Everia Life — российская страховая компания, которая более 20 лет помогает людям защищать здоровье, доход и финансовое будущее семьи, фокусируясь на долгосрочных решениях: защите, накоплении и формировании капитала. Сегодня Everia Life доверяют более 300 000 клиентов по всей России.

	Отрасль	страхование
	Сроки проекта	2024г. — 2025г.
	Количество лицензий	150
	Исполнители	СИНТЕЛЛЕКТ, Интрадокс

Предпосылки внедрения

На протяжении нескольких лет компания Everia Life искала новую СЭД, способную решить сразу две стратегические задачи: заменить морально устаревшую платформу, не предусматривающую качественных инструментов миграции, а также сделать еще один шаг в направлении импортозамещения. Дополнительным фактором стала производительность: предыдущая система перестала справляться с растущими объемами документов и сложными маршрутами согласования, поэтому часть операций приходилось контролировать вручную.

Выбор платформы

До перехода на TESSA в Everia Life использовалась система, которая со временем перестала отвечать потребностям бизнеса: практически любые изменения требовали доработок, ряд процессов по-прежнему выполнялся вручную, а интерфейс уже не соответствовал современным ожиданиям пользователей. Стало очевидно, что компании нужна новая система электронного документооборота.

После анализа рынка выбор пал на платформу TESSA, а внедрением занялась компания Интрадокс. TESSA привлекла команду Everia Life сразу несколькими факторами: интуитивно понятным интерфейсом, мультиплатформенностью, продуманной архитектурой и широкими возможностями для дальнейшей автоматизации процессов. По словам руководителя проекта Анны Воловиковой, именно сочетание этих характеристик сделало систему наиболее перспективной для развития бизнеса, а директор департамента информационных технологий Вячеслав Буздин отметил, что TESSA оказалась оптимальным решением благодаря ее интуитивной понятности, мультиплатформенности и удачной архитектуре.

Реализация проекта

Проект длился 1,5 года и был выстроен по классической схеме: аналитика, настройка, тестирование и промышленная эксплуатация. Разработка новых модулей велась параллельно с завершением предыдущих, что позволило выпускать новые функциональные блоки с периодичностью раз в 3 месяца.

В результате внедрения были автоматизированы все ключевые направления работы с документами:

	Входящие и исходящие документы Оптимизирована регистрация, реализована поддержка связанных документов (ответ автоматически использует данные из входящего документа), настроен контроль факта ответа, учет движения бумажных оригиналов и гибкая модель доступа. Как итог — модель помогает выстроить управляемый процесс обработки входящих и исходящих документов.
	Загрузка реестров Массовая загрузка больших массивов данных с предварительной проверкой, контролем статусов понятной обратной связью по каждому документу, а также прозрачностью и управляемостью процесса. Реализованный функционал позволяет повысить скорость и качество обработки реестров документов, сократить ручной труд и обеспечить более прозрачный контроль массовых загрузок в СЭД.
	Служебные записки Гибкие маршруты, шаблоны, контроль обязательных полей и прямая интеграция с порталом агентской сети и Service Desk. Решение позволило объединить участников процесса в едином цифровом пространстве, сократить ручные операции и минимизировать дублирование данных.
	ОРД/ВНД Управление полным жизненным циклом документов: от создания до актуализации. Подписание листов ознакомления ЭП, версионность и отслеживание связей между документами, а также гибкая модель доступа. Решение повышает прозрачность процессов и помогает контролировать версии документов, что снижает операционные риски.
	Договоры Комплексная работа с договорной базой (основные договоры, доп. соглашения, ГПХ). Конструктор маршрутов с выбором, связь с подчиненными документами, управление файлами и версиями. В результате создано единое пространство для управления всей цепочкой договоров.
	Командировки Полное электронное сопровождение: заявки, отчеты, авансовые отчеты, заявления. Автоуведомления и автоматическое заполнение шаблонов. В итоге полностью автоматизирован командировочный документооборот, что позволяет избавить сотрудников от заполнения бумажных форм документов

Интеграция с внутренними системами 

В результате проекта TESSA стала неотъемлемой частью ИТ-архитектуры компании, объединившись с четырьмя внутренними системами в единую экосистему:

• Active Directory: синхронизирована нестандартная организационная структура
• 1С: автоматически подтягиваются данные о контрагентах, сотрудниках и подразделениях
• Портал документов агентской сети
• Service Desk: реализована двусторонняя интеграция (из TESSA автоматически уходят заявки, а взамен поступает статус исполнения)

Особенности проекта

• Организационная схема компании сильно отличалась от стандартной, что потребовало серьезной доработки модуля синхронизации
• Сложная логика маршрутизации. Существующие бизнес-процессы компании не укладывались в типовые сценарии согласования. Выходом стала разработка собственного конструктора маршрутов для блоков ОРД/ВНД, Договоров и Командировок
• Интеграция с внутренними системами. Для двусторонней связи с порталом Портал агентской сети и Service Desk потребовалась глубокая проработка форматов обмена и обеспечение отказоустойчивой синхронизации
• Загрузка реестров документов. При загрузке большого количества документов появилась потребность в контроле загружаемой информации. Это привело к созданию оптимизированного загрузчика с детальной обратной связью

Благодаря особенностям проекта, были реализованы следующие решения:

	Конструктор маршрутов с предпросмотром: система показывает будущий маршрут согласования и всех участников до нажатия кнопки «Запустить»
	Умная загрузка реестров: пользователь получает детальную обратную связь по результату обработки каждого документа из массива
	Таблица связанных документов: поддержка различных типов связей между документами для сохранения полной истории и контекста
	Двусторонний обмен с порталом агентской сети: стерты границы между головным офисом и региональными партнерами

Бизнес-результаты в цифрах

«Внедрение TESSA позволило нам не просто сменить систему, а взглянуть на делопроизводство сквозь призму новых технологий. За 1,5 года мы создали комплексное решение, охватывающее все ключевые направления. Проект стал примером того, как при грамотном выборе платформы и тесном взаимодействии с интегратором можно вывести документооборот крупной страховой компании на принципиально новый уровень», — резюмировал Вячеслав Буздин, Директор ДИТ Everia Life.

«Для нас было важно сделать работу с документами удобнее и предсказуемее. Отдельно отмечу команду Интрадокс: они проявили себя как полноценные партнеры, глубоко погружались в процессы и помогали находить баланс между нашими "хотелками" и технической реализуемостью. В результате мы получили не только работающую систему, но и основу для дальнейшей автоматизации», — добавила Анна Воловикова, Руководитель проекта Everia Life.

Переход на современную платформу TESSA стал для Everia Life стратегическим шагом к цифровизации бизнеса. Формирование единой, прозрачной среды управления процессами создает фундамент для дальнейшего роста, позволяя гибко реагировать на изменения рынка.

ИНТРАДОКС — российская ИТ-компания, которая помогает организациям создавать решения по автоматизации документооборота и бизнес-процессов.