Работа с карточками документов¶

Создание карточек¶

Создать новую карточку в системе можно различными способами, описанными ниже:

С помощью меню системы: Создать карточку -> Документы -> <Вид документа>.

После нажатия на нужный вид документа создастся и откроется соответствующая карточка.
С помощью кнопки создания карточки в представлении.

Во многих представлениях есть кнопка Создать, при нажатии на которую создается новая карточка того же типа, к которому относится данное представление или того же типа, какой выбран в представлении (например, в представлении Мои документы, где отображаются карточки всех типов, которые создавал текущий сотрудник, можно выбрать строку с Входящим документом и нажать кнопку создания, тогда будет создана новая карточка Входящего документа).
Создать новую карточку способом, аналогичным тому, каким была создана предыдущая карточка.

Если предыдущая карточка была создана по шаблону, как копия или, например, на основании имеющейся (описание этих способов см. ниже), то в меню системы появится соответствующий пункт, при нажатии на который будет создана карточка именно тем способом, которым была создана предыдущая карточка. Например, если пользователем была создана карточка по шаблону, то при нажатии на меню системы -> Создать карточку (по шаблону) <Вид документа> будет создана карточка по тому шаблону, по которому была создана предыдущая карточка.
Создать новую карточку на основании имеющейся.

При создании новой карточки на основе имеющийся, в новой карточке автоматически будет создана ссылка на текущий документ, а также перенесены данные из полей Тема и Контрагент. Для создания карточки таким способом необходимо сначала открыть карточку, на основании которой будет создана новая. Далее в меню системы выбрать Другие -> Создать на основании -> <Вид документа>. Необходимо выбрать вид документа новой, создаваемой карточки.

Также вместо Другие -> Создать на основании можно выбрать Другие -> Создать на основании с файлами, тогда в новую карточку также будут перенесены все файлы из исходной карточки.
Создать копию существующей карточки.

Если открыть нужную карточку и нажать в меню системы Другие -> Создать копию, будет создана и открыта копия текущей карточки, при этом поля Дата, Номер и Автор заполнятся актуальными данными, значения всех остальных полей будут скопированы.
Создать новую карточку при сохранении предыдущей.

Если при сохранении новой карточки в меню системы выбрать пункт Сохранить, закрыть и создать (данный пункт доступен только для новых карточек, не сохраненных ранее), то будет сохранена и закрыта текущая карточка, а также создана и открыта новая карточка (карточка будет создана способом, аналогичным тому, каким была создана предыдущая карточка).

Т.е. если текущая карточка была создана по шаблону, то при нажатии на данный пункт будет создана новая карточка по тому же шаблону. Если карточка была создана как копия или, например, на основании имеющейся, то при нажатии на данный пункт, соответственно, будет создана карточка именно тем способом, которым была создана предыдущая карточка.
Создать новую карточку по имеющемуся шаблону.

Для создания карточки по имеющемуся шаблону (описание создания/редактирования шаблонов см. в разделе Работа с шаблонами) необходимо перейти в представление Шаблоны и дважды нажать левой кнопкой мыши по нужному шаблону. Будет создана и открыта новая карточка, в которой будут заполнены поля в соответствии с выбранным шаблоном.

Также новые карточки могут создаваться из универсального процесса - при нажатии пользователем на какой-либо пункт в меню системы, если это предусмотрено настроенным процессом, будет создана новая карточка. Причем создание карточки может быть настроено так, что пользователю не понадобится обладать правами на создание карточек данного типа, в отличие от всех остальных описанных способов создания карточек.

Заполнение полей¶

Все поля в карточках расположены в блоках. Нажав левой кнопкой мыши на название блока его можно свернуть/развернуть.

Поля карточек ссылочного типа (такие, как Автор, Подразделение, Контрагент, Ссылки и т.д.) можно заполнить с помощью выбора из справочника, нажав на кнопку , или с помощью быстрого ввода – начать вводить в поле искомое значение.

Для быстрого ввода в поле Ссылки можно начать вводить номер, тему или наименование контрагента карточки, на которую необходимо указать ссылку.

В поле Номер карточки документа есть кнопка . В контекстном меню, вызываемом при нажатии на данную кнопку, доступны следующие действия:

Задать номер вручную – текущий пользователь может задать номер вручную. Освобождается из последовательности текущий номер карточки, который будет присвоен следующей созданной карточке.
Выделить новый номер - выделяется новый номер документа из последовательности.
Освободить номер – освобождается текущий номер в последовательности, который присвоится следующей созданной карточке.
Редактировать поля номера – текущий пользователь может отредактировать номер.

Warning

Изменение последовательности или порядкового номера при заполненной последовательности может привести к некорректной работе системы автоматической нумерации. Изменение этих полей следует проводить с осторожностью, когда требуется скорректировать работу системы.

В поле Контрагент во Входящих и Исходящих документах, а также в Договорах можно указать как значение из справочника, так и ввести произвольное название. В отличие от других ссылочных полей, поле Контрагент при вводе произвольного значения не подсвечивается красным. После ввода произвольного значения и нажатия клавиши Enter или щелчка левой клавишей мыши вне данного поля указанное значение подставится в поле Контрагент, при этом переход по ссылке в карточку Контрагента не будет работать. После сохранения карточки документа, в которой указан Контрагент не из справочника, в системе автоматически будет создана новая карточка Контрагента с указанным именем. Теперь при нажатии на название Контрагента открывается контекстное меню, из которого можно перейти в карточку Контрагента, чтобы дозаполнить необходимые поля.

Поля, в которых есть возможность указать несколько значений (например, Исполнители, Получатели, Ссылки), могут заполняться с помощью множественного выбора. Для использования множественного выбора необходимо нажать на кнопку напротив нужного поля, в открывшемся представлении проставлением флагов произвести выбор нескольких строк и далее нажать на кнопку .

Выбранные значения добавятся в поле, после чего окно выбора можно закрыть.

Файлы к карточке можно прикрепить одним из следующих способов:

Перетаскиванием файлов в область Загрузить файлы.
Выбором нужных файлов в проводнике. Проводник можно вызвать нажатием на кнопку или нажатием на кнопку и выбором пункта Загрузить файлы контекстного меню.
Вставкой файлов из буфера обмена. Для этого нужно скопировать файлы в буфер обмена, затем нажать на кнопку и выбрать пункт Вставить из буфера обмена.

Более подробно данная область описана в разделе Работа с файлами.

Теги карточки¶

Для некоторых типов карточек доступно использование тегов. Чтобы добавить тег, необходимо нажать кнопку со значком “плюс” в правом верхнем углу открытой карточки:

После открытия диалога можно нажатием кнопки мыши выбрать тег из числа уже существующих. В TESSA поддерживается возможность выбрать сразу несколько тегов: для этого нужно выделить их проставлением флагов и нажать кнопку ОК. Также можно добавить новый тег, нажав на кнопку Создать и выбрать:

В окне добавления необходимо указать имя тега и выбрать цвет фона. По умолчанию тег доступен только его владельцу, но можно предоставить другим пользователям права использования и редактирования тега. Для этого используются следующие поля:

Роли из поля Редакторы могут просматривать тег, добавлять и снимать его с карточек, а также редактировать его свойства.
Роли из поля Общий с не имеют права редактировать тег, но могут его использовать: просматривать, добавлять и снимать с карточек.
Роли из поля Читатели могут только просматривать тег.

Роли, добавленные в любое из этих полей, будут видеть тег в представлении Пользователь -> Теги -> Общие теги. Если один и тот же пользователь или роль находится в нескольких полях, то при работе с тегом по умолчанию используются высшие права. Например, если пользователь Иванов И.И. добавлен в поле Редакторы и в поле Читатели, то он может полноценно использовать и редактировать тег.

Note

Предоставление прав на тег другим пользователям не дает прав на чтение карточек с данным тегом, однако Администратор системы может настроить правила доступа на чтение таких карточек, выставив в правиле условие по доступному тегу.

После нажатия кнопки Сохранить и добавить диалоговые окна закроются, тег будет добавлен, и карточка при этом автоматически сохранится.

У общих тегов есть специальная иконка рядом с именем:

При нажатии на тег в карточке открывается контекстное меню, с помощью которого можно отредактировать его свойства, удалить из карточки, либо перейти в тег.

“Перейти в тег” означает, что будет открыто представление, содержащее все карточки, помеченные указанным тегом:

В это же самое представление можно перейти и через рабочее место Пользователь. Для этого нужно раскрыть пункт Теги, затем Персональные теги или Общие теги и выбрать нужный тег.

Представление Мои теги открывает полный список персональных тегов текущего пользователя, а Доступные теги включают также общие теги, созданные другими пользователями, доступ к которым открыт для текущего пользователя.

Теги отображаются не только в карточке, но и в представлении: либо над, либо под строкой, либо в отдельной колонке, что зависит от настроек конкретного представления. В представлении Мои документы по умолчанию включено отображение тегов в отдельной колонке. При нажатии на тег открывается вышеупомянутое контекстное меню с тем же, что и внутри карточки, набором функций.

Если тегов у карточки много, то в представлении и в карточке отображается только часть из них. Остальные свернуты под кнопкой с изображением трёх точек, которая расположена рядом с тегами. При нажатии на кнопку открывается список свёрнутых тегов:

При нажатии на любой из свёрнутых тегов в списке появится контекстное меню, с помощью которого можно выполнить стандартный набор действий с тегом, включая удаление, изменение и переход в тег. Кнопка работает одинаково в карточке и в представлении.

В карточке и в представлении для каждой записи теги отсортированы в алфавитном порядке. По умолчанию отображаются три первых тега, изменить максимальное количество отображаемых тегов можно в окне Мои настройки на вкладке Персонализация:

Сохранение карточки¶

Сохранить внесенные в карточку изменения можно следующими способами:

Нажать на кнопку на панели инструментов.
Нажать сочетание клавиш Ctrl+S.
Выбрать в меню системы пункт Сохранить или Сохранить, закрыть и создать (последний отображается только для новых карточек).

Настройка уведомлений по карточке¶

Уведомления можно настроить:

Для всей системы в меню пользователя: Настройки -> Мои настройки на вкладке Уведомления.
Для каждой карточки отдельно.

Для настройки уведомлений по карточке необходимо выбрать в меню системы: Действия -> Настройки уведомлений по карточке. Откроется окно настройки уведомлений, в этом окне есть два поля.

В поле Подписаться на типы уведомлений указываются те типы уведомлений, по которым пользователь по умолчанию писем не получает, но имеет такую возможность. К примеру:
- Администратор сделал тип уведомлений доступным для подписки.
- Сотрудник является опциональным получателем. Список опциональных получателей настраивается администратором.
- Сотрудник отписался от получения уведомлений в правилах (в меню пользователя: Настройки -> Мои настройки на вкладке Уведомления в таблице Правила уведомлений), но хочет получать письма определенного типа для отдельных карточек.

Note

Подписка и отписка доступны только по тем типам уведомлений, для которых администратор выставил флаг Можно подписаться. Если такие типы имеются, они появятся в представлении.

В поле Отписаться от типов уведомлений указываются те типы уведомлений, по которым пользователь получает оповещения по умолчанию, но хочет отказаться от такой возможности для данной карточки. Если пользователь хочет отказаться от получения уведомлений этого типа для всех карточек, он может сделать это в окне Мои настройки.

Карточки документов, для которых настроена подписка или отписка, можно найти в представлении Подписки на уведомления.

Также в этом представлении можно удалить подписку на уведомление. Для этого нужно флагами отметить строки представления, которые необходимо удалить, а далее нажать клавиши Ctrl+D или меню системы -> Удалить подписку на уведомление.