В интервью для проекта ECM.ICT-Online.ru Павел Каштанов поделился опытом компании Syntellect и партнерского сообщества по организации территориально-распределенных внедрений в платформе TESSA.
Павел Каштанов, генеральный директор компании Syntellect:
«Территориально-распределенные компании при обработке документов, как правило, применяют две модели: централизованное принятие решений в головном подразделении либо локальная работа в филиале со своими документами с частичным вовлечением головного подразделения в бизнес-процессы и согласования с предоставлением доступа к своим документам.
Среди наших заказчиков мы наблюдаем централизованную схему принятия решений в страховых компаниях и банках: например, филиал регистрирует страховой убыток или заявку на кредит, которые рассматриваются и анализируются в электронном виде в центре, а вот производственные компании больше склонны к децентрализованному документообороту.
В платформе управления документами и бизнес-процессами TESSA, разработанной нашей компанией, есть ряд встроенных возможностей для построения различной системной архитектуры при автоматизации бизнес-процессов территориально-распределенного бизнеса с учетом особенностей и потребностей той или иной компании. Сразу хочется отметить, что с точки зрения системной архитектуры, с учетом расширения возможностей и общего удешевления каналов передачи данных, сейчас определенно наблюдается тенденция к построению централизованной архитектуры решения, т.к. систему с децентрализованной архитектурой и репликацией между несколькими площадками гораздо сложнее (и дороже) внедрять, а еще сложнее поддерживать и обновлять. Однако, если речь идет о передаче больших объемов информации, например, многостраничных скан-образов в хорошем качестве или медиаконтента, то даже на сравнительно широких каналах, загрузка таких документов и последующий доступ к ним может занимать значительное время. С точки зрения работы с реестрами и карточками TESSA максимально оптимизирована по трафику и количеству запросов к серверу. Поэтому операции, которые не требуют загрузки файла на рабочее место пользователя, выполняются в доли секунды даже на довольно слабых каналах передачи данных. Для размещения в системе объемных документов в TESSA предусмотрен механизм фоновой загрузки файлов: при вложении в карточку файла большого размера, работа системы не блокируется до окончания загрузки. Загрузка файла на сервер СЭД происходит в отдельном потоке, при этом система остается полностью доступной для работы: можно открывать другие карточки, выполнять задания, осуществлять поиск документов, строить отчеты и т.п. Аналогично ситуация обстоит с получением содержимого большого файла на рабочее место пользователя.
При автоматизации бизнес-процессов урегулирования убытков автострахования в одной крупной страховой компании применялась централизованная схема урегулирования — все вопросы рассматривались в центре группой экспертов, но убытки регистрировались по всей стране в нескольких десятках филиалов. Порой, в качестве материалов к делам по убыткам прикреплялись записи ДТП с видеорегистраторов — файлы по 1.5-2 Гб. При этом, с учетом механизма фоновой загрузки, пользователи в филиалах не испытывали никаких сложностей с регистрацией.
Для ситуации, когда филиалы компании много работают «внутри себя» со своими документами, мы предлагаем рассмотреть организацию локального файлового хранилища документов внутри филиала, т.е. частично децентрализованную архитектуру. Частично децентрализованная архитектура подразумевает использование единой базы с атрибутивными данными для всех филиалов и организацию локальных серверов приложений и файловых хранилищ для каждого удаленного подразделения. Когда пользователи работают в разных филиалах со своими документами локальный сервер приложений разделяет данные карточек и файлов и отправляет метаданные в центральный сервер баз данных, а файлы — в локальный файловый ресурс. Трафик между сервером приложений и сервером баз данных получается небольшой, а доступ к файлам происходит по локальной сети, таким образом достигается быстрая и комфортная работа СЭД. С помощью такой схемы возможна реализация крупного распределенного решения с единой централизованной базой данных, соответственно, получается существенно сэкономить на серверном оборудовании и затратах для администрирования системы, при этом сохранив показатели скорости и производительности СЭД на максимальном уровне.
В отдельных случаях, когда территориально-распределенные подразделения группы компаний сами по себе достаточно крупные и независимые, при этом, каждое из них имеет свои специфические бизнес-процессы, все же возможна организация решения с полностью децентрализованной архитектурой и частичной репликацией данных справочников, документов и заданий бизнес-процессов, которая также может быть настроена в платформе TESSA. Однако доля таких внедрений у нас и в сообществе наших партнеров сравнительно невелика: при детальном анализе вышеописанных вариантов и тестировании скорости работы СЭД заказчики, как правило, отдают предпочтение первым двум вариантам.»
