Розничная сеть гипермаркетов «Глобус» завершила проект по переносу электронного архива документов на ECM/BPM-платформу TESSA. Проект реализован компанией Konica Minolta Business Solutions Russia и позволил дополнить существующие процессы документооборота расширенными возможностями поиска, обработки и архивирования документов, а также подбором и выгрузкой для передачи контролирующим органам.

Замена устаревшей архивной системы с одновременной автоматизацией смежных процессов по обработке документации произведена в кратчайшие сроки. Проект стартовал в феврале 2023 года, базовая часть настроек и интеграция с другими системами заказчика была сделана поэтапно, полная миграция данных завершилась к декабрю 2024.

Розничная сеть гипермаркетов «Глобус» насчитывает 20 торговых площадок в Москве и шести городах Центрального федерального округа. Численность сотрудников компании превышает 11 тысяч человек. Ассортимент гипермаркетов составляет более 65 тысяч наименований, включая порядка 1500 продуктов под собственными торговыми марками.

При реализации проекта специалисты Konica Minolta столкнулись с отсутствием документации по старому архиву и невозможностью привлечения его разработчиков. Процесс перехода на новую платформу TESSA разделили на четыре этапа. На первом этапе реализовали общесистемные функции и архивацию электронных счетов на поставку товара. Затем развернули сервер для платформы ЭДО и начали подготовку программной части.

В качестве новой платформы была выбрана система TESSA разработчика СИНТЕЛЛЕКТ. После ее развертывания и синхронизации с мастер-системами в части общесистемных справочников,специалисты приступили к внедрению новой архитектуры электронного хранения, а также тестированию общесистемных функций архивирования счетов.

На втором этапе специалисты Konica Minolta разработали инструменты для массовой выгрузки данных из нового архива. Был создан механизм подбора документов посредством API для потенциальной интеграции со смежными системами. Процессы планирования и массовой выгрузки документов в ЭДО настроены с учетом приоритезации по категориям.

На следующем этапе наладили процесс архивации товарных и других документов, подлежащих хранению в системе ЭДО, таких как штрафы, бонусы, возвраты, акты сверки и взаимозачета, сертификаты и доверенности контрагентов.

На четвертом, заключительном этапе, разработан план пошагового переноса данных из старого архива с учетом новой структуры и специфики передаваемых документов. Одновременно развернут модуль архивации договорных и расходных документов.

Переход на современную платформу с сохранением процессов, файлов и метаданных позволил упростить и ускорить поиск по архиву, расширить список поддерживаемых типов документов. Внедрение универсального API обеспечило прозрачность интеграции большинства систем с новой платформой. Универсальный механизм подбора и выгрузки большого количества документов дал возможность автоматизировать процесс их дальнейшей передачи в контролирующие органы, в том числе, в ФНС.

После запуска в новый архив уже загружено более 2 млн документов, при этом ежедневно обрабатывается в среднем порядка 20 тысяч единиц архивных материалов. В системе также активировано 400 конкурентных лицензий по архиву.

«Реализация такого масштабного проекта стала возможной благодаря использованию разработок компании СИНТЕЛЛЕКТ в области электронного документооборота. В итоге удалось оптимизировать и ускорить процессы поиска, обработки и архивации больших объемов документов на платформенном уровне. Мы гордимся сотрудничеством с одним из крупнейших ретейлеров и надеемся, что итоги этого внедрения помогут компании ″Глобус″ в дальнейшей работе», — сказал Георгий Егоров, менеджер по работе с ключевыми заказчиками Konica Minolta Business Solutions Russia.

«Платформа TESSA изначально спроектирована в концепции готовности к высоким нагрузкам и фактически является одной из немногих ECM/BPM-платформ, хорошо зарекомендовавшей себя в корпоративном сегменте бизнеса, где обрабатываются десятки миллионов документов и одновременно работают десятки тысяч пользователей. Важно отметить, что решение для сети гипермаркетов ″Глобус″ реализовано и запущено в эксплуатацию нашим партнером без привлечения вендора, что с одной стороны говорит о высокой прикладной готовности платформы, с другой — о зрелости и высоком профессионализме нашей партнерской сети», — прокомментировал Павел Каштанов, генеральный директор СИНТЕЛЛЕКТ.

«Реализация проекта специалистами Konica Minolta выводит процессы документооборота в нашей компании на качественно новый уровень без существенных изменений для персонала. В результате мы получили эффективные инструменты работы с документацией на современной производительной платформе. Внедрение нового архива позволит повысить производительность труда за счет более рационального использования рабочего времени наших сотрудников», – отметила Александра Корниясова, руководитель проекта сети гипермаркетов «Глобус» в России.