В 2019 году команда CFO Russia при поддержке Prosperity Media определила победителей конкурса «Лучший ЭДО России и СНГ 2019». Придерживаясь главного принципа премии — профессионалы оценивают профессионалов, в состав жюри вошли руководители и директора с опытом работы по внедрению ЭДО. Проекты оценивали по следующим критериям: сроки внедрения проекта, охват документооборота, достигнутый эффект от внедрения, инновационные инструменты, которые использовались, и другие. Победителей выбирали по 6 номинациям среди 27 компаний-участников с самыми передовыми и масштабными проектами. Награждение прошло в рамках Одиннадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот».
В номинации «Лучший ЭДО в бухгалтерии» победителем стала компания «Красцветмет». Проект внедрения ЭДО выполнен при участии специалистов компании «ЕСМ Групп Про».
 Алена Гатина, главный бухгалтер, Ниссан Мэнуфэкчуринг Рус, и Евгений Шуляковский, руководитель проектов, Красцветмет |
Подробнее рассмотрим проект по внедрению СЭД TESSA в одном из крупнейших в мире производителей драгоценных металлов и изделий из них.
Красцветмет постоянно усовершенствует процессы взаимодействия с клиентами компании. В связи с увеличением внутреннего и внешнего документооборота в компании возникла необходимость создания единого информационного хранилища. Работа с бумажными документами не обеспечивала должной защиты самого документа — на различных стадиях жизненного цикла оригиналы могли оказаться поврежденными или даже потерянными. Процесс формирования пакета документов для предоставления в налоговые органы выполнялся вручную и занимал длительное время, а также в некоторых из информационных систем (ИС) компании не было технической возможности для подписания документов электронной подписью (ЭП). Осенью 2017 года в компании было принято решение о переходе на безбумажный документооборот и старте проекта по внедрению СЭД.
В Красцветмете функционирует более 40 информационных систем. Специалисты компании настроили интеграцию ключевых ИС в единый интерфейс СЭД TESSA:
 |
СЭД TESSA сопровождает все производственные процессы компании, что позволяет иметь быстрый доступ к любому документу и автоматически формировать необходимые пакеты документов. Маршруты согласования и подписания система выстраивает в зависимости от вида документа. В системе предусмотрены различные варианты подписания электронного документа (форматы PDF, DOC, XLsx, Txt, XML): от одной до нескольких видов ЭП. Исходящие электронные документы, подписанные ЭП, клиент может получить по нескольким каналам связи: в Личном кабинете, через оператора ЭДО и по электронной почте. Входящие электронные документы поступают напрямую ответственному специалисту через оператора ЭДО. Если клиент не подключен к ЭДО, то бумажные документы поступают в административное управление на поточное сканирование и дальнейшее размещение скан-копий в электронном архиве компании.
Платформа TESSA позволила перевести внутренний и внешний документооборот компании в электронный вид, создать единый архив юридически значимых документов, ускорить процесс оформления документов, автоматизировать обмен документами с партнерами, оптимизировать сроки подготовки документации на запросы контролирующих органов, а также автоматизировать размещение сведений на Единой информационной системе в сфере закупок.
Результаты внедрения системы электронного документооборота TESSA в ОАО «Красцветмет» на сегодняшний день: из 450 видов документов компании 395 переведены в электронный вид, более 800 сотрудников подписывают документы ЭП, подготовка первичных документов стала легче и быстрее. В системе зарегистрировано 660 тыс. документов и ежемесячно количество документов увеличивается примерно на 50 тыс., поставлено свыше миллиона ЭП. Достигнута значительная экономия на расходных материалах, почтовых и курьерских затратах. В 15 раз сократилось время подготовки документов для контролирующих органов. С начала 2019 года сэкономлено более 1,8 млн. листов бумаги, а это почти 150 деревьев.
В компании намечены планы по развитию проекта и использованию СЭД TESSA для новых бизнес-процессов, а именно: подписание документов с мобильных устройств с использованием КриптоПро myDSS, перевод бумажных журналов в компании в цифровую форму и настройка прямой интеграции с оператором ЭДО Такском.
«Задача перехода на электронный документооборот стоит перед всеми компаниями, потому что это один из ключевых элементов перехода к цифровой экономике в целом. Опыт Красцветмета показывает, что реализовать проект перехода на электронных документооборот и поменять культуру работы с документами возможно менее чем за 2 года.» - отмечает Евгений Шуляковский, руководитель проектов Красцветмет.
Поздравляем коллег из ОАО «Красцветмет» с победой в номинации «Лучший ЭДО в бухгалтерии» и желаем успехов в реализации поставленных целей!
 Церемония награждения «Лучший ЭДО России и СНГ 2019» |
ОАО «Красцветмет» — лидер в производстве драгоценных металлов и изделий из них. Компания в промышленных масштабах производит 8 драгоценных металлов, перерабатывает минеральное и вторичное сырье. Входит в десятку крупнейших компаний мира по производству золота, в тройку — по производству платины и занимает первое место по выпуску палладия. Красцветмет является членом Союза золотопромышленников, IPA и IPMI. 100% акций Красцветмета принадлежит субъекту Российской Федерации — Красноярскому краю.
ООО «ЕСМ Групп Про» — IT-команда, обладающая обширным опытом автоматизации и оптимизации процессов документооборота. С 2013 г. деятельность компании ежегодно признается экспертной комиссией как инновационная, наукоемкая и высокотехнологичная. Компания имеет офисы в разных городах России: Новосибирск, Москва, Екатеринбург, Самара. ООО «ЕСМ Групп Про» является партнером-экспертом компании Syntellect по внедрению СЭД TESSA.
Ссылки по теме:
