Компания «Газпром трансгаз Уфа», одно из ведущих предприятий в сфере транспортировки природного газа, успешно решила задачу импортозамещения системы электронного документооборота – выполнен проект перевода эксплуатируемой СЭД с платформы Documentum на российское решение TESSA от компании СИНТЕЛЛЕКТ. О ходе проекта и полученных результатах рассказал Евгений Шепшелевич, начальник службы автоматизации и метрологического обеспечения компании «Газпром трансгаз Уфа».
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: Можно сказать, что проектом перехода на новую платформу СЭД нам позволила заняться программа по импортозамещению, в рамках которой было выделено финансирование будущего проекта. Но о смене системы электронного документооборота мы задумывались и ранее. С 2008 г. компания эксплуатировала СЭД на платформе EMC Documentum. На определенном этапе использования этой системы начали возникать проблемы, связанные с ее сопровождением. Дело в том, что по прошествии времени в России практически не осталось специалистов, которые могли поддерживать системы на базе Documentum. Кроме того, система была довольно закрытой, ее практически невозможно было дорабатывать, а нам хотелось иметь достаточно гибкую платформу, на которой мы могли бы построить не только систему делопроизводства, но также автоматизировать работу с договорами, интегрировать СЭД с системой управления производственно-хозяйственной деятельностью предприятия, реализовать ряд вспомогательных подсистем. Отдельным большим проектом мы рассматривали создание электронного архива. То есть, выбирая новую программную платформу для системы документооборота, мы прежде всего оценивали существующие на рынке решения по уровню возможностей для реализации всего имеющегося функционала, чтобы пользователям различных систем удобно было работать на общей платформе, в «едином окне».
Естественно, занимаясь поиском новой программной платформы, мы стремились решить наши задачи в плане импортозамещения, как в прикладной части, так и в части СУБД и операционных систем. Кроме того, система должна была отвечать требованиям информационной безопасности.
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: При анализе рынка и выборе программных продуктов были учтены вопросы и проблемы, которые возникали в процессе эксплуатации предыдущей системы. В первую очередь, это производительность при работе с огромными объемами данных, ограниченные возможности по интеграции, сложные к восприятию интерфейсы, а также ограничения, связанные с развитием функциональности, трудности с развертыванием на клиентских компьютерах, отсутствие технической поддержки от производителя программного обеспечения.
Исходя из сформулированных требований были рассмотрены различные программные платформы, на которых можно было реализовать комплекс задач в рамках единого информационного контура. Шорт-лист составили программные платформы 1С, Directum и TESSA. Наши специалисты провели встречи с представителями компаний-разработчиков, изучили возможности каждой из систем. В результате еще до начала конкурсных процедур мы отдавали предпочтение платформе TESSA. По итогам конкурса определился победитель – компания «СИНТЕЛЛЕКТ». Ей и предстояло помочь нам перевести электронный документооборот на платформу TESSA.
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: Основной задачей при построении новой СЭД было сохранение функционального объема, уже реализованного в СЭД Documentum. Обязательными условиями были: высокая производительность, наличие интуитивно понятного интерфейса, обеспечение требований информационной безопасности, возможность гибкой и быстрой настройки процессов, а также развития системы.
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: В начале 2020 г. был сформирован план проекта, и мы наметили основные этапы. Подготовительные работы, включающие утверждение бюджета и согласование деталей со всеми руководителями, заняли примерно полгода, и к середине 2020 г. мы вышли на заключение договора и, совместно с командой ООО «СИНТЕЛЛЕКТ» приступили к проектированию системы. Непосредственно внедрение заняло около трех месяцев, и уже к началу 2021 года система была готова к продуктивной эксплуатации.
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: В ходе проекта был автоматизирован весь делопроизводственный блок (входящие и исходящие письма и корреспонденция, приказы, распоряжения, служебные записки, протоколы и др.). На качественно новом уровне реализован договорной блок, в составе которого разработан блок активного контроля лимитов при формировании проектов договоров. Также автоматизированы блоки ведения проектно-сметной и исполнительно-технической документации, реализован юридически значимый документооборот с контрагентами на основе интеграции с операторами документооборота. Команда проекта автоматизировала типовые маршруты согласования всех видов документов, внедрила шаблоны типовых договоров, резолюций, рассылок и прочее. Гибкий функционал системы позволяет нам комплексно использовать встроенные инструменты для планирования и контроля исполнения поручений и работ по направлениям деятельности.
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: Реализовав систему документооборота и приступив к ее эксплуатации, мы получили полное представление о программном обеспечении TESSA. Сегодня в наших руках гибкий и мощный инструмент, который позволяет быстро настраивать обработку бизнес-процессов, обеспечивать интеграционные взаимодействия со смежными системами, обрабатывать процессы, связанные с большими массивами данных. При этом скорость обработки документов удовлетворяет самым высоким требованиям. Стандартный инструментарий TESSA позволяет выполнять уникальные настройки прав доступа и маршрутов согласования и подписания потоков документов, что немаловажно в крупной компании с большим объемом обрабатываемой корреспонденции. В то же время система открыта для разработки, позволяет развивать и адаптировать стандартные решения под требования бизнеса.
В целом СЭД на платформе TESSA показала себя как легкое в восприятии решение. Могу отметить ее максимальную адаптивность для пользователей. Что касается работы с документами раньше, то практически любое действие – наложить резолюцию, отправить файл по списку согласования и т.д. – было связано с необходимостью многократных повторений различных действий, внесения дополнительной информации, что существенно замедляло процесс обработки документов. В новой системе все работает в режиме «одного окна». В карточках наглядно представлена вся необходимая для работы с документами информация, интерфейс удобен и понятен, обработка документов выполняется быстро и легко. В целом, возможность работы в «едином окне», без переподключения к различным системам, использование единых нормативно-справочных данных, а также сопровождение и развитие единого программного продукта позволяет существенно экономить финансовые, временные и трудовые ресурсы.
Все названные преимущества, а также полученные нами в процессе внедрения и сопровождения системы компетенции, предопределили выбор программной платформы для перевода ряда локальных подсистем, в числе которых электронный архив, система заказа электронных пропусков, подсистема регистрации и учета рационализаторских предложений и другие. В качестве новой платформы мы намерены использовать отечественный программный продукт TESSA.
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: В условиях «ковидных» ограничений большая часть работ выполнялась удаленно, то есть доступ к ресурсам заказчика был затруднен. Несмотря на эти объективные сложности, на протяжении всего проекта мы получали качественную поддержку от компании «СИНТЕЛЛЕКТ». Ее специалистов отличает высокий профессиональный уровень, они всегда поддерживали оперативную обратную связь с нашей командой – это и явилось весомым залогом успеха проекта.
При этом довольно большой спектр работ мы выполнили собственными силами. Прежде всего специалисты компании «Газпром трансгаз Уфа» взяли на себя массу рутинной работы. В частности, мы самостоятельно проводили обучение пользователей. Имея за плечами многолетний опыт эксплуатации и развития системы электронного документооборота, мы выстроили первую линию поддержки таким образом, что ее полностью закрывают собственные специалисты – команда сопровождения локальных информационно-управляющих систем. И надо сказать, что лучшего времени на переподготовку специалистов, чем проект внедрения новой платформы, трудно найти. Используя свой опыт, мы решали две задачи: с одной стороны, ускоряли ход проекта, а с другой, приобретали необходимые компетенции.
И, конечно, ключевой составляющей успешной реализации проекта для нас стала заинтересованность и поддержка руководства компании и лично генерального директора Шамиля Гусмановича Шарипова.
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: Проектной команде удалось настроить интеграцию новой СЭД со следующими смежными системами: с оператором ЭДО Контур.Диадок с целью обеспечения работы в «едином окне» при организации юридически значимого документооборота с контрагентами; с типовым отраслевым решением «Информационно-управляющая система предприятия ПАО «Газпром» в части договорного блока и нормативно-справочной информации (платформа SAP ERP); с электронным архивом в составе локальной информационно-управляющей системой ООО «Газпром трансгаз Уфа» (платформа SAP ERP).
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: Довольно много времени заняла миграция исторических данных. Специалисты компании «СИНТЕЛЛЕКТ» разработали шаблоны для преобразования и переноса документов в новую систему. Мы, в свою очередь, взяли на себя рутинную работу по их заполнению и загрузке. Что касается кастомизации системы, то довольно объемные доработки были выполнены в договорном блоке, блоках ведения проектно-сметной и исполнительно-технической документации.
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: На момент ввода СЭД TESSA в эксплуатацию количество пользователей составило около 2000 человек. Обучение не было долгим. Мы провели инструктаж, ознакомили пользователей с системой – все заняло не больше двух часов. Этого было достаточно для успешного старта новой СЭД. Вполне естественно, что в первые дни нам поступало много вопросов, особенно в части проведения специфических операций по договорам и по другим сложным документам. Но примерно на второй неделе работы в системе поток вопросов иссяк, и мы начала получать от пользователей положительные отзывы.
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: С начала постоянной эксплуатации (01.01.2021) в системе зарегистрировано и обработано около 30 тыс. договоров и дополнительных соглашений, около 60 тыс. входящих и исходящих писем, порядка 100 тыс. организационно-распорядительных и внутренних документов, а также около 4 тыс. нормативно-технических документов и 15 тыс. поручений.
Радует, что система адаптирована для работы с такими большими объёмами данных. СЭД TESSA сохраняет высокую скорость навигации и поиска для всех сотрудников, работающих одновременно, и легко обеспечивает хранение и доступ ко всем карточкам. При этом скорость отправки и получения документа составляет менее 1 секунды.
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: СЭД TESSA, что называется, хорошо зашла в нашем коллективе. Ее положительно приняли все пользователи из числа сотрудников, со стороны руководителей тоже не было претензий. С точки зрения дружелюбности интерфейсов и возможности выполнения интуитивно понятных операций новая система значительно превосходит ранее используемое решение на базе Documentum. Можно сказать, что мы получили хорошо продуманный и удобный инструмент. О старой системе уже давно никто не вспоминает.
Опыт работы в СЭД TESSA постепенно стал рождать интересные идеи. Пользователи часто обращаются к нам с предложениями реализовать дополнительные функции, чтобы еще больше упростить рутинную ежедневную работу.
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: Когда мы перешли к эксплуатации новой системы, то уже могли ее достаточно свободно сопровождать. Так, наши специалисты к тому времени уже умели самостоятельно менять конфигурацию и реализовывать дополнительные решения. И это большой плюс нашей команде, ведь все-таки переход на новую платформу СЭД – достаточно деликатное мероприятие. Подобные проекты очень редко проходят без вопросов и претензий. Все-таки надо понимать, что любая смена решения связана с тем, что пользователям на какое-то время необходимо выйти из зоны комфорта. Всегда нужно время на то, чтобы «принять» систему, адаптироваться и понять ее возможности.
ЕВГЕНИЙ ШЕПШЕЛЕВИЧ: В рамках перехода на преимущественное использование отечественного ПО в 2022 г. планируется перевести на платформу TESSA ряд подсистем, реализованных на платформе SAP: электронный архив (Проектно-сметная документация, Исполнительно-техническая и организационно-распорядительная документация, имущественные документы, пакеты документов, предусмотренные условиями договоров и др.); подсистема согласования и выдачи электронных пропусков; учет рационализаторских предложений. Самой большой задачей рассматривается обеспечение доступа через окно системы TESSA к электронному архиву, в котором, в частности, хранится вся нормативно-техническая документация, а также документы о вводе объектов в эксплуатацию. Некоторым из этих файлов уже по 30-40 лет. Таким образом, мы видим TESSA в качестве решения, объединяющего большую часть систем и сервисов, которые используют наши сотрудники.
