30 ноября прошел онлайн-форум TESSA USER DAY 2022 — ежегодное клиентское мероприятие для обмена опытом и идеями в сфере управления корпоративным контентом от компании СИНТЕЛЛЕКТ. В этом году в рамках форума состоялась живая дискуссия, на которой эксперты от бизнеса и ИТ обсудили вопросы эволюции СЭД/ECM/BPM-систем. Делимся с вами самыми яркими цитатами и главными итогами в нашем обзорном материале.
Эффективное управление бизнесом невозможно представить без автоматизации и оптимизации процессов — эта тема особенно актуальна, когда многие компании переживают процесс цифровой трансформации и ищут платформы, способные объединить самый разный спектр задач.
В таком качестве выступают современные CSP-системы, способные выполнять как классические операции по организации документооборота, так и решать узкоспециализированные задачи для конкретного предприятия. В каком направлении они развиваются, какие тренды можно выделить, как меняются методы управления и что влияет на реальный пользовательский опыт — эти и многие другие вопросы обсудили участники TESSA USER DAY 2022, организатором которого выступила компания СИНТЕЛЛЕКТ.
Мероприятие прошло в онлайн-формате с трансляцией из телестудии. К прямому эфиру подключились более 200 человек, среди них — руководители профильных отделов, инженеры и аналитики проектных команд, специалисты и ключевые пользователи, которые уже используют платформу TESSA или только еще рассматривают ее к внедрению.
Программа форума включила в себя две части: блок с деловыми докладами и живую дискуссию со съемкой прямого эфира из студии.
Павел Каштанов, генеральный директор СИНТЕЛЛЕКТ открыл мероприятие презентацией «Как TESSA помогает бизнесу стать эффективнее», в которой рассказал, как одна платформа помогает заменить целый ряд систем в компании. «Таким образом достигается существенная оптимизация бизнеса: в администрировании и сопровождении различных систем; сокращаются риски зависимости от множества вендоров или необходимости наращивания собственных компетенций по различным технологиям», — отметил Павел. Спикер напомнил, что в основе развития платформы лежат скорость работы, гарантия высокой производительности, оптимизация хранения, расширенные интеграционные возможности, концепция low-code, технологическое партнерство с ведущими компаниями и импортонезависимость.
Галина Дмитриева, начальник управления организационного развития и контроля АО «Сибирская Сервисная Компания» в докладе «Модернизация СЭД или внедрение новой?» разобрала реальный кейс по замене устаревшего решения. Галина описала основные критерии для выбора новой платформы, подробно рассказала про этапы запуска проекта и про то, как происходил процесс переноса старых документов в новую систему TESSA. «Благодаря TESSA в компании сократились расходы на бумажный документооборот, при этом увеличилась скорость обработки документов. Освобождается время для более важных управленческих задач — и для рядовых сотрудников, и для управленцев», — отметила Галина.
Подробностями другого проекта внедрения поделилась Анастасия Бабарина, руководитель управления развития ООО «МИТ» (структурное подразделение ГК «Дикси»). Переход на полностью безбумажный документооборот, производительность системы в 6 млн. документов ежемесячно при средней скорости сохранения файла не более 0,002 сек — таких результатов удалось добиться в проекте по комплексной автоматизации на платформе TESSA в ГК «Дикси».
С докладом «Гибкая программная платформа и единый пользовательский интерфейс TESSA в основе реализации бизнес-решений» выступила Лидия Бортникова, заместитель начальника службы автоматизации и метрологического обеспечения ООО «Газпром трансгаз Уфа». Спикер рассказала о предпосылках проекта по внедрению новой платформы, описала основные критерии выбора и подробно разобрала бизнес-архитектуру всех решений на платформе TESSA, которые формируют единый информационный контур компании. Проект получил самую высокую оценку: «В ходе проекта мы изучили возможности TESSA, получили соответствующий опыт и компетенции и убедились, что TESSA применима для реализации широкого круга бизнес-задач. Перечень систем и сервисов, подлежащих переводу на единую программную платформу, расширялся. Этому способствовали возможности системы, быстродействие, удобство работы пользователей, развитость средств интеграции», — рассказала Лидия.
Сергей Аликин, главный разработчик СИНТЕЛЛЕКТ свой доклад «TESSA развивается! Релиз 4.0 и что за горизонтом?» посвятил долгожданному обзору возможностей, которые будут реализованы в новом релизе платформы. Следить за выходом обновлений можно в нашем официальном техническом блоге.
Как трансформируются и эволюционируют современные СЭД/ECM/BPM-платформы? С чего начать: автоматизировать сразу всю компанию или постепенно масштабировать проект? По каким критериям выбирать команду подрядчика? Своим мнением и экспертной оценкой по этим и другим вопросам поделились участники дискуссии:
Модератором дискуссии выступила Галина Майорова, руководитель отдела продаж компании СИНТЕЛЛЕКТ.
В последнее время особенно актуальна тенденция смены традиционной концепции ECM (Enterprise Content Management) на CSP (Content Service Platform).
Такие платформы позволяют компаниям выйти за рамки автоматизации только классического документооборота и объединить управление всеми документами и процессами в одной системе. По мнению Дениса Рыжкина, они отличаются удобством, что особенно важно для конечного пользователя. «Современный пользователь хочет, чтобы было удобно. Все, что он привык получать как обычный потребитель, тоже самое он ожидает от системы. Это оперативность, доступ с любой платформы. С другой стороны, важна производительность: объемы растут; растут и требования к тем объемам, которые система «переваривает», — отметил Денис.
Свою позицию вендора в этом вопросе высказал Павел Каштанов: «Мы все больше наблюдаем, что TESSA и другие подобного рода платформы постепенно поглощают в себе другие системы, превращая их в функциональные блоки, и таким образом становясь центральным звеном в компании, позволяя управлять сквозными бизнес-процессами».
Михаил Канусик добавил, что государство активно включается в работу по стандартизации процессов обмена и информацией, что позволит значительно упростить интеграции в ближайшем будущем.
Если с платформой в компании уже определились, то не менее важным фактором является команда людей, которая будет работать над ее внедрением. Как считает Вячеслав Кондрашов, критерии выбора команды, в отличие от самих систем, не поменялись: «В первую очередь, это опыт, наличие отзывов, стоимость внедрения и сопровождения». С наличием экспертизы у команды внедрения согласен Павел Сапрыкин: «Системы эволюционировали, сейчас это не монолит, а набор микро-сервисов. Все это требует гибкости, в том числе от команд внедрения, чтобы они могли подстроиться под процессы команды заказчика. В противном случае результат может быть нулевым».
Результаты опроса: Что для Вас самое важное при выборе СЭД/ECM/BPM-платформы и подрядчика?
С чего начинать процесс внедрения платформы? Павел Каштанов считает, что важным является тот факт, заменяет ли новая система предыдущую или компания внедряет ее первый раз. «Когда у заказчика не было опыта внедрения, лучше построить проект либо от простого к сложному, либо автоматизировать сначала проблемные участки, а потом дополнять, постепенно масштабируя».
В случае с заменой одной платформы на другую, по мнению Павла, нужно максимально исключить работу в двух системах и заранее подготовить как можно больше блоков, которые были автоматизированы в старой системе, чтобы одномоментно перенести их на новую. При этом эксперт отмечает, что это не всегда возможно, поэтому часто используются какие-то компромиссные варианты, например, внедрение очередями или блоками. Это подтверждают результаты аналитики: 73,9% слушателей проголосовали за запуск очередями.
Результаты опроса: Автоматизировать сразу всю компанию или начать с одного блока, масштабируя проект в дальнейшем?
Простейшим решением, предлагаемым для организаций, планирующих автоматизировать какой-либо процесс, является внедрение так называемого «коробочного» продукта — программного обеспечения, поставляемого на условиях «как есть», со стандартными для всех покупателей функциями.
Согласно аналитике, проведенной в рамках онлайн-трансляции, 43,9% считают, что готовые решения красиво смотрятся в презентации, но реальной в жизни не работают, а 51,2% совмещают в своей работе оба подхода. А что говорят эксперты?
«Коробочные» решения вводят в заблуждение», — считает Вячеслав Кондрашов. Эксперт подчеркивает, что не получится просто поставить такую систему как приложение, и забыть о ней. «В зависимости от возможностей заказчика, все равно потребуются изменения». С этим мнением соглашается Павел Сапрыкин: «Каждое „коробочное“ решение придется подстраивать под те уникальные процессы и требования, которые есть у каждого заказчика».
Михаил Канусик призывает смотреть на размер предприятия и тот сегмент бизнеса, в котором планируются изменения. «Коробочные» системы действительно могут обеспечить быстрый старт проекта и успешно закрыть срочные задачи в бизнесе среднего размера». При этом эксперт добавляет, что для успешной эволюции системы и ее масштабирования потребуются существенные доработки.
Последняя часть дискуссии была посвящена уникальным решениям, реализованным в TESSA.
Урегулирование убытков, процедура валютного контроля в банке, кредитный конвейер, открытие нового магазина в ритейле, процесс вывода нового образца продукции на рынок — все эти узкоспециализированные решения могут быть успешно автоматизированы на платформе TESSA наравне с классическими задачами, которые выполняют CЭД/ECM-системы.
В своем рассказе про систему TESSA для Банка «ФК Открытие» Вячеслав Кондрашов остановился на функциональности не имеющего аналогов блока по направлению «Валютный контроль». Блок включает в себя сквозной процесс постановки на учет валютных контрактов/кредитных договоров и их сопровождение, рабочее место валютного контролера, построение отчетности, интеграционный обмен со всеми необходимыми в работе ИТ-системами. «Ранее такие рабочие места были распределены между несколькими системами. Сейчас они объединены на одной платформе, с единым интерфейсом и единым маршрутом согласования», — поделился Вячеслав.
Михаил Канусик рассказал про три блока, реализованных на платформе: кадровый электронный документооборот, подписание строительных актов через встроенный конструктор и ведение строительной документации.
Решением в нефтегазовом секторе поделился Денис Рыжкин, а Павел Сапрыкин рассказал про систему по работе с электронными счетами-фактурами.
Форум TESSA USER DAY 2022 стал уникальной площадкой, объединившей экспертов, практиков и специалистов рынка для обмена опытом и идеями в сфере управления корпоративным контентом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях. В рамках живой дискуссии обозначены точки соприкосновения бизнеса и ИТ, отмечены отраслевые и технологические аспекты изменений, а также представлен реальный практический опыт участников.
«Гибридный формат с трансляцией живой дискуссии из телестудии вывел наш традиционный USER DAY на другой уровень: с одной стороны — живая встреча и общение, с другой — онлайн-трансляция, которая позволила расширить охват и географию нашей аудитории. Интерактив с участниками форума достигался за счет чата и онлайн-опросов; на вопросы зрителей частично отвечали наши эксперты в чате, другая часть озвучивалась модератором и обсуждалась со спикерами непосредственно в студии. Благодаря новому формату, но, прежде всего, конечно, благодаря нашим участникам и гостям студии, мероприятие получилось насыщенным и динамичным. Надеюсь, что и для наших зрителей оно было интересным и полезным», — прокомментировал итоги мероприятия Павел Каштанов, генеральный директор СИНТЕЛЛЕКТ.
Благодарим всех участников, кто присоединился к мероприятию и стал частью TESSA USER DAY 2022!
