28 января 2021 года состоялась торжественная церемония награждения победителей Конкурса «Проект года-2020». Девятая ежегодная церемония организована профессиональным сообществом лидеров цифровой трансформации Global CIO. За годы проведения конкурс стал крупной площадкой по обмену опытом и мнениями, базой знаний для ИТ-руководителей и других лидеров в сфере информационных технологий и цифровой трансформации. Проектные достижения участников конкурса оцениваются онлайн-голосованием членов профессионального сообщества GlobalCIO|DigitalExperts.

Проект «Цифровой документооборот «Газпром нефти», реализованный на платформе TESSA, был представлен в категории «Лучшее решение в предметной области» и признан победителем в номинации «СЭД/ЕСМ-системы».

Проект отличается целым рядом характеристик, которые в комплексе делают его уникальным:

• Отсутствие аналогов по масштабам внедрения на российском рынке
• Организационный объем и территориальная распределенность проекта — 44 организации Группы компаний «Газпром нефть» по всей территории РФ, 10 бизнес-процессов, до 20 000 пользователей.
• Единовременное внедрение на весь организационный объем
• Полностью российское решение
• Короткие сроки реализации проекта — 8 месяцев от постановки задачи да запуска в эксплуатацию первой очереди процессов
• Создание собственного Центра компетенций по платформе Tessa
• Реализация новой продуктовой модели управления и тиражирования «СЭД как сервис»
• Построение новой инфраструктуры и лицензионной политики (IAAS, безлимитные лицензии).

При выборе платформы документооборота важными критериями были полная импортонезависимость ПО, наличие полнофункционального web-клиента, возможность построения инфраструктуры в облачных сервисах Компании (IAAS), бесшовная интеграция с информационными системами «Газпром нефти», оперативное масштабирование и тиражирование и, конечно, готовность к высоким нагрузкам.

Миграция бизнес-процессов на TESSA осуществлялась в соответствии с графиком реализации и была разделена на 2 очереди (по 5 бизнес-процессов в каждой очереди):

• в 1-ую очередь вошли процессы по организации работы с входящими документами, исходящими документами, распорядительными документами, а также контроль исполнения документов (поручений). На данном этапе был разработан новый модуль управления работой коллегиальных органов и рабочих совещаний: от процесса инициации вопросов повестки, экспертизы материалов, голосования и до самой регистрации. Внедрены новые инструменты по подписанию документов простой и усиленной квалифицированной ЭП.
• во 2-ую очередь были вынесены процессы по работе с договорными документами, выдача доверенностей, внутренняя переписка, учет выдачи ключей ЭП, управление требованиями к изменению/развитию СЭД.

Проект реализован с большим количеством интеграций со смежными системами. Проведено масштабное обучение всех пользователей в течение 1 месяца до внедрения в очной форме и в форме вебинаров. С целью повышения эффективности внедрения создан портал проекта для информирования о новых возможностях системы с размещением обучающих материалов для всех пользователей, публикацией новостей и дайджестов по системе, вопросы-ответы пользователей с использованием чат-бота.

Срок реализации проекта от выбора ИТ-поставщика до перевода системы в опытно-промышленную эксплуатацию 1-ой очереди составил 8 месяцев. В кратчайшие сроки командам удалось разработать бизнес-решение, провести инфраструктурные и архитектурные изменения ИТ-ландшафта, организовать и обучить сотрудников, провести параллельно настройку ПО на рабочих местах для 20 000 пользователей в 44 организациях Группы компаний «Газпром нефть» по всей территории РФ.

Стоит отметить, что решающую роль успеха проекта сыграла слаженная работа проектных команд с обеих сторон. Участники проекта смогли выработать совместную командную тактику для эффективного решения технически сложных и сжатых по срокам задач. Именно такая командная работа позволила не только сохранить лучшие технические наработки и бизнес-решения, выработанные с годами использования предыдущей СЭД Группы компаний «Газпром нефть», но во многом оптимизировать и улучшить текущие процессы делопроизводства и документооборота, повысить удобство использования СЭД для пользователей и заложить надежный фундамент для успешного развития решений на платформе TESSA в «Газпром нефти».

Поздравляем всех участников проекта с победой и желаем дальнейших успехов!

С подробным описанием проекта можно ознакомиться по ссылке: Цифровой документооборот «Газпром нефти» — GlobalCIO|DigitalExperts.

Ссылки по теме:

• «Газпром нефть» поделилась опытом организации цифрового документооборота на российской ECM/BPM платформе TESSA
• Презентация доклада, PDF, 2 МБ
• Страница конкурса «Проект года»