Практически все крупные компании давно используют электронный документооборот. Для среднего бизнеса такая возможность существует в том числе и в облаке. Актуальной задачей сегодняшнего дня является придание юридической значимости электронным документам и организация обмена ими с контрагентами. А для этого нужны отраслевые стандарты и регламенты. Участники организованной CNews Conferences конференции «Эволюция СЭД: насколько эффективны современные отечественные решения» поделились опытом перехода на ЮЗЭДО.
Участники конференции поделились практическим опытом внедрения и модернизации систем электронного документооборота.
«Кортрос» — федеральный девелопер, работающий в восьми регионах России. В 2017 г. компания решила модернизировать платформу обработки документов. На момент старта проекта в ней уже была внедрена платформа на базе Lotus Notes, однако функциональность и потенциал развития используемой системы оказались недостаточны для решения задач динамично развивающейся компании, рассказала Светлана Сафонова, руководитель отдела внедрения СЭД TESSA группы компаний «Кортрос». Главным требованием к новому решению было быстродействие. Выбор пал на СЭД TESSA.
 |
На сегодняшний день все пользователи получают доступ к СЭД через легкий клиент. СУБД и сервера расположены в облаке. TESSA интегрирована с внутренними и внешними системами через API. Внедрены модули юридические документы, делопроизводство, финансовый документооборот, HR-процессы, закупки, а также процессы риск-менеджмент, обращения в ServiceDesk, подготовка оперативного плана продаж. Также TESSA используется как архивное хранилище. «Фактически, TESSA — это единая платформа для множества бизнес-процессов», — говорит Светлана Сафонова.
В СЭД реализован гибкий механизм настройки правил согласования. Внедрена роботизация управления процессами. Например, после выхода на работу нового сотрудника система формирует план его адаптации, подбирает необходимые документы и отправляет их новичку. За счет роботизации рутинных процессов, возможности работы в едином информационном пространстве с текущими задачами, заявками, новыми и архивными документами, отчетами, а также внедрению юридически значимого ЭДО ЮЗЭДО удалось добиться существенного снижения затрат.
