 |
ООО «Газпром трансгаз Уфа» — стопроцентное дочернее общество ПАО «Газпром», одно из ведущих предприятий топливно-энергетического комплекса Башкортостана. |
|
 |
Отрасль | Газовая промышленность | |
 |
Даты проекта | с 2020 | |
 |
География проекта | Вся Россия | |
 |
Количество пользователей |
В масштабах всей компании (более 2.000 человек) |
|
 |
Исполнители | СИНТЕЛЛЕКТ, а также партнер вендора, компания Target Tech (ООО «Таргет») | |
В 2020 году в Газпром траснгаз Уфа остро встал вопрос о приобретении нового программного решения в области СЭД/ECM/BPM-систем. На тот момент для автоматизации делопроизводства в компании эксплуатировали систему EMC Documentum, которая не дорабатывалась по ряду причин и перестала соответствовать требованиям санкционной независимости. В соответствии с программой импортозамещения планировалось перейти на отечественное решение и реализовать новую СЭД, сохранив существующий объем автоматизации процессов.
Помимо стандартного функционала СЭД, также требовалось реализовать еще несколько систем и функциональностей, связанных едиными справочными данными, и выполнить интеграцию с эксплуатируемой информационно-управляющей системой производственно-хозяйственной деятельности. Отдельным большим проектом рассматривалось создание системы электронного архива.
 |
Создание единого, структурированного и надежного цифрового хранилища документов компании с защитой данных от повреждений и потерь |
 |
Управление процессами движения потоков документов |
 |
Обеспечение гибкого коллективного доступа к имеющейся информации, быстрый поиск по документам |
Имея за плечами уже сформированный опыт внедрения и использования систем автоматизации делопроизводственного блока, в компании сознательно подошли к выбору новой системы и оценивали решения по уровню возможностей для реализации всего имеющегося функционала, в том числе для дальнейшего развития.
Обязательными условиями были: высокая производительность, наличие интуитивно понятного интерфейса, обеспечение требований информационной безопасности, возможности для гибкой и быстрой настройки процессов. Кроме этого, новая система должна была решить те вопросы и проблемы, которые ранее возникали в процессе эксплуатации прежней СЭД. Это ограничения, связанные с развитием функциональности, ограничения по интеграции с эксплуатируемыми программными продуктами, отсутствие технической поддержки и обновлений от производителя программного обеспечения.
Одним из ключевых требований к программному продукту являлась совместимость с операционными системами и системами управления базами данных отечественного происхождения.
Перед началом проекта командой специалистов был проведен детальный анализ имеющегося функционала эксплуатируемой СЭД на базе EMC Documentum, проработаны возможности расширения существующего решения с адаптацией к текущим требованиям бизнеса, а также проработаны вопросы совместимости отечественных программных платформ с операционными системами и СУБД отечественного производства. Поставлена цель — спроектировать полностью импортонезависимую, современную и удобную систему управления документами, интегрировав ее в существующий контур, а также спланировать одномоментный переход всех пользователей в интерфейс новой системы «за один день».
Выбор программного обеспечения проходил в рамках конкурсных процедур. Победителем с лучшими итоговыми показателями стала программная платформа TESSA от российской компании-разработчика СИНТЕЛЛЕКТ (в реестре российского ПО № 2187 от 08.1.2016).
 |
Интуитивно понятный интерфейс |
 |
Импортонезависимость, совместимость с российскими ОС и СУБД |
 |
Возможности для быстрой и гибкой настройки процессов |
 |
Инструменты управления маршрутизацией согласования документов |
 |
Возможность интеграции через АПИ |
 |
Возможность ведения разработки собственными силами |
В начале 2020 года был сформирован предварительный план проекта и намечены основные этапы. Подготовительные работы, включающие утверждение бюджета и проведение конкурсных процедур, заняли около полугода, и к середине 2020 года команда специалистов, в составе которой совместно работали представители компании «СИНТЕЛЛЕКТ» (разработчик программной платформы TESSA) и специалисты ООО «Газпром трансгаз Уфа», приступила к проектированию системы. Непосредственно внедрение заняло около трех месяцев, и уже к началу 2021 года система была полностью готова к промышленной эксплуатации.
Весь объем автоматизации, реализованный в предыдущей системе, был полностью сохранен в новой системе. Более того, как и было запланировано, на момент ввода в эксплуатацию функциональных возможностей стало больше. В ходе проекта автоматизирован весь делопроизводственный блок (входящие и исходящие письма, корреспонденция, приказы, распоряжения, служебные записки, протоколы и др.). На качественно новом уровне реализован договорной блок, в составе которого разработаны инструменты активного контроля лимитов при формировании проектов договоров. Также автоматизированы блоки ведения проектно-сметной и исполнительно-технической документации, реализован блок ведения единой нормативно-справочной информации.
Стандартными инструментами TESSA удалось выполнить уникальные настройки маршрутов согласования и подписания потоков документов. По требованиям бизнеса реализованы шаблоны типовых договоров, резолюций, рассылок. Обеспечено планирование и контроль исполнения поручений и работ по направлениям деятельности.
Для миграции исторических данных использовались шаблоны, обеспечивающие преобразование и перенос документов в новую систему. К моменту ввода в эксплуатацию все требуемые исторические данные были загружены в новую систему в полном объеме.
Что касается кастомизации системы, то самые объемные доработки были выполнены в договорном блоке и блоках ведения проектно-сметной и исполнительно-технической документации. В части интеграции реализован автоматический обмен данными с эксплуатируемыми в компании системами: с типовым отраслевым решением «Информационно-управляющая система предприятия ПАО «Газпром» в части договорного блока и нормативно-справочной информации (платформа SAP ERP), с электронным хранилищем в составе локальной информационно-управляющей системы ООО «Газпром трансгаз Уфа» (платформа SAP ERP).
Евгений Шепшелевич, начальник Управления автоматизации, телекоммуникаций и метрологии ООО «Газпром трансгаз Уфа»: «Новое решение показало себя как интуитивно понятное и максимально адаптивное для пользователей. В системе все работает в режиме «одного окна». В карточках наглядно представлена вся необходимая для работы с документами информация, интерфейс удобен и понятен, обработка документов выполняется быстро и легко. Показательным является тот факт, что в новой СЭД TESSA активно работают как специалисты, так и весь топ-менеджмент компании. Согласовать и подписать любой документ (в том числе Ю3Д0), создать поручение, наложить резолюцию можно из основного рабочего места пользователя TESSA, что значительно ускоряет все процессы работы с документами.Построение системы электронного документооборота на базе отечественных решений — первый этап, успешное завершение которого позволило нам изучить возможности программной платформы TESSA, получить соответствующий опыт и компетенции нашим ИТ-специалистам, освоить гибкий и мощный инструмент, который позволяет быстро настраивать обработку бизнес-процессов, обеспечивать интеграционные взаимодействия со смежными системами, обрабатывать процессы, связанные с большими массивами данных»
Таким образом, реализация системы управления электронными документами на новой современной программной платформе дала некий «толчок» для дальнейшего развития и построения единого информационного контура, объединяющего эксплуатируемые системы и функциональности по управлению документами и вспомогательными бизнес-процессами. Интеграция с основной учетной системой ПХД при этом постоянно совершенствовалась и дополнялась новыми компонентами, обеспечивающими автоматический обмен информацией и доступность к требуемым данным в каждой из эксплуатируемых систем.
Схема управления бизнес-процессами на программной платформе TESSA представлена на рис.1.
 |
Отдельным этапом развития единой программной платформы стал проект по организации юридически значимого документооборота с контрагентами из рабочего места пользователей TESSA. Совместно с компанией «Таргет» (партнер ООО «СИНТЕЛЛЕКТ») реализован интеграционный модуль с использованием АРІ-соединения программных продуктов. Такое решение обеспечило получение документов, адресованных в личный кабинет компании операторов электронного документооборота (Контур. Диадок, ЭТП ГПБ), непосредственно в «рабочем окне» СЭД TESSA. Таким образом, пользователи СЭД получают и обрабатывают весь поток договоров, первичных учетных документов и прочей корреспонденции в привычном рабочем пространстве. При этом все участники процессов работы с документами: кураторы договоров, согласующие лица и подписанты выполняют все действия в интерфейсе СЭД, не имея учетных записей на ресурсах операторов ЭДО и не подключаясь к интернету. Как следствие, снижены трудозатраты сотрудников на выгрузку и загрузку данных, обработку и маршрутизацию документов между участниками типовых процессов. Для подписания электронных документов цифровыми подписями в рамках проекта реализована подсистема учета сертификатов ключей электронных подписей, обеспечен контроль сроков действия и корректности их использования.
Евгений Шепшелевич, начальник Управления автоматизации, телекоммуникаций и метрологии ООО «Газпром трансгаз Уфа»: Решение по организации ЮЗДО не было законченным без внедрения интеграционной компоненты, обеспечивающей автоматическую передачу электронных документов, подписанных электронными подписями, из СЭД TESSA в основную учетную систему ИУС П Т с целью дальнейшего использования первичных учетных документов в системах платежей и налогового контроля ПАО «Газпром». Гибкие возможности эксплуатируемых платформ (SAP и TESSA), а также компетенции и опыт ИТ-специалистов, позволили решить и эту задачу. В рамках единого информационного контура выстроено целостное решение, в объеме которого реализована сквозная обработка потоков документов, с единой точкой ввода, без дублирования данных на любом из этапов жизненного цикла. В условиях наличия огромного массива документов, поступающих топ-менеджменту компании на согласование и подписание, факт работы в едином окне» является чрезвычайно удобным, позволяет экономить время на доставку и обработку корреспонденции. Минимизация трудозатрат сотрудников компании при максимальной автоматизации всех процессов обеспечивают полноту и целостность данных в потоках обрабатываемых документов.
Благодаря гибкому и понятному инструментарию TESSA сотрудники службы технической поддержки могут в любой момент вносить необходимые изменения в маршруты согласования, если меняются требования со стороны бизнеса.
В 2022 году руководством компании инициирован новый этап развития единого информационного пространства на программной платформе TESSA. На очереди был проект по построению системы Электронного архива.
До текущего времени в компании эксплуатировалось решение, обеспечивающее хранение электронных копий документов на платформе SAP. В соответствии с утвержденным планом импортозамещения предстояло выполнить перевод исторической системы на отечественную программную платформу. По выбору программной платформы сомнений не возникало — высокая производительность, наличие удобного инструментария и интуитивно понятных пользовательских интерфейсов предопределили выбор ПО TESSA. Накопленные на предыдущих этапах проекта опыт и компетенции наших ИТ-специалистов существенно упрощали и ускоряли реализацию нового проекта по построению системы Электронного архива в рамках исполнения плана импортозамещения.
На этапе проектирования системы в целях оптимизации существующих подходов был проведен реинжиниринг процессов управления документами как оперативного, так и долговременного хранения.
Эволюционные трансформации в процессах управления документооборотом позволили сотрудникам Газпром трансгаз Уфа быстро и безболезненно перейти на качественно новый уровень работы с документами. Объединение, логический порядок и диверсификация при автоматизации ключевых процессов привели к формированию эффективной модели управления потоками документов компании.
В составе обновленного единого информационного контура на программной платформе TESSA реализована система Электронного архива, бесшовно интегрированная с уже эксплуатируемой СЭД. Уникальность разработки заключается в подходах, которые положены в основу: использование возможностей программной платформы, систематизация и настройка бизнес-правил, работа с едиными нормативно-справочными данными, использование «единого рабочего окна» пользователя и построение надежной системы хранения данных — все это позволило реализовать качественно новое, эффективное, масштабируемое и удобное программное решение управления документами.
В объеме проекта выполнен перевод в электронный формат номенклатуры дел компании, автоматизировано ее наполнение, спроектирована надежная система хранения с отдельной базой данных и выделенным файловым сервером. В соответствии с типовыми требованиями по ведению архивов государственных органов автоматизировано архивное делопроизводство, реализована автоматическая отправка документов из СЭД в архив.
Гибко выполненные настройки вкупе с единой программной платформой обеспечивают автоматическое наполнение электронного архива всеми документами, подлежащими архивному хранению.
К моменту начала постоянной эксплуатации выполнена миграция исторических архивных данных, накопленных за прошлые периоды. Полностью актуализирована с учетом перевода в электронный формат номенклатура дел всех подразделений и филиалов компании. Настроена процедура автоматического определения индексов дел по всем видам обрабатываемых документов. Определены и настроены в системе бизнес-правила, обеспечивающие автоматическую отправку документов в электронный архив. В полном объеме реализовано формирование пакетов отчетности по архивному делопроизводству.
С начала 2023 года на единой программной платформе (ПО TESSA) введена в эксплуатацию еще одна система. Ее происхождение предопределила высокая активность сотрудников «Газпром трансгаз Уфа» в области рационализаторской деятельности.
Ежегодно дочернее общество занимает лидирующие позиции в указанном направлении, а по итогам 2021 года коллектив предприятия признан победителем в области рационализаторской деятельности Группы компаний Газпром. Ранее эксплуатируемое решение, обеспечивающее регистрацию и учет рационализаторских предложений сотрудников компании, было реализовано на программной платформе SAP. План импортозамещения не позволял откладывать на «потом» работы по переводу эксплуатируемых решений на отечественные программные платформы.
При инициации проекта по переводу существующей функциональности на единую программную платформу TESSA были учтены все решения, реализованные в едином информационном контуре. Нормативно-справочные данные, штатная структура, типовые маршруты согласования, правила отправки документов в архив и прочая информация уже присутствовали в системе. Требовалось не просто перевести ранее существующую функциональность на новое программное решение, а интегрировать ее в уже существующий информационный контур с учетом введенных в эксплуатацию систем и имеющихся наработок.
В ходе проектирования системы объем автоматизации существенно расширился и охватил процессы по планированию, формированию, согласованию и учету рационализаторских предложений, функции по расчету экономического эффекта и авторских вознаграждений. Кроме этого, в системе автоматизированы процессы проведения конкурсов в филиалах и структурных подразделениях дочернего общества. До начала опытно-промышленной эксплуатации была выполнена миграция исторических данных, реализована бесшовная интеграция с электронным архивом.
В 2023 году по запросу Отдела охраны труда, промышленной и пожарной безопасности спроектирована и реализована Подсистема управления документами Единой системы управления производственной безопасностью (ЕСУПБ). Работы по переходу на «цифровые» документы в области ЕСУПБ завершены оперативно и качественно, весь объем доработок выполнен собственными силами. В результате перехода на «цифровые» потоки документов, поступающих на ознакомление сотрудникам компании, значительно сокращены временные затраты, а также достигнута существенная экономия бумаги за счет переведа процедуры ознакомления и факта ее подтверждения в электронный формат.
На сегодняшний день завершен поэтапный перевод существующих информационных систем и функциональностей на единую программную платформу отечественного происхождения (ПО TESSA). Одновременно с этим выполнена актуализация эксплуатируемых систем и развитие существующих решений, благодаря чему достигается максимальная эффективность и удобство работы пользователей. Такой подход обеспечивает непрерывный цикл оптимизации деятельности бизнеса — совершенствование процессов, сокращение времени на работу с потоками данных и постоянное повышение «цифровой» зрелости компании.
Кейс подготовлен на основе статьи, опубликованной в профильном в журнале «Наука и техника в газовой промышленности» (выпуск № 4, 2023).
Авторы статьи: Шарипов Ш.Г., Романенков П.Г., Шепшелевич Е.С., ООО «Газпром трансгаз Уфа»
