×

Российская СЭД для международного банка

В период с 2015 по 2018 год рынок систем электронного документооборота претерпел существенные изменения, трендовое движение в сторону цифровой трансформации, возникшее в бизнес-сообществе, привело к изменению требований к информационным системам в первую очередь со стороны крупных заказчиков, таких как Райффайзенбанк, российской дочерней компании одноименной международной банковской группы.

В 2018 году в банке было принято решение о проведении тендерной процедуры, и поиску современной СЭД, поскольку предыдущее решение перестало соответствовать бизнес-задачам.

В поисках лучшего

Основные задачи для системы были определены в первую очередь объемом ранее реализованного функционала, а также необходимостью реализовать накопленные требования, отложенные или не выполненные своевременно в силу ограничений старой системы. В тендерной документации были заявлены к переносу в новую систему блок делопроизводства, документооборот с внешними контрагентами, управление бумажным архивом и работа с приказами и распоряжениями.

Технические требования к системе определялись исходя из требований к автоматизации — наличие полнофункционального web-клиента, инструментов разработки для дальнейшего самостоятельного развития системы силами проектной команды банка, развернутой документации к системе, оптимальных требований к оборудованию и каналам связи и, конечно же, высокая скорость работы системы, отказоустойчивость и дружелюбный интерфейс.

Банк заявил о готовности развивать собственный центр компетенций по выбранной платформе и рассматривал поставщиков, готовых обучать и консультировать команду специалистов, которая будет дорабатывать систему после проекта внедрения. Для российской платформы управления документами и бизнес-процессами TESSA (вендор — ООО «СИНТЕЛЛЕКТ») такие требования не были вызовом, так как платформа уже несколько лет успешно эксплуатировалась многими крупными компаниями в Российской Федерации, в т.ч. в финансовом секторе.

Безусловно, наличие крупных внедрений было принято во внимание командой Райффайзенбанка. Опыт других компаний всегда является веским аргумент в момент определения списка систем и поставщиков, которые планировалось пригласить к участию в процедуре отбора. Рынок открыт с точки зрения успешного и неудачного опыта, компании охотно обмениваются информацией и выступают на конференциях и выставках с целью поделиться своими успехами, обсудить ошибки, которых можно было избежать и рассказывают об аналогичных проектах.

Тендерная процедура предусматривала как показ системы, так и предоставление информации о ее возможностях, подготовку демонстрационных стендов для самостоятельного изучения командой банка. Одним из заключительных этапов выбора предполагалось выполнение пилотного проекта потенциальным победителем. СИНТЕЛЛЕКТ продемонстрировал гибкость системы, простоту настройки и надежность платформы TESSA, настроив небольшой процесс по обработке документов контрагентов банка, поступающих из системы Контур.Диадок (вендор — «СКБ Контур»). За месяц были проработаны требования, настроен обмен документами между двумя системами и обеспечено подписание документов ЭЦП из системы TESSA.

В конце марта 2018 года система TESSA была выбрана в качестве платформы управления документами и бизнес-процессами для Райффайзенбанка как перспективная платформа, с помощью которой будут реализованы все запланированные задачи.

Реализация проекта

Следует отметить, что проекты по переходу с одной системы на другую идут сложнее, чем проект внедрения, когда весь документооборот был до этого на бумаге, в электронной почте и в MS Excel. В таких проектах поставщик должен уметь перевести заказчика с языка одной системы на язык другой, что не менее важно, чем правильный выбор системы и ее преимущества перед конкурентами.

В процессе внедрения проекта были выявлены необходимые интеграции со смежными системами, которые не были реализованы ранее и не были заявлены в первоначальных требованиях. Наличие целостного ландшафта, связывающего системы между собой, делает процессы более прозрачными, быстрыми и удобными, что и выявилось на проекте внедрения TESSA в Райффайзенбанке. Например, безбумажный обмен документами с Федеральной налоговой службой был реализован уже параллельно с основным внедрением. Данная интеграция позволила организовать целостный механизм обмена документами между банком и ФНС, в том числе с использованием ЭЦП.

Интеграция с сервисом DaData сократила временные затраты сотрудников банка по вводу данных контрагентов. Теперь достаточно ввести наименование контрагента, чтобы получить мгновенный результат по проверке его адреса, ИНН, КПП, что сокращает не только время на поиск корректных данных по контрагенту, но обеспечивает более высокую скорость обработки информации в системе в целом.

Многие интеграции обогатили систему электронного документооборота в банке и сделали ее полноценным сервисом управления бизнес-процессами и документами. TESSA полностью соответствует таким запросам со стороны банка, платформа показала себя как надежный инструмент автоматизации процессов, который прослужит банку ближайшие годы и окупит понесенные затраты.

Итоги и планы

К концу 2020 года функционал СЭД из предыдущей системы был полностью перенесен в TESSA. За два с небольшим года от старта проект вырос в несколько раз за счет ввода новых процессов и интеграций по мере возникновения потребности.

TESSA успешно интегрирована в ИТ-инфраструктуру банка:

  • автоматизированы блоки:
    • входящая и исходящая документация 
    • корреспонденция (автоматизация процессов перемещения документов между офисами) архив первичных бухгалтерских документов
    •  архив первичных бухгалтерских документов
    • ЮЗДО
  • организован электронный документооборот с Федеральной налоговой службой, автоматизирован обмен регламентированной отчетностью с ИФНС — интеграция с Контур.Экстерн
  • настроена интеграция с внешним сервисом DaData
  • реализована интеграция с приложением Почты России
  • создан модуль работы с обращениями госорганов и их конвейерное распределение, настроены механизмы распределения нагрузки между исполнителями.

На начало 2021 года на данной платформе документооборота TESSA работают практически все сотрудники московского офиса Райффайзенбанка, а также подразделения в Ярославле.

Число пользователей системы — 10 000.

Цитаты

Проект оказался масштабнее, чем мы ожидали, когда начинали сотрудничество с банком. Перед нами огромное количество новых задач, которые стали появляться после запуска первых функциональных блоков. Такое развитие проекта лучшее подтверждение тому, что наша система соответствует всем требованиям крупного заказчика, развивается в соответствии со спросом функциональных пользователей и не утрачивает потенциала для формирования новых требований, отмечает Галина Майорова, руководитель отдела продаж СИНТЕЛЛЕКТ.