В марте 2019 года в отеле «Mercure Москва Павелецкая» состоялась весенняя конференция TAdviser СЭД и ECM Day 2019. Мероприятие собрало более 130 представителей ИТ-индустриии: ведущие вендоры, директора и менеджеры крупных российских и зарубежных компаний, представители органов государственной власти. Участники конференции обсудили управление документами в новом цифровом мире, влияние импортозамещения, потребности заказчиков, тенденции и тренды развития российского рынка СЭД/ECM-систем. Компания Syntellect с платформой документооборота TESSA традиционно выступила официальным партнером мероприятия.
В рамках деловой программы Игорь Дубина, операционный директор Банка СОЮЗ рассказал о проекте перехода на современную СЭД. Перед Банком стояли задачи по расширению границ автоматизации и снижению административной нагрузки в части сокращения затрат на содержание архивного фонда в бумажном виде. В проекте было запланировано создание следующих систем:
- система учета и хранения электронного архива клиентских досье;
- система сшива документов дня в соответствии с требованиями Указания ЦБ РФ 2346‑У
- корпоративная система электронного документооборота.
Проведенный самостоятельный анализ рынка современных систем показал, что эти задачи можно решить не только на специализированном ПО для каждого решения в отдельности, современные платформы СЭД/ECM успешно решают эти задачи. В качестве платформы реализации была выбрана российская платформа управления документами и бизнес-процессами TESSA.
Проект стартовал в конце 2017 года первая очередь проекта была посвящена автоматизации блока «Архив клиентских досье». На текущий момент в централизованном электронном архиве размещены документы по клиентам в количестве более 27 тыс. (наполнение электронного архива ведется во всех филиалах и ГО Банка), оптимизировано время поиска документов, сокращен срок согласования документов на открытие счета клиента-ЮЛ с 7 до 2 дней.
Вторая очередь проекта — реализован функциональный блок по учету и хранению документов дня в соответствии с требованиями Указания ЦБ РФ 2346‑У. Система обеспечивает хранение бухгалтерских документов в электронном виде, ведение печатных форм документов с учетом историчности их применения (инструментарий для создания печатных форм с указанием явно периода их действий и кодировкой, соответствующей кодам, выгружаемым из банковской системы) и ведение оперативного архива документов, с возможностью поиска документов по данному архиву. Решение по проекту 2346-У позволяет формировать отчеты и реестры документов по настраиваемым алгоритмам, а также создавать образы данных, которые могут быть записаны на CD-/DVD-диски, и вести расчет контрольной суммы записанных атрибутов документов, что гарантирует неизменность хранящихся документов.
Внедрение решения по созданию корпоративной системы электронного документооборота — 3-я очередь проекта, автоматизирует работу с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами, позволяет отслеживать контроль исполнения поручений. В планах на ближайшую перспективу заложено создание и согласование заявок HR, ИТ, служебных записок, автоматизация процесса командировок, автоматизация работы коллегиальных органов.
Игорь отметил, что на сегодняшний день экономия от внедрения СЭД TESSA в Банке составляет десятки млн. рублей, эффект достигнут за счет сокращения издержек, оптимизации бизнес-процессов и стоимости создания банковских продуктов.
Посмотреть презентацию доклада, PDF, 4 МБ
Галина Майорова, руководитель отдела продаж Syntellect, провела обзор рынка СЭД с позиции спроса на платформу TESSA и обозначила основные тренды российского рынка. Основные тенденции рынка: укрупнение бизнеса компаний, массовая автоматизация всех процессов предприятия, централизация ИТ-инфраструктуры и накопление объемов документов и информации. Галина также отметила ощутимое влияние государственной политики импортозамещения на ИТ-рынок.
В настоящее время среди запросов на реализацию СЭД как обязательные требования фиксируют наличие полнофункционального web-клиента, возможность встраивания СЭД в общий ИТ-ландшафт предприятия, простоту настройки и лицензирования. Помимо вышеперечисленных требований, можно сказать уже «классических», приходят запросы на реализацию задач юридически значимого документооборота, автоматизацию работы с авансовыми отчетами по командировочным расходам, учет и хранение электронных документов операционного дня в соответствии с требованиями Указания ЦБ РФ 2346-У, инженерно-технический документооборот, архивы клиентских досье, кадровых документов и хранение неструктурированных документов.
В связи с изменившимся характером запросов в план развития платформы TESSA вносятся регулярные изменения. В 2018 году была реализована поддержка серверов приложений на базе ОС семейства Linux (три представлены в Едином реестре российских программ Минкомсвязи), поддержка СУБД PostgreSQL и российской Postgres Pro. В платформу включен инновационный модуль Workflow Engine с графическим конструктором бизнес-процессов, который соответствует концепции «low code» и позволяет настроить процессы любой сложности без программирования. Изменилась политика лицензирования — клиентские лицензии стали универсальными и позволяют работать как из web-клиента, так и desktop приложения.
Проведя анализ входящих запросов, Галина Майорова обозначила критерии, по которым современный заказчик выбирает СЭД TESSA:
- Интерфейс пользователя, основные принципы работы в СЭД простые и понятные
- Архитектура платформы: скорость работы, масштабируемость, хранение файлов отдельно от базы данных, готовность к высоким нагрузкам, работа в системе нескольких территориально распределенных юридических лиц (филиалов, ДЗО, ДЗК)
- Работа с документами: сравнение графических и текстовых документов в различных форматах, автоматическая сверка скан-образов с оригинальным текстом, контроль внесения несанкционированных правок в итоговую версию документа, полнотекстовый поиск документов
- Функционал платформы: интеграционные возможности, инструментальные средства для настройки решения, эффективные средства управления бизнес-процессами.
- Стоимость лицензий и работ по внедрению и сроки выполнения проекта
Помимо возможностей самой платформы заказчику важно увидеть «живую» систему с аналогичным своему профилем нагрузки и схожей функциональностью. Также важнейшим критерием является демонстрация экспертизы подрядчика в создании аналогичных решений на предлагаемой платформе. Особенно это имеет значение, когда речь идет о создании специализированных, профильных решений.
Посмотреть презентацию доклада, PDF, 1 МБ
В перерывах между выступлениями спикеров участники конференции познакомились с возможностями российской платформы TESSA и смогли лично оценить систему в действии. Для дальнейшего изучения всем заинтересованным был предоставлен доступ к облачному демо-стенду TESSA.
