Генеральный директор компании Syntellect Павел Каштанов в интервью для портала ECM.ICT-Online.ru рассказал об особенностях проектов и решений СЭД/ECM для крупного бизнеса.

ECM.ICT-Online.ru:

Какова в целом специфика внедрения СЭД в крупных компаниях? Какие решения им наиболее интересны, на что ориентируются в выборе СЭД/ЕСМ и тд)?

Каштанов Павел:

«Специфику проектов внедрения СЭД в крупных компаниях можно смотреть в двух взаимосвязанных между собой аспектах: организационном и техническом. Наша компания, и как разработчик ECM/BPM платформы для высоконагруженных решений, и как непосредственный интегратор-внедренец обязана учитывать все аспекты и особенности.

В организационном плане крупная компания, как правило, представляет собой сеть территориально распределенных организационных единиц, связанных общей деятельностью. В зависимости от типа и структуры бизнеса возможны разные схемы подчинения организационных единиц друг другу, с учетом этого прорабатывается план внедрения, опираясь на экспертизу и опыт внедрения в аналогичных компаниях.

В части архитектуры распределенного решения сейчас, благодаря все большей доступности широких каналов связи, определенно наблюдается тенденция к централизации. В качестве площадки для запуска, как правило, выбирается головной филиал и один из дочерних филиалов компании. К обсуждению и анализу бизнес-процессов могут быть также привлечены ответственные сотрудники и от других филиалов, что бы в проектируемом решении можно было сразу заложить все особенности взаимодействия при тиражировании разработанного решения.

Однако, как бы ни была грамотно спроектирована архитектура решения, не менее важна технологическая готовность платформы СЭД к высоким нагрузкам, которыми сопровождается любое крупное внедрение. Проблема производительности решения СЭД – один из самых опасных рисков, который может свести на «нет» все остальные плюсы системы.

Крупная компания – это десятки тысяч активных пользователей, десятки и даже сотни миллионов документов, сложная система прав распределения доступа сотрудников к документам и функциям, сотни тысяч экземпляров бизнес-процессов в активной стадии жизненного цикла.

Деградация производительности часто начинается неожиданно. Сегодня система работает, завтра достигнут критический порог – и начинаются трудности. Их нужно уметь быстро решать. Хорошо знакомы попытки решать такие проблемы за счет апгрейда железа – но это лишь временное приглушение проблемы и серьезные дополнительные затраты. Проблема многих систем в том, что оптимизация часто требуется на уровне, который недоступен разработчикам решений на платформе и тем более заказчику решения. Может потребоваться вмешательство вендора и изменение объектов схемы данных. Это всегда долго и не всегда вообще возможно, не говоря уже о больших затратах. Чтобы внедрение СЭД не зашло в тупик крайне важным аспектом при выборе СЭД в крупной компании является возможность масштабирования и оптимизации конечного решения на всех уровнях архитектуры платформы.

Кроме того, каналы передачи данных часто бывают недостаточно широкими или могут быть сильно перегружены, СЭД для нормальной работы не должна предъявлять высоких требований к каналам.

Также в инфраструктуре крупной компании, как правило, уже есть множество различных ИТ-систем, с которыми платформе СЭД нужно эффективно интегрироваться.

Таким образом – основные ориентиры для выбора СЭД в крупной компании это экспертиза компании-интегратора в масштабных внедрениях, гибкость платформы, готовность к масштабированию и оптимизации на всех уровнях системной архитектуры, в комплексе с функциональными, эргономическими и, разумеется, ценовыми показателями.»

ECM.ICT-Online.ru:

Какой процент клиентов Вашей компании относится к крупному бизнесу, насколько значима эта часть клиентской базы, какой процент выручки она приносит?

Каштанов Павел:

«Несмотря на универсальность нашей платформы СЭД TESSA, архитектура платформы проектировалась под крупные внедрения и схема нашей проектной работы как компании-вендора ориентирована на работу с крупным бизнесом. Полноценный проект внедрения СЭД «под ключ» может зачастую оказаться слишком дорогим для компаний малого и среднего бизнеса, к тому же, для крупных компаний экономическая выгода от внедрения СЭД по сравнению с затратами на внедрение существенно выше, чем в небольших компаниях.

Но это совсем не значит, что TESSA не подходит малому и среднему бизнесу. Для небольших компаний у нас есть типовые решения – комплекс готовых открытых настроек системы, который можно использовать практически сразу после установки, а средства настройки и доработки решений, доступные непосредственно специалистам заказчиков, помогут адаптировать решение по конкретные требования без существенных затрат.

Поэтому среди всех клиентов, в т.ч. которые закупали у нас лицензии СЭД TESSA через партнерскую сеть (12 компаний партнеров) присутствует как крупный так и малый и средний бизнес примерно с одинаковым распределением. Однако, в части выручки, Синтеллекту более 80% приносит крупный бизнес, и, как уже говорилось выше, практически вся проектная работа консолидирована в этом сегменте.»

ECM.ICT-Online.ru:

Какие продукты Вашей компании им больше подходят, каковы особенности проектов Вашей компании у крупных заказчиков?

Каштанов Павел:

«У нас по сути один продукт и наш основной инструмент автоматизации – платформа управления документами и процессами TESSA, которая проектировалась и разрабатывалась именно под высоконагруженные решения.

На данный момент у нас есть более десятка крупных внедрений, в которых заказчики уже успели поработать с несколькими различными СЭД и, в итоге, остановились на TESSA и развивают свои решения по документообороту на ней, как на платформе максимально удовлетворяющей по всем функциональным требованиям с наилучшими показателями производительности и надежности. Обратных случаев, когда клиент заменял TESSA другую платформу СЭД, в нашей практике не было.

Из особенностей проектов, помимо высоких показателей нагрузки, наверное, стоит отметить большой интерес к полнофункциональному web-клиенту TESSA: в некоторых крупных внедрениях он используется как основной или наравне с десктоп-клиентом.

В ряде крупных кейсов у нас используется так называемая гибридная архитектура, когда решение имеет централизованную базу, но при этом в филиалах настроены локальные хранилища файлов, доступ к которым наиболее часто запрашивается сотрудниками этих филиалов, таким образом существенно снижается нагрузка на сеть и сокращается время доступа к большинству документов.

Большой популярностью для внедрений в международных компаниях пользуется возможность самостоятельной настройки локализации системы без привлечения наших специалистов для доработки решения.

Во многих решениях, связанных с обработкой больших объемов бумажных документов, активно используются средства автоматической классификации и распознавания скан-образом документов. Для этих целей мы, как правило, используем ПО компании ABBYY.

Интересной особенностью, которая присутствует практически в каждом крупном проекте, можно назвать «прозрачную» интеграцию TESSA с другими информационными системами компании – возможность в TESSA «на лету» собирать карточки, справочники, представления и даже документы из данных различных систем и работать с ними точно также, как со стандартными объектами TESSA.

Наконец, очень большим плюсом для крупных компаний является универсальность платформы – с помощью одного инструмента можно решить очень широкий круг как стандартных задач по созданию электронных архивов и по управлению документами, так и автоматизировать комплекс профильных бизнес-процессов в сфере бизнеса компании, например, финансовой, страховой, производственной, сфере ритейла и т.д.»

ECM.ICT-Online.ru:

Приведите пример наиболее интересного проекта.

Каштанов Павел:

«Несмотря на многообразие крупных проектов внедрения, наиболее интересным вот уже много лет остается наш проект в банке ВТБ24, где универсальность платформы и ее показатели производительности и надежности раскрываются наиболее масштабно.

За время сотрудничества банка ВТБ24 и компании Syntellect был создан и запущен в эксплуатацию целый комплекс автоматизированных решений на базе платформы TESSA, в т.ч. электронный архив клиентских и продуктовых досье, система управления логистикой и архивом бумажных документов, ряд бизнес-процессов Операционного департамента, связанных с обработкой документов на рассчетно-кассовое обслуживание, зарплатные проекты, кредиты, депозиты, досье проблемного актива, заявки на эквайринг, обработка и электронный архив документов валютного контроля с функционалом акцепта платежей, электронный архив запросов и ответов ФОИВ (ФССП и ФНС); ряд процессов Финансового департамента по согласованию договоров, распоряжений на оплату, корректировок лимитов, а также управление доверенностями, командировками и авансовыми отчетами, распоряжениями на оприходование по первичным бухгалтерским документам, согласование актов на списание и ввод в эксплуатацию, а также ряд других бизнес-процессов и подсистем.

В части решений активно задействовано ПО ABBYY для автоматической классификации и распознавания документов с целью оптимизации работы фронт-линии Банка, где производится первичная обработка и ввод документов в систему. 

TESSA интегрирована с более, чем 20 различными системами в инфраструктуре Банка, хранит и обрабатывает в общей сложности более 600 миллионов документов, с решениями на базе TESSA одновременно работают более 30 тысяч сотрудников в рамках централизованного решения.»