любого документа — 5-7 секунд
	Срок от подготовки до подписания документа сократился с нескольких дней до нескольких часов
	Обеспечен 100% контроль исполнения поручений
	Процесс одобрения Советом директоров ускорился в 10 раз
	Исключены случаи сохранения действующих доверенностей за увольняющимися сотрудниками
	Зафиксировано значительное снижение частоты запросов в ServiceDesk
	Исчерпывающую информацию по юридическим лицам ГК можно получить в режиме онлайн, как и сформировать отчеты о списках участников и аффилированных лиц
	Заложена основа для дальнейшего развития решений

Итог

В масштабах всей компании реализована работа в едином информационном пространстве через универсальный web-клиент TESSA. Сотрудники могут полноценно работать в системе с любых устройств без потери функционала. Платформа стала мощным инструментом планирования достижения ключевых показателей компании — от формирования дорожных карт, до постановки задач конкретным исполнителям, а также отслеживания динамики и результата исполнения.