«Газпромтранс» завершил переход на российскую платформу управления документами и бизнес-процессами TESSA.

ООО «Газпромтранс» — дочерняя компания ПАО «Газпром», объединяющая железнодорожные активы в единый технологический комплекс. Помимо главного офиса в организацию входят ещё 7 филиалов: Амурский, Астраханский, Иркутский, Оренбургский, Сургутский, Ухтинский и Ямальский. Общая численность сотрудников составляет порядка 3,5 тыс. специалистов.

В 2022 году перед «Газпромтранс» встала задача по переходу на отечественную платформу электронного документооборота, связанная с общей стратегией импортозамещения и необходимостью в создании единого, удобного и современного информационного пространства.

На момент старта проекта электронный документооборот существовал в компании в виде решения на базе СУБД Oracle. Система обеспечивала все процессы делопроизводства включающего в себя более 100 типов различных документов. Отличительной особенностью используемого решения было наличие большого количества нетиповых уникальных процессов, разработанных специально для «Газпромтранса». Предполагалось, что новая платформа сохранит существующую бизнес-логику, а также расширит ее за счет включения в себя электронного хранилища документов ЭХД (документов временных сроков хранения).

Рассмотрев и проанализировав 7 разных программных продуктов на предмет соответствия требованиям, в компании остановились на платформе TESSA. Ключевые преимущества системы, определившие ее успех перед конкурентами: гибкость, удобный интерфейс и быстрота отклика в сочетании с широкими техническими возможностями. Сотрудники «Газпромтранса» также учитывали опыт других компаний Группы «Газпром» в создании разного рода цифровых систем на основе российских продуктов. Перспективные решения после успешной апробации холдингом включаются в каталог программного обеспечения для дальнейшего использования в филиалах и дочерних компаниях. В число таких продуктов входит и платформа управления документами и бизнес-процессами TESSA.

Проект стартовал в начале 2023 года. По результатам тендерных процедур был выбран подрядчик по внедрению TESSA — партнер вендора, компания Таргет, которой предстояло реализовать весь требуемый функционал. Совместно с проектной командой «Газпромтранса» был сформирован поэтапный план перехода на новую систему электронного документооборота (СЭД).

К настоящему моменту TESSA введена в опытно-промышленную эксплуатацию и используется сотрудниками «Газпромтранса» в ежедневной работе. Протоколы совещаний, поручения, входящие и исходящие документы, внутренняя переписка, приказы и распоряжения, локальные нормативные акты, а также договоры и дополнительные соглашения – всего более 50-ти типов документов уже существуют только в TESSA. Реализовано электронное хранилище документов, которое является единым местом хранения юридически значимых документов головного офиса и филиалов «Газпромтранса» и источником документов для витрины данных для налогового мониторинга. Разработано универсальное интеграционное решение, позволившее любым внутренним информационным системам получить доступ к документам, процессам, справочникам в TESSA. Выполнены интеграции с системами бухгалтерского и производственного учёта. Разработана информационно-справочная система, позволяющая обеспечивать работников актуальными редакциями локальных нормативных актов. Подготовлены информационно-справочные материалы по эксплуатации новой СЭД для максимального удобства всех пользователей.

На стадии тестирования и запуска в опытно-промышленную эксплуатацию находятся блоки складских, бухгалтерских, производственных документов, а также сервисы интеграции с площадками электронного документооборота Контур.Диадок и ЭДО ЭТП ГПБ.

«ООО «Газпромтранс» особое внимание уделяет вопросам цифровой трансформации, внедрению передовых IT-технологий и решений с учетом импортозамещения и перспектив развития на многие годы вперед. К выбору системы электронного документооборота, как к одной из важнейших составляющих IT-ландшафта, подходили максимально ответственно и тщательно. Платформа TESSA и решение, разработанное для нас, позволили нам справиться с широким кругом задач, в том числе специфических. Богатый набор инструментов и гибкость позволяют непрерывно развивать решение, максимально учитывать потребности наших пользователей», — отметил Алексей Сысоев, начальник отдела организации делопроизводства и архива ООО «Газпромтранс», руководитель проекта внедрения TESSA.