Негосударственный пенсионный фонд «БУДУЩЕЕ» — один из крупнейших НПФ России. Фонд осуществляет деятельность по пенсионному обеспечению и пенсионному страхованию, а также является оператором программы долгосрочных сбережений. Фонд успешно работает на рынке коммерческих пенсионных фондов более 10 лет и имеет наивысшие рейтинги от «Эксперт РА» (ruAА+) и «НРА» (ААА|ru.pf|). Пенсионные сбережения Фонду доверили 8,8 млн клиентов.

	Отрасль	Пенсионное обеспечение, пенсионное страхование
	Даты проекта	с 2020 года
	Количество пользователей	более 800
	Исполнители	СИНТЕЛЛЕКТ
	Продукты	Платформа TESSA (типовая конфигурация), Модуль «TESSA Шлюз с Диадок», Модуль «Архивное делопроизводство»

Предпосылки внедрения

Сегодня цифровая трансформация играет ключевую роль в развитии многих компаний, включая сферу пенсионного обеспечения финансового рынка.

АО «НПФ «БУДУЩЕЕ» входит в число лидеров российского пенсионного рынка, обслуживая более 8,8 миллиона клиентов. Один из стратегических приоритетов Фонда — последовательная цифровизация ключевых бизнес-процессов. С 2020 года надёжным партнером Фонда в этом направлении выступает платформа TESSA, чьи решения вносят вклад в повышение операционной эффективности.

Специалисты компании СИНТЕЛЛЕКТ совместно с проектной командой АО «НПФ «БУДУЩЕЕ» разработали и внедрили комплексное решение для автоматизации электронного документооборота. Оно было адаптировано под бизнес-процессы Фонда и интегрировано с основными информационными системами, внешними сервисами электронного документооборота.

Реализация проекта

Проект реализовывался в несколько этапов в течение нескольких лет.

2020 год — этап по разработке интеграционного решения на базе TESSA с ИС Фонда

С августа по декабрь 2020 года компания СИНТЕЛЛЕКТ занималась разработкой интеграционного решения СЭД TESSA с информационными системами Фонда и оказывала услуги по миграции данных из действующей системы электронного документооборота в новую.

2021 год — этап по успешному завершению внедрения платформы для электронного документооборота и управления бизнес-процессами TESSA.

Процесс перехода на новую платформу занял 8 месяцев и был осуществлен внутренней командой АО «НПФ «БУДУЩЕЕ» совместно со специалистами компании СИНТЕЛЛЕКТ. В рамках проекта внедрено решение TESSA, интегрированное с основными информационными системами Фонда:

• системами CRM
• сайтом Фонда
• личным кабинетом клиента
• личным кабинетом Фонда на сайте Банка России
• системой ЭДО с управляющими компаниями

Важным результатом внедрения платформы стало сокращение объёмов ручной регистрации Фонда входящих документов до 27%. Процесс регистрации входящего/исходящего документа был ускорен втрое и стал занимать в среднем 4 минуты против 12 на старой платформе.

Новая система отчётов также позволила сэкономить время работы, так как теперь любые данные можно легко сгруппировать в разные отчёты.

Поиск информации стал быстрее: расширенная система фильтрации по параметрам помогает оперативно найти нужный в работе документ без переключения между разными программами. Был оптимизирован процесс и расширены возможности согласования документов за счёт удобного функционала и интерфейса платформы.

Ещё одним преимуществом работы с платформой пользователи назвали быструю адаптацию к новой системе благодаря интуитивно понятному интерфейсу: чтобы начать работать в TESSA, не требуется длительное обучение.

2023 год — новый уровень сотрудничества с внедрением готового модуля «TESSA Шлюз с Диадок»

Модуль позволил выстроить сквозную автоматизацию работы с бухгалтерской документацией — от первичной регистрации до подписания. Ранее разрозненный процесс, занимающий в среднем 21 минуту на операцию и сопровождавшийся рисками ошибок, стал выполняться в едином контуре СЭД TESSA. Рутинные ручные действия были практически полностью устранены, что обеспечило оперативность обработки документов и своевременность платежей. Благодаря использованию модуля Фонд получил возможность наладить быстрый и прогнозируемый процесс.

2024 год — этап по внедрению модуля «Архивное делопроизводство» на базе системы TESSA

Модуль позволил автоматизировать работу с номенклатурой дел, описями и актами об унификации документов. В результате внедрения получилось создать единую и прозрачную систему управления процессами архивного документооборота.

	Функциональность		Гибкость
	Высокая скорость работы		Масштабируемость
	Отказоустойчивость		Импортозамещённость

Какие задачи были решены с помощью модуля «TESSA Шлюз с Диадок»

ПРОБЛЕМА	РЕЗУЛЬТАТ
70% бухгалтерских документов поступают из ЭДО «Контур.Диадок», при этом их регистрация, согласование и подписание осуществляется в 3-х системах (ЭДО, СЭД, Outlook) с дублированием на бумаге	Работа с документами осуществляется в одной системе: Приём, регистрация, согласование и подписание любых формализованных и неформализованных документов из Диадок в СЭД Синхронизированы справочники контрагентов между СЭД и Диадок В СЭД реализован дополнительный функционал Диадок: приглашения на обмен документами, запросы на аннулирование, передача статусов и т.д
Долгий цикл работы с документом, риск просрочки	Сокращение времени регистрации документа на 94% (с 8 минут до 0.5 минуты) Сокращение времени обработки документа на 83% (с 21 минуты до 3.5 минуты) Автоматизация 77% рутинных операций
Ошибки при ручном вводе данных	100% исключение ошибок при регистрации формализованных документов
«Слепые» зоны в поиске за счёт регистрации нескольких документов из пакета в одну карточку	Полноценный атрибутивный поиск по любому документу из пакета

Какие задачи были решены с помощью модуля «Архивное делопроизводство»

ПРОБЛЕМА	РЕЗУЛЬТАТ
Хранение номенклатуры дел в Word Отсутствие синхронизации справочника номенклатуры и СЭД	Автоматизация составления (с построением структуры любой сложности), согласования, утверждения и закрытия номенклатуры дел Синхронизация справочника номенклатуры дел и карточек всех видов документов в СЭД
Хранение описей в Excel и PDF: 100 000+ документов 1 300+ коробов 1 000+ описей ежегодный объем 22 000+ файлов исторических описей в разных форматах	Автоматизация составления, согласования описей при передаче документов в архив Сокращение времени составления описи подразделениями на 81% (с 18 мин. до 5 мин.) Упразднение процедуры проверки описи Автоматическое формирование печатных форм номенклатуры, описи, акта об уничтожении и др.
Разрозненные учётные данные: 61 000+ коробов на архивном хранении с разрозненными данными об их содержимом и статусе хранения	Создание единой системы учёта данных: Автоматическая привязка документа к МАД: документ, создаваемый в СЭД, автоматически привязывается к своему номенклатурному делу Универсальная карточка документа: документы, незарегистрированные в СЭД, принимаются на архивное хранение через создание РК «Документ вне СЭД» Формирование электронных дел документов, принятых в архив Механизм присвоения номера короба: простановка и изменение номера короба для документов, подлежащих передаче во внешний архив, осуществляется через карточку «Опись документа»
Долгий поиск документа: Поиск документа по текущим описям — до 10 минут Ручное формирование реестра документов, выделяемых для уничтожения Отсутствие системы учёта уничтоженных документов	Экономия времени на поиск документа в архиве с 10 мин. до 1 мин. Автоматизация составления, согласования и утверждения Актов об уничтожении

Итоги

Платформа TESSA стала для АО «НПФ «БУДУЩЕЕ» базой для цифровой трансформации документооборота. В ходе внедрения продуктов платформы было создано современное решение по управлению бизнес-процессами документооборота, гибко адаптированное под уникальные задачи Фонда. Важным результатом стало существенное сокращение трудозатрат на выполнение рутинных операций и минимизация риска человеческого фактора. Значительная часть ручных процессов была полностью упразднена, а время выполнения других — кардинально сокращено. Это не только повысило операционную эффективность, но и позволило перераспределить высвободившиеся ресурсы на улучшение клиентского сервиса. Сегодня в АО «НПФ «БУДУЩЕЕ» создана прозрачная и управляемая система для работы с документами, а также заложена основа для будущего развития СЭД и дальнейшей цифровизации и автоматизации бизнес-процессов.

Отзыв НПФ «БУДУЩЕЕ»

НПФ «БУДУЩЕЕ» на форуме TESSA USER DAY 2026