image1

© Syntellect 2018


1. Запуск приложения

Приложение запускается по ярлыку на рабочем столе: image2

При этом, если в Tessa Applications пользователю доступно только одно приложение (например, Tessa Client), то оно будет запущено автоматически. Если в Tessa Applications пользователю доступно несколько приложений, то будет открыто окно с возможностью запуска нужного приложения:

image3

Также после запуска приложения в трее появится иконка запущенного Tessa Applications.

Для запуска приложения необходимо нажать левой кнопкой мыши на нужную иконку. При первом запуске приложения будет автоматически выполнена его установка. Приложение, которое было запущено в Tessa Applications, отметится как «Запущено»:

image4

При повторном нажатии левой кнопкой мыши на иконку данного приложения окно открытого приложения станет активным.

Если для приложения будет выпущено какое-либо обновление, оно будет автоматически установлено при следующем запуске приложения.

Также запустить приложение можно, вызвав меню нажатием правой кнопкой мыши на иконку в трее:

image6

2. Общая информация

Интерфейс клиента предоставляет гибкие возможности для отображения и сортировки информации. Основными элементами интерфейса являются: левое и правое выпадающие меню, вкладки и представления.

image7

2.1. Левая и правая панели меню

Меню содержит в себе основные элементы управления. Его можно вызвать, подведя указатель мыши к левому или правому краю окна приложения. Для удобства рекомендуется использовать клиент в развёрнутом на весь экран состоянии. Изменить фон окна приложения можно в разделе «Фон», доступном из правого меню.

Также меню можно вызвать, если «упереть» мышь в верхний или нижний край экрана в левой или правой его части. Это работает, только когда приложение развернуто на полный экран.

На скриншоте ниже показано окно приложения, где пользователь выбрал собственный фон, при этом оранжевым показаны активные зоны, при попадании мыши в которые выводится меню.

image8

Вызвать левую панель меню можно, нажав сочетание клавиш [Shift+Win], а правую – [Ctrl+Win].

Для удобства пользования системой пользователь может настроить показ левой и правой панели системы по нажатию левой кнопки мыши в определенной области, а не при наведении. Окно данных настроек можно вызвать с помощью правой панели системы - нажав на кнопку Мои настройки.

Левое меню содержит контекстные действия, их состав зависит от того, что именно открыто в данной вкладке.

image9

Правое меню содержит действия, не зависящие от контекста, его состав всегда одинаковый.

image10

Левое меню меняется в зависимости от того, где пользователь в данный момент находится. Если открыта вкладка рабочего места, то меню имеет следующие команды:

  • Обновить – обновляет текущее представление.

  • Создать файл по шаблону - меню для выбора шаблона файла, в который будут выгружены данные из представления (данный пункт меню есть, если для текущего представления настроен шаблон файла).

  • Выгрузить все данные - выгрузка всех данных в csv или html формате из текущего открытого представления.

  • Выгрузить текущую страницу - выгрузка данных в csv или html формате текущей страницы открытого представления.

  • Настройки дерева - настройки дерева представлений:

    • Добавить папку - добавить новую папку в текущий открытый узел;

    • Добавить сохраненный запрос - добавить сохраненный поисковый запрос в текущий открытый узел;

    • Скрыть дерево - скрыть/показать дерево;

    • Показывать пустые папки - режим отображения/скрытия пустых папок в дереве представлений;

  • Другие

    • Структура карточки - показать информацию о структуре данных представления;

    • Обновить таблицу - обновить данные открытого представления;

    • Обновить узел – обновляет текущий выбранный узел дерева со всеми вложенными элементами;

    • Открыть текущую страницу в новом окне – открывает текущий выбранный узел дерева в новой вкладке;

    • Фильтр – настройки фильтрации для текущего представления.

Для обновления всей вкладки рабочего места нужно использовать клавишу [F5].

Если пользователь находится на вкладке карточки, то меню имеет следующие команды:

  • Сохранить (Сохранить новую/Сохранить, закрыть и создать - для новых карточек) – сохранить изменения в карточке.

  • Обновить – обновить данные карточки.

  • Действия - в случае, если для данного типа карточки предусмотрено большое количество действий (таких, как: Создать файл по шаблону, Ознакомление, Согласование), то данные действия будут сгруппированы в этом меню.

  • Системные - системные действия (доступно только для Администраторов):

    • История действий – история действий с карточкой;

    • Экспорт карточки – экспортирует карточку вместе со всеми файлам и заданиями.

  • Другие - другие действия с карточкой:

    • Структура карточки – показать информацию о структуре данных карточки;

    • Копировать ссылку – копирует ссылку на карточку в буфер обмена;

    • Создать шаблон - создать шаблон на основе текущей карточки;

    • Создать копию - создать копию текущей карточки;

    • Удалить – удалить карточку;

    • Создать на основании - создать новую карточку на основании текущей. Автоматически будет добавлена перекрестная ссылка на карточки, а также перенесены значения некоторых полей. Если создавать новую карточку таким способом, но при этом удерживая нажатую клавишу [Shift], то в новую карточку, помимо всего прочего, будут перенесены и все приложенные к исходной карточке файлы.

Правое меню имеет следующие команды:

  • О программе - показать информацию о приложении.

  • Справка - показать окно «Справка», в котором содержатся ссылки на документацию и обучающие видеоролики по Tessa.

  • Новые задания - при нажатии на кнопку выполняется поиск новых заданий текущего пользователя и выводится всплывающее уведомление со списком найденных заданий. Данная кнопка отсутствует в меню в случае, если в настройках отключен показ всплывающих уведомлений.

  • Создать карточку.

  • Диалоги

    • Импорт карточек – импортирует карточки вместе со всеми файлам и заданиями (доступно только для Администратора).

    • Открыть структуру карточки - открыть файл структуры карточки.

    • Просмотр карточки из файла - открыть карточку для просмотра из выбранного файла.

    • Создать карточку из библиотеки - создание карточки из сохраненной библиотеки.

    • Создать карточку по шаблону - создать карточку по шаблону (выбрать файл шаблона).

    • Поисковые запросы – вызывает окно работы с поисковыми запросами.

    • Мои замещения - открыть карточку настроек Мои замещения (настройка замещений текущего сотрудника).

  • Настройки – карточки с настройками (доступно только для Администратора).

  • Мои настройки - при нажатии на данную кнопку откроется окно дополнительных настроек для текущего пользователя. В всплывающем меню можно выбрать язык интерфейса приложения. При выборе другого языка изменения вступят в силу только после перезапуска приложения.

  • Фон – выбрать фон и тему приложения.

2.2. Вкладки

Для удобства отображения данных клиент использует систему вкладок. Текущие открытые вкладки всегда отображаются в верхней части приложения. По умолчанию открыты вкладки рабочих мест, которые пользователь настроил открывать при старте приложения.

Все скрытые рабочие места можно открыть, нажав на кнопку в области вкладок и выбрав нужное рабочее место среди доступных пользователю:

image213

Одно и то же рабочее место можно открыть несколько раз. Это может потребоваться, например, если удобно на разных вкладках открыть разные представления одного рабочего места.

image214

Настроить список рабочих мест, которые будут отображаться при запуске приложения можно в окне Мои настройки.

Во вкладках рабочих мест находятся доступные в рамках этого рабочего места представления. Интересующую пользователя карточку можно открыть двойным нажатием левой кнопки мыши на соответствующую строку в представлении. Открытая карточка появится в новой вкладке. По окончанию работы с карточкой, её вкладку можно закрыть, выбрав вкладку и щёлкнув по кнопке с символом «Х».

image11

Когда количество вкладок превышает размер экрана, слева и справа в полосе вкладок появляются кнопки прокрутки. Также быстро прокрутить вкладки можно средней кнопкой мыши, когда она расположена в полосе вкладок.

image12

Быстро закрыть текущую вкладку можно сочетанием клавиш [Ctrl+W] или [Ctrl+F4].

Также, если навести мышь на вкладку и нажать среднюю кнопку мыши, вкладка будет закрыта, даже если она неактивна. При этом, если на вкладке есть не сохраненные изменения – пользователь будет предупрежден об этом.

Массово закрыть ненужные вкладки можно вызвав контекстное меню нажатием правой кнопки мыши на одной из вкладок:

image215

  • Закрыть вкладку - закрыть текущую вкладку (на которой было вызвано контекстное меню).

  • Закрыть вкладки справа - закрыть все вкладки (рабочие места и карточки), расположенные справа от текущей.

  • Закрыть другие карточки - закрыть все карточки, кроме текущей. Вкладки рабочих мест останутся по-прежнему открыты.

  • Закрыть все карточки - закрыть все карточки, включая текущую. Вкладки рабочих мест останутся по-прежнему открыты.

  • Закрыть другие вкладки - закрыть все вкладки (карточки и рабочие места), кроме текущей.

  • Закрыть все вкладки - закрыть абсолютно все вкладки (карточки и рабочие места).

Вкладки можно перемещать, т.е. менять местами. Для перемещения вкладки необходимо зажать левую кнопку мыши на нужной вкладке и переместить её в новое место.

2.3. Представления

Представления - источники табличных данных. Представления используются для всех аспектов выборок данных и построения интерфейса основного рабочего места. В простейшем понимании представления используются для отображения списка карточек и данных по ним отобранных по определённым критериям. Интересующую пользователя карточку можно открыть двойным нажатием левой кнопки мыши на соответствующую строку в представлении. Доступные пользователю представления можно найти в дереве папок.

image13

2.3.1. Просмотр информации в представлении, сортировка и группировка

Данные в представлении отображаются постранично. При большом количестве карточек листать страницы можно с помощью кнопок вправо / влево, расположенных в верхней правой области представления, или установив курсор в поле номера страницы и введя нужное значение: image13 1

В нижней области представления отображено количество карточек на текущей странице / общее количество карточек в представлении:

image13 2

Для большинства представлений настроен быстрый поиск карточек по одному из основных полей. Например, в представлении «Регистратор» – «Входящие» (представление, входящее в Типовое решение) поиск по номеру документа можно выполнить, введя в окно быстрого поиска значение и нажав клавишу [Enter].

image13 3

В таблице представления будет выведен результат поиска по заданному значению.

image13 4

Поиск карточек по различным параметрам описан в соответствующем разделе Фильтрация данных.

Отсортировать список карточек в представлении можно, нажав на название колонки. При этом сортировка доступна только по тем колонкам, которые подсвечиваются при наведении курсора мыши.

image13 5

При повторном нажатии на названии колонки будет произведена обратная сортировка. Для сортировки по нескольким колонкам необходимо удерживая клавишу [Shift] выбрать нужные колонки.

В любом представлении пользователь имеет возможность менять порядок колонок - удерживая нажатую клавишу мыши на названии колонки её можно перетащить в другое место.

Для всех представлений в системе доступна группировка карточек по любому полю. Нажав правой кнопкой мыши на нужной колонке вызывается контекстное меню, где можно выбрать «Группировать».

image13 6

По выбранному полю будет произведена группировка в представлении:

image13 7

В контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопкой мыши на название колонки, доступны следующие действия:

  • «Группировать» – выполнить группировку по выбранному полю;

  • «Сбросить группировку» - сбросить настроенную группировку;

  • «Скрыть столбец» – скрыть в представлении выбранный столбец;

  • «Сохранить настройки» – сохранить настройки представления (настроенные порядок и отображение колонок, группировка). После перезапуска приложения все настройки представления, которые сохранил пользователь будут активны. Данные настройки индивидуальны и будут отображены только у текущего пользователя;

  • «Сбросить настройки» – сбросить все настройки представления. Группировка и порядок колонок будут отображены по умолчанию;

  • «Отобразить столбец» - данный пункт меню доступен в том случае, если пользователем были скрыты какие-либо колонки. Выбранную колонку можно снова отобразить в представлении.

2.3.2. Открытие представлений в новой вкладке

Если нажать на представление левой кнопкой мыши при нажатой клавише [Alt], представление откроется в новом окне. Все настройки, такие как текущая страница, поисковые параметры и выбранные подмножества будут сброшены.

Пример представления до открытия в новой вкладке:

image14

Пример представления после открытия в новой вкладке:

image15

Если нажать на представление левой кнопкой мыши при нажатой клавише [Ctrl] или выбрать пункт контекстной панели «Другие» - «Открыть текущую страницу в новом окне», то представление откроется с сохранением текущего состояния, фильтров (если заданы), текущей страницы и выбранных подмножеств.

image16

Представление до открытия в новой вкладке:

image17

То же представление, открытое в новой вкладке с помощью команды «Открыть текущую страницу в новом окне»:

image18

2.3.3. Подмножества

Есть представления, для которых доступны подмножества для отображения списка карточек, сгруппированных по какому-либо параметру. Например, в представлении «Мои задания» доступны подмножества по состоянию, типу задания и т. д.:

image18 1

Для некоторых представлений доступные подмножества по умолчанию скрыты. Для отображения их необходимо подвести указатель мыши к названию представления и нажать на появившуюся кнопку выбора подмножеств, после чего справа от названия представления отобразится список доступных подмножеств.

image18 2

2.3.4. Обновление узла представлений

Используя команду «Обновить узел» (в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши, или в левом меню системы «Другие» - «Обновить узел», или нажатием клавиши [F5]) можно обновить все подмножества, вложенные в узел.

Например, на изображении ниже выделено представление «Мои задания», при его обновлении обновятся все подмножества представления «Мои задания», таблица справа, а также подмножества добавленного поискового запроса «По входящим документам».

image19

Если обновить поисковый запрос, в котором нет раскрытых подмножеств, то обновится только таблица справа.

Если обновление выполняется, когда выделен вложенный поисковый запрос / другое вложенное представление (или дочерние узлы этого представления), то обновлены будут все подмножества именно от вложенного представления, но не от вышестоящего (т. е. на изображении выше если обновить узел «По входящим документам», то обновятся только подмножества данного узла, а также таблица справа; подмножества представления «Мои задания» не будут обновлены).

Если обновлять значение подмножества, то обновится не только это подмножество, но и все другие открытые подмножества того же узла.

2.3.5. Выгрузка данных из представления

Система предоставляет возможность выгрузить данные из выделенного представления в html и csv (comma-separated values). Формат csv открывается любым табличным процессором, например Microsoft Excel.

Чтобы выгрузить данные из представления, необходимо нажатием левой кнопкой мыши по нужному представлению выделить любую строку. Если на странице несколько представлений – данные будут выгружаться из того, в котором выделена строка (текущее активное представление).

Далее воспользуйтесь контекстной панелью меню, в которой есть следующие иерархически представленные команды. Обратите внимание, что плитки «Выгрузить все данные», «Выгрузить текущую страницу», «html» и «csv» также могут быть нажаты мышью. Ниже описано, что происходит при их нажатии.

  • «Выгрузить все данные» – при нажатии выгружаются все данные текущего представления в формате html во временный файл и файл открывается в браузере.

    • «Html» – то же самое, что и при нажатии «выгрузить все данные».

      • «Выбрать файл» – система предложит выбрать название файла и затем выгрузит все данные представления в формате html в файл с указанным названием.

      • «Скопировать в буфер» – система выгрузит все данные представления в формате html во временный файл, а затем скопирует его в буфер обмена.

    • «Csv» – при нажатии выгружаются все данные текущего представления в формате csv во временный файл и файл открывается в приложении по умолчанию (обычно это MS Excel).

      • «Выбрать файл» – то же самое, что и для html, но формат файла csv.

      • «Скопировать в буфер» – то же самое, что и для html, но формат файла csv.

  • «Выгрузить текущую страницу» – эта команда и все дочерние, работает аналогично пункту «Выгрузить все данные», но выгружается только текущая страница активного представления.

image20

2.4. Мои настройки

У каждого пользователя есть возможность выполнить некоторые настройки системы. Окно настроек вызывается нажатием на кнопку «Мои настройки», расположенную на правой панели системы.

В открывшемся окне содержатся следующие настройки:

image20 1

Вкладка «Мои настройки»:

  • Общие настройки:

    • Отключить встроенный предпросмотр PDF - отключить предпросмотр файлов PDF встроенными средствами Tessa и использовать внешнюю программу для предпросмотра, если она установлена.

    • Отключить затемнение неактивного окна - если флаг установлен, то окно приложения затемняется, когда оно становится неактивным. При этом область предпросмотра файлов может очищаться. Для отключения описанного поведения флаг необходимо снять.

    • Отключить все всплывающие уведомления - все всплывающие уведомления будут отключены (такие уведомления обычно отображаются в правом нижнем углу экрана). Это настройка не затрагивает уведомления email и другие виды уведомлений;

    • Разрешить предпросмотр через несколько внешних программ - разрешить предпросмотр одновременно через несколько внешних программ (на разных вкладках). Настройка не затрагивает встроенный предпросмотр или веб-браузер.

      Когда настройка отключена, то при активации предпросмотра через внешнюю программу на одной вкладке, очищается область предпросмотра через внешнюю программу в другой вкладке. Если включить настройку, то несколько одновременно активных внешних программ предпросмотра могут приводить к ошибкам в приложении.

    • Рабочие места, открываемые при запуске - перечисляются рабочие места, которые необходимо отображать по умолчанию при запуске приложения. Одно и то же рабочее место можно указать несколько раз, если требуется, чтобы при запуске приложения данное рабочее место было продублировано в нескольких вкладках. Если в данном поле ничего не указано, то пользователю будет открыто первое доступное рабочее место.

  • Типовое решение:

    • Отключить всплывающие уведомления по заданиям - отключает периодически всплывающие уведомления о том, что доступны новые задания;

  • Настройки учетной записи:

    • Сбросить все настройки - сбросить все настройки текущего пользователя на настройки по умолчанию. А именно: настройки показа боковых панелей, настройки затемнения неактивного окна, добавленные в дерево папки и поисковые запросы, настроенные группировки и показ колонок в представлениях.

    • Изменить мой пароль - кнопка доступна в случае, если для текущего пользователя настроен тип доступа - Пользователь Tessa (т. е. авторизация пользователя происходит не под текущей учетной записью Windows, а под заданными учетными данными). При нажатии на кнопку откроется дополнительное окно, где можно задать новый пароль для входа в систему.

Вкладка «Боковые панели»:

  • «Боковые панели» – настройка вызова правой/левой боковых панелей в веб-клиенте по нажатию левой кнопкой мыши, а не по наведению курсора.

Вкладка «Web клиент»:

  • «Боковые панели» – настройка вызова правой/левой боковых панелей в веб-клиенте по нажатию левой кнопкой мыши, а не по наведению курсора.

3. Горячие клавиши

В зависимости от контекста, не все действия могут быть доступны в определенный момент.

3.1. Для вкладки с карточкой

[F5] – обновление.

[Ctrl+S] – сохранение

[Ctrl+D] – удаление

[Ctrl+H] – история действий

[Ctrl+G] – показать структуру

[Ctrl+Shift+C] – копировать ссылку в буфер

[Shift+Win] – показать левое меню

[Ctrl+Win] – показать правое меню

3.2. Для удаленных карточек

[Ctrl+D] – удаление окончательное

[Ctrl+Enter] – просмотр удаленной карточки, еще раз для возврата

[Ctrl+Z] – восстановление карточки

3.3. Для вкладки рабочего места

[F5] – обновить всё

[Ctrl+F] – диалог фильтрации представления

[Shift+Win] – показать левое меню

[Ctrl+Win] – показать правое меню

4. Работа с карточками документов

4.1. Создание карточек

Создать новую карточку в системе можно различными способами, описанными ниже:

  • С помощью правого меню системы: Создать карточку – Документы – <Вид документа>. Нажав на нужный вид документа, создастся и откроется соответствующая карточка.

image21

  • Создать новую карточку аналогичным способом, каким была создана предыдущая карточка.

    Например, если пользователем была создана карточка по шаблону, то при нажатии на кнопку правого меню системы - Создать карточку, будет создана карточка по тому шаблону, по которому была создана предыдущая карточка:

    image22

    Если предыдущая карточка была создана как копия или, например, на основании имеющейся (описание этих способов см. ниже), то при нажатии на кнопку Создать карточку, соответственно, будет создана карточка именно тем способом, которым была создана предыдущая карточка.

  • Создать новую карточку на основании имеющейся.

    При создании новой карточки на основе имеющийся, в новой карточке автоматически будет создана ссылка на текущий документ, а также перенесены данные из полей: Тема и Контрагент. Для создания карточки таким способом необходимо сначала открыть карточку, на основании которой будет создана новая. Далее в левом меню системы выбрать Другие – Создать на основании - <Вид документа>. Необходимо выбрать Вид документа новой, создаваемой карточки.

    image23

    При этом, если при выборе вида документа удерживать нажатой клавишу [Shift], то в новую карточку также будут перенесены все файлы из исходной карточки.

  • Создать копию существующей карточки.

    Открыв нужную карточку и нажав в левом меню системы Другие - Создать копию будет создана и открыта копия текущей карточки, при этом поля Дата, Номер и Автор заполнятся актуальными данными, значения всех остальных полей будут скопированы.

image24

  • Создать новую карточку при сохранении предыдущей.

    При сохранении новой карточки если выбрать пункт меню «Сохранить, закрыть и создать» (данная кнопка доступна только для новых карточек, не сохраненных ранее), то будет сохранена и закрыта текущая карточка, а также создана и открыта новая карточка (карточка будет создана способом аналогичным, каким была создана предыдущая карточка).

    image25

    Т. е. если текущая карточка была создана по шаблону, то при нажатии на данную кнопку будет создана новая карточка по тому же шаблону. Если карточка была создана как копия или, например, на основании имеющейся, то при нажатии на данную кнопку, соответственно, будет создана карточка именно тем способом, которым была создана предыдущая карточка.

  • Создать новую карточку по имеющемуся шаблону.

    Для создания карточки по имеющемуся шаблону (описание создания/редактирования шаблонов см. в разделе Работа с шаблонами) необходимо перейти в представление Шаблоны и дважды нажать левой кнопкой мыши по нужному шаблону.

    image26

    Будет создана и открыта новая карточка, в которой будут заполнены поля в соответствии с выбранным шаблоном.

4.2. Заполнение полей

Все поля в карточках расположены в блоках. Щелкнув левой кнопкой мыши на названии блока его можно свернуть/развернуть:

image210

Свёрнутые блоки:

image211

Поля карточек ссылочного типа (такие, как Автор, Регистратор, Контрагент, Ссылки и т. д.) можно заполнить с помощью выбора из справочника, нажав на кнопку image26 1 или с помощью быстрого ввода – начать вводить в поле первые символы:

image27

Для быстрого ввода в поле Ссылки можно вводить первые символы Номера, Темы или Контрагента карточки, на которую необходимо указать ссылку.

Поле «Контрагент» во Входящих, Исходящих письмах или Договорах можно указать как из справочника, так и ввести произвольное значение. В отличае от других ссылочных полей, указав в этом поле произвольное значение, оно не подсветится красным:

image212

Нажав клавишу [Enter] указанное значение подставится в поле, при этом переход по ссылке в карточку Контрагента не будет работать. После сохранения карточки документа, в котором указан Контраагент не из справочника, в системе автоматически будет создана новая карточка Контрагента с указанным именем, после чего по двойному щелчку левой кнопкой мыши на названии Контрагента можно перейти в карточку Контрагента, чтобы дозаполнить необходимые поля.

Поля, в которых есть возможность указать несколько значений (например, Исполнители, Получатели, Ссылки) могут заполняться с помощью множественного выбора. Для использования множественного выбора необходимо нажать на кнопку image26 1 напротив нужного поля, в открывшемся представлении удерживая клавишу [Ctrl] произвести выбор нескольких строк и далее нажать на кнопку image207:

image208

Выбранные значения добавятся в поле, после чего окно выбора можно закрыть.

image209

Файлы добавляются одним из двух способов: путем перетаскивания файлов в область «Файлы» или путем выбора из проводника, вызываемого нажатием на кнопку image28 - Загрузить файлы. Более подробно данная область описана в разделе Работа с файлами.

4.3. Сохранение карточки

Для сохранения внесенных изменений в карточку необходимо нажать сочетание клавиш Ctrl + S или выбрать в левом меню системы Сохранить новую:

image29

5. Работа с шаблонами

В системе имеется возможность создания шаблонов для карточек разных типов. Шаблоны используются при необходимости создавать большое количество однотипных карточек с заранее заполненным набором полей. Шаблоны создаются следующим образом:

  1. Создать карточку документа (или открыть существующую карточку в системе);

  2. Заполнить необходимые поля карточки, при необходимости настроить этапы согласования, а также добавить файлы. Все заполненные данные будут переноситься в карточку документа, созданному по данному шаблону;

  3. Сохранить карточку документа;

  4. В левом меню системы выбрать пункт меню Другие – Создать шаблон:

    image30

  5. Откроется карточка шаблона, в которой необходимо заполнить следующие поля:

    image31

    • Имя – название шаблона;

    • Роли, которые могут использовать шаблон – роли (подразделения, роли, сотрудники), которым будет доступен данный шаблон (создание документов по этому шаблону). Если поле оставить пустым, шаблон будет доступен только автору данного шаблона, а также администраторам системы;

    • Роли, которые могут редактировать шаблон – роли (подразделения, роли, сотрудники), которые смогут редактировать данный шаблон. Если поле оставить пустым, шаблон будет доступен для редактирования только автору данного шаблона, а также администраторам системы;

    • Описание – описание шаблона документа.

  6. Сохранить карточку шаблона (левое меню системы – кнопка Сохранить новую или нажать сочетание клавиш Ctrl + S).

Просмотреть список всех доступных шаблонов можно из представления Шаблоны:

image32

При двойном нажатии левой кнопки мыши на шаблоне будет создана новая карточка документа в соответствии с выбранным шаблоном.

Открыть карточку шаблона можно с помощью левого меню системы – кнопка «Открыть шаблон», предварительно выделив в списке нужный шаблон.

image33

Будет открыта карточка шаблона, в которую можно внести правки. Для редактирования полей карточки шаблонного документа необходимо нажать кнопку Редактировать в левом меню системы карточки шаблона:

image34

В открывшейся шаблонной карточке доступны для редактирования секция файлов, все вкладки и поля, за исключением вкладки "Маршрут":

image220

Однако, в экземпляре карточки, созданной по такому шаблону, маршрут можно будет менять.

Если требуется изменить маршрут в шаблонной карточке, то это можно сделать только посредством создания нового шаблона по экземпляру карточки с новым настроенным маршрутом.

6. Работа с заданиями

6.1. Задания на форме карточки

Задания (при их наличии) располагаются в правой части формы карточки:

image35

Пользователь видит доступные задания (пользователь исполнитель или автор (если для типа задания не указано «скрывать от автора»)).

6.2. Работа с заданием

Задания могут требовать взятия в работу перед завершением задания.

Для взятия в работу нужно нажать соотв. кнопку на форме задания:

image36

После взятия задания в работу, другие пользователи, входящие в роль, будут видеть задание взятым в работу и не будут видеть это задание в представлении «Мои задания»:

image37

После взятия в работу будет отображена стандартная форма задания:

image38

Если для варианта завершения задания определена форма, отличная от стандартной, то при выборе варианта завершения задание отобразит соответствующую варианту форму:

image39

Варианты завершения, для которых определена форма задания, отображаются с двумя угловыми скобками, направленными вправо: image40

Варианты завершения, указанные в типе задания как дополнительные, будут сгруппированы в кнопку «ещё», по нажатию на которую можно выбрать дополнительный вариант завершения:

image41

После заполнения обязательных полей задание можно завершить.

6.3. Стандартные варианты завершения задания

Для заданий, в зависимости от настроек типа задания, доступны следующие стандартные варианты завершения (по нажатию на «ещё»):

image42

  • Отложить

image43

При выборе данного варианта можно выбрать дату и время и указать текст напоминания. После нажатия «Отложить» задание скрывается, и на форме карточки (под доступными заданиями) будет отображаться опция показа отложенных заданий:

image44

При нажатии на которую отобразятся скрытые задания:

image45

Отложенное задание можно вернуть в работу:

image46

После выбора опции «вернуть из отложенного» задание возвращается в работу.

При наступлении указанной при откладывании задания даты, задание будет возвращено в работу, а пользователь получить уведомление на электронную почту, которое будет содержать номер документа, тему, тип задания, информацию кто и когда отложил его и текст напоминания (указанный при откладывании задания):

image47

Номер и тема документа содержат ссылку, по нажатию на которую, откроется карточка документа.

  • Вернуть на роль

При выборе опции «вернуть на роль» задание будет возвращено на роль (т. е. взятие задания в работу будет отменено).

7. Мобильное согласование и завершение задач

Если в системе настроен модуль «Мобильное согласование», то сотрудникам будут приходить на электронную почту расширенные уведомления с возможностью согласовывать или не согласовывать документ, по которому начат процесс согласования, а также завершать начатые задачи.

Список сотрудников, которым рассылаются расширенные уведомления, настраивается администратором.

Расширенное уведомление выглядит следующим образом: к уведомлению прикрепляются файлы, которые приложены к карточке, к тексту уведомления добавляются две ссылки «Согласовать» и «Не согласовать», если начат процесс согласования:

image163

или одна ссылка «Завершить», если была начата задача:

image164

При нажатии ссылки появляется форма ответного письма:

image165

Для того, чтобы согласовать или не согласовать документ или завершить задачу необходимо отправить ответное письмо. При необходимости текст комментария должен располагаться выше строки «<Текст комментария должен быть выше этой строки>».

Для корректной работы модуля запрещается изменять адресата, тему письма и строку «<Текст комментария должен быть выше этой строки>».

Если на момент отправки уведомления файл, который приложен к документу, был удалён или если суммарный размер файлов был больше, чем задан в настройках, информация о таких файлах прикладывается к тексту уведомления:

image166

8. Работа с файлами

8.1. Список файлов

Для работы с файлами в карточках системы существует список файлов.

image48

В списке файлов отображается список приложенных к карточке файлов, так же он содержит в себе все необходимые функции для обработки файлов.

8.2. Загрузка файлов

Для загрузки файлов можно перетащить их в панель списка файлов, или воспользоваться пунктом контекстного меню «Загрузить файлы». Контекстное меню вызывается нажатием на кнопку со стрелочкой вниз в правой части списка файлов. Так же в контекстном меню имеется пункт «Вставить из буфера обмена», который позволяет добавить файлы, содержащиеся в буфере обмена в данный момент.

image49

После этого начнётся процесс добавления файлов и будет предложено выбрать категорию (если для данного вида документа настроены категории) и тип (при наличии более одного типа) файла.

image50

Категории, доступные для выбора, считываются согласно настройкам списка файлов из специального представления (см. Руководство администратора). Так же можно выбрать категорию, введённую вручную (если данная возможность включена для текущего вида документа). Для этого в текстовое поле в верхней части окна нужно ввести имя новой категории и нажать кнопку с галочкой или клавишу [Enter] на клавиатуре.

8.3. Сканирование и загрузка

В системе есть возможность из карточки документа произвести сканирование и добавление результирующего файла в карточку. Для открытия окна сканирования необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню - «Сканировать и загрузить».

В открывшемся окне можно выбрать сканер и далее, нажав на кнопку «Сканировать», произвести сканирование нужных страниц:

image50 1

Рассмотрим доступные возможности в окне создания документа:

Панель инструментов:

  • image50 2 - Кнопка сканирования изображения;

  • image50 3 - Кнопка для добавления в текущий документ изображений из файловой системы.

  • image50 4 - Извлечение выбранных изображений в другой документ. Т. е. при нажатии на данную кнопку все изображения, кроме выбранных, будут сохранены в результирующий документ и далее откроется новое окно создания документа, где будут только те страницы, которые вы выбрали.

  • image50 5 - Сохранение результирующего документа. При нажатии на данную кнопку окно добавления изображения закроется, пользователю будет предложено ввести имя для результирующего файла, который и будет приложен к карточке документа.

  • image50 6 - Выпадающий список для выбора формата результирующего файла:

    • формат документа PDF (без штампа) - сохранение всех изображений в результирующий PDF файл без дополнительных параметров;

    • формат документа PDF (со штампом) - сохранение всех изображений в результирующий PDF файл с простановкой штампа в верхней левой части каждой страницы. В штампе содержится номер и дата - данные из карточки. Например:

      image50 7

      Перед созданием файла в формате PDF со штампом рекомендуется сохранить карточку документа, чтобы в штамп записалась актуальная информация - дата и номер карточки.
    • формат документа TIFF (больше размер файла) - сохранение всех изображений в результирующий TIFF файл. Данный формат имеет больший размер, чем PDF.

Кнопки для редактирования изображений в документе:

  • image50 8 - Кнопки для перемещения выбранных изображений вверх или вниз.

  • image50 9 - Поворот выбранного изображения против часовой стрелки.

  • image50 10 - Поворот выбранного изображения по часовой стрелке.

  • image50 11 - Открыть выбранное изображение во внешней программе.

  • image50 12 - Обновить изображение после открытия во внешней программе.

  • image50 13 - Сохранить выбранные изображения на диск.

  • image50 14 - Удалить выбранные изображения.

8.4. Объединение, преобразование и редактирование изображений

Несколько файлов изображений, добавленных в секцию «Файлы» карточки документа можно объединить и преобразовать в PDF или TIFF формат. Для объединения изображений необходимо удерживая клавишу [Ctrl] выделить нужные файлы и далее в контекстном меню выбрать пункт «Преобразовать изображение в PDF/TIFF»:

image50 15

Откроется окно создания документа, описанное в предыдущем разделе руководства.

Также для PDF/TIFF файлов есть возможность редактирования, включая PDF файлы, созданные не в приложении Tessa. Для открытия окна редактирования необходимо в контекстном меню на файле выбрать пункт «Редактировать изображения»:

image50 16

Откроется окно редактирования изображений выбранного файла. Работа с данным окном описана в предыдущем разделе.

8.5. Сортировка, группировка, фильтрация

Для удобства работы список файлов имеет специальные инструменты управления отображением, такие как сортировка, группировка и фильтрация содержимого списка. Все три инструмента могут использоваться одновременно.

Группировка – объединяет элементы списка файлов по определённому признаку (категория, тип, копия).

image51

Фильтрация – позволяет отфильтровать элементы списка файлов по определённому признаку (категория, тип, копия).

image52

Сортировка – определяет порядок, в котором элементы представлены в списке файлов/группах.

Все эти инструменты доступны из меню списка файлов. Так же при уже включенной фильтрации, можно изменить или отключить фильтрацию из контекстного меню, вызываемого на панели описания фильтрации.

8.6. Просмотр и редактирование файла

Открыть файл для просмотра можно двойным нажатием левой кнопки мыши, либо воспользовавшись пунктом «Открыть для чтения» в контекстном меню файла (вызывается нажатием правой кнопки мыши на файл), либо при помощи клавиши [Enter].

Также для просмотра файла в области предпросмотра (если таковая имеется в карточке) достаточно выбрать файл в списке файлов (щёлкнуть левой кнопкой мыши по нему один раз). Область предпросмотра можно скрыть/отобразить нажав на соответствующие пункты контекстного меню в списке файлов.

В области предпросмотра есть кнопки для управления областью (кнопки доступны только когда в области предпросмотра не открыт файл):

image190 - скрыть область предпросмотра файлов. Снова отобразить её можно будет с помощью контекстного меню в списке файлов;

image191 - поменять местами область карточки и область предпросмотра файлов;

image192 - разделяет в равных долях область карточки и область предпросмотра файлов (актуально, если пользователем была перемещена вертикальная граница области карточки/области предпросмотра).

Для открытия файла в режиме редактирования, необходимо воспользоваться пунктом «Открыть для редактирования» в контекстном меню файла или сочетанием клавиш [Shift+Enter]. После редактирования файла его достаточно сохранить, чтобы при следующем сохранении карточки была добавлена новая версия файла.

8.7. Ссылка на файл и сохранение на диск

Для того чтобы получить ссылку на файл, нужно воспользоваться пунктом контекстного меню файла «Копировать ссылку». Ссылка на файл в формате tessa:// будет скопирована в буфер обмена.

Чтобы выгрузить файл на диск, достаточно воспользоваться пунктом «Сохранить как…» контекстного меню файла. Система предложит выбрать путь для сохранения файла. Или же выбрать пункт «Копировать в буфер обмена», тогда данный файл далее можно будет вставить в нужную папку файловой системы, или, например, в письмо Outlook.

8.8. Список версий

Список версий также открывается при помощи соответствующего пункта контекстного меню файла. Элементы списка версий так же имеют пункты «Открыть для чтения», «Копировать ссылку», «Сохранить как» и «Копировать в буфер обмена». Двойное нажатие левой кнопки мыши на элементе списка версий вызывает открытие для чтения.

image53

8.9. Замена файла

Для замены файла используется пункт контекстного меню файла «Заменить файл». При его использовании предлагается выбрать новый файл, который заменит существующий. В этом случае содержимое файла и его имя меняются в соответствии с новым файлом. Новое содержимое добавляется как новая версия файла. Старое содержимое и версии файла можно найти в списке версий.

8.10. Изменение имени и категории файла

Для замены имени файла используется пункт контекстного меню файла «Переименовать», а для замены категории «Изменить категорию». В случае использования их появляется диалоговое окно предлагающее ввести новое имя или выбрать новую категорию соответственно. Эти процедуры не создают новой версии файла, а просто меняют его свойства. Выбор категории аналогичен процедуре выбора категории при добавлении нового файла.

image54

8.11. Создание копии файла

Для создания копии достаточно воспользоваться пунктом «Создать копию» контекстного меню файла. Будет создан новый файл из последней версии копируемого файла. Кроме того копия будет содержать информацию о том, кем было выполнено копирование и ссылку на оригинал.

image55

Для удобства работы с копиями имеется группировка и фильтрация по копиям. В режиме группировки файлы, которые не имеют копий, отображаются отдельной группой, а все имеющие копию файлы сгруппированы вместе со своими копиями. В режиме фильтрации по копиям, отображается только оригинал и копии файла, по которому была выбрана фильтрация.image56

8.12. Удаление файла

Удаление файлов производится при помощи контекстного меню файла, пунктом «Удалить» или при помощи клавиши «Delete».

8.13. Массовые операции над файлами

Для удобства выполнения операций, которые возможно выполнить сразу с несколькими файлами имеется возможность выделить файл в группу. Выделение производится при помощи клавиш [Shift], [Ctrl], стрелок и кнопок мыши. Список выделенных файлов отображается в области предпросмотра.

image57

image58

В случае, если выделено несколько файлов, в контекстном меню файлов отображаются только те пункты, которые поддерживают работу с несколькими файлами («Открыть для редактирования», «Открыть для чтения», «Удалить», «Сохранить как», «Объединить с текущим в Word» и т. д.).

8.14. Объединение файлов в Word

Объединять можно только файлы в формате “.docx”. Для объединения файлов необходимо выбрать несколько файлов и, щёлкнув правой кнопкой мыши по файлу, в который будет производиться слияние, выбрать пункт контекстного меню «Объединить с текущим в Word». Появится панель со статусом операции объединения, а по завершении процесса, откроется окно Word, в котором отобразится результат объединения. Объединение производится последовательно. Сначала файл, на котором было вызвано объединение, объединяется с первым файлом из списка выбранных, а затем результат объединения объединяется со следующим по списку файлом. И так для всех выбранных файлов. Объединение производится в порядке выделения файлов.

8.15. Сравнение файлов в Word

Сравнивать можно только файлы в формате docx. Сравнение файлов возможно только в случае, если выбрано не более двух файлов. Для вызова сравнения, нужно щёлкнуть на одном из выбранных файлов правой кнопкой мыши, и в контекстном меню файла выбрать пункт «Сравнить в Word». При этом файл, на котором было вызвано сравнение будет являться оригиналом, а второй файл будет считаться сравниваемым.

8.16. ЭЦП

8.16.1. Подписание документов

Подписать файл с помощью электронно цифровой подписи можно нажав правую кнопку мыши на файле и выбрав пункт меню «Подписать» (или «ЭЦП» → «Подписать (выбрать сертификат)», если требуется выбрать другой сертификат):

image58 1

Откроется окно выбора сертификата. Выбрав сертификат, система предложит указать комментарий к подписи (комментарий указывать не обязательно). После нажатия на кнопку «Ок» файл будет подписан и соответствующий значок выставится около файла:

image58 2

Подпись будет проставлена на последней актуальной версии файла.

После подписания файла ЭЦП, карточку документа необходимо сохранить.

В случае, если в файл документа будут внесены правки, значок подписи на данном файле пропадет, однако подпись предыдущей версии файла сохранится.

8.16.2. Проверка подписей

Проверить ЭЦП на файле можно с помощью контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопкой мыши на файле:

image58 3

Подпись будет проверяться для последней актуальной версии файла. В открывшемся окне будет отображен результат проверки:

image58 4

В случае, если проверка пройдет не успешно, в колонке статус подпись отметится красным и будет отображен текст ошибки:

image58 5

При этом в секции файлов подпись данного файла также подсветится красным:

image58 6

Также есть возможность проверить подписи для предыдущих версий файла. Для этого вызываем список версий файла:

image58 7

И на нужной версии с помощью контекстного меню можно выполнить проверку подписей:

image58 8

8.16.3. Экспорт подписей

Для экспорта/импорта подписи необходимо выбрать соответствующий пункт контекстного меню на файле:

image58 9

Подпись экспортируется в формате CMS SignedData. При выборе пункта меню «Экспортировать файл с электронными подписями» помимо файла подписи будет экспортирован сам файл документа.

9. Создание файлов по шаблону

Для некоторых представлений или для заполненной карточки документа можно создать файл по шаблону (шаблоны файлов для представлений или разных типов документов создаются и настраиваются Администраторами системы).

Для создания файла по шаблону необходимо выбрать нужное представление или открыть карточку и далее в левом меню системы нажать - «Создать файл по шаблону», выбрав нужный шаблон из списка доступных:

image59

В случае, если для данного типа карточки предусмотрено большое количество действий, то они будут сгруппированы в меню «Действия», из которого можно вызвать создание файла по шаблону:

image59 1

После нажатия на название шаблона будет сформирован и открыт файл (docx, html или xslx), в котором будут заполнены данные в соответствии с выбранным шаблоном. Файл можно сохранить и, при необходимости, приложить к карточке документа стандартным способом.

10. Фильтрация данных

10.1. Настройка параметров фильтрации

Для представлений в системе есть возможность выполнить фильтрацию данных (т. е. поиск по параметрам). Окно настроек фильтрации вызывается нажатием кнопки image60 1 в нужном представлении. В окне настроек фильтрации набор параметров зависит от выбранного представления. Для добавления нового условия, необходимо нажать левой кнопкой мыши на название нужного параметра, после чего появится строка для ввода условия и значений параметра.

image60

Таким образом можно добавить несколько условий для разных параметров. Для удаления условия, нажать на кнопку Х в нужной строке. Пример поиска по следующим параметрам:

Дата документа между 01.05.2015 и 01.12.2015

И

Состояние равен Проект

И

Инициатор равен – сотрудник Иванов:

image61

После нажатия на кнопку ОК в представлении будут показаны только карточки, удовлетворяющие условиям поискового запроса.

10.2. Сохранение поисковых запросов

У пользователя есть возможность сохранить часто используемые поисковые запросы. В окне настройки фильтрации необходимо указать параметры фильтрации, после чего нажать кнопку «Сохранить как…​»:

image62

В открывшемся окне указать название поискового запроса:

image63

Сохраненный поисковый запрос можно вызывать с помощью двойного нажатия левой кнопки мыши в окне настройки фильтрации:

image64

Все сохраненные пользователем запросы отображаются в разделе Мои запросы (см. рисунок выше) и доступны только текущему пользователю. Общие запросы - доступные всем сотрудникам системы, создаются Администраторами.

Для представлений, состоящих из нескольких областей, как, например, «Отчеты» (первая область - список подразделений, вторая - список сотрудников поразделения, третья - список карточек) или Контрагенты (список контрагентов и список карточек по выбранному контрагенту) такой способ сохранения поискового запроса и последующее добавление его в дерево - вернет только ту область представления, на которой выполнялся поиск. Если необходимо сохранить поиск, чтобы он возвращал все связанные области и настроенные поиски в связанных областях необходимо воспользоваться контекстным меню на представлении, предварительно настроив все необходимые поисковые параметры:

image64 1

В открывшемся окне необходимо указать имя нового поискового запроса.

Вызвать поисковый запрос можно из окна управления запросами (см. Управление запросами) или вывести его в дереве папок (см. Редактирование дерева представлений).

10.3. Управление запросами

Для удаления ненужных поисковых запросов, а также для экспорта/импорта необходимо вызвать окно Управление запросами: правое меню системы - Диалоги - Поисковые запросы:

image65

В открывшемся окне необходимо выставить флаг у нужного запроса, после чего можно его удалить или произвести экспорт представления в файловую систему. Для импорта поискового запроса нажать соответствующую кнопку и выбрать файл для импорта.

image66

11. Редактирование дерева представлений

В дереве представлений имеется возможность создавать новые папки и добавлять сохраненные запросы. Добавить новую папку или запрос можно двумя способами:

  • С помощью контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопкой мыши. Новая папка/запрос будет добавлен в тот узел дерева, на котором была нажата кнопка мыши. Для добавления новой папки/запроса в корень дерева правую кнопку мыши следует нажать в пустой области:

image67

При добавлении новой папки в открывшемся окне необходимо указать имя папки. При добавлении сохраненного запроса к узлу в открывшемся окне необходимо выбрать один из сохраненных ранее поисковых запросов:

image68

Таким образом пользователь может добавлять в дерево часто используемые поисковые запросы, группируя их по папкам:

image69

  • Также добавить папку/запрос можно с помощью левого меню системы, предварительно выбрав в дереве узел, куда будет добавлена папка/запрос:

image70

Все внесенные пользователем изменения в дерево представлений отображаются только у текущего пользователя, т. е. описанные в данном разделе настройки индивидуальны для каждого пользователя.

Для редактирования добавленных узлов (удаление, копирование, вставка) можно также использовать левое меню системы или контекстное меню:

image71

Редактировать можно только узлы, созданные пользователем

Удалить все добавленные пользователем в дерево поисковые запросы и папки (т. е. вернуть дерево в вид по умолчанию) можно с помощью окна Мои настройки.

12. Настройка замещений

12.1. Мои замещения

У каждого пользователя системы есть возможность добавить своих заместителей, которые, в случае отсутствия замещаемого сотрудника, смогут выполнить за него задания.

Открыть карточку настроек моих замещений можно одним из двух способов:

  • С помощью правого меню системы: Диалоги - Мои замещения:

    image72

  • С помощью представления «Замещения», открыв карточку со своей фамилией.

В карточке для заполнения доступны следующие поля:

image73

  • Кто может редактировать - можно указать сотрудников, кому будет доступно редактирование заместителей текущего сотрудника;

  • Заместители - раздел для добавления заместителей. Для добавления новой строки нажать на кнопку «Добавить», откроется форма добавления замещения:

image74

  • Заместители – список сотрудников, кому будут доступны все задания указанных ролей текущего сотрудника;

  • Список ролей – список ролей, для которых настраивается замещение. В данном поле могут быть указаны: Статические роли, Контекстные роли, Подразделения, а также обобщающие роли:

    • Все статичные роли - замещение на задания, назначенные на любые статичные роли, в которые входит текущий сотрудник;

    • Все контекстные роли - замещение на все задания, назначенные на контекстные роли, в которые входит текущий сотрудник;

    • Все подразделения и роли - замещение на все задания, назначенные на текущего сотрудника и на все типы ролей, в которые входит сотрудник;

    • Все подразделения - замещение на все задания, назначенные на подразделения, в которые входит текущий сотрудник;

    • Лично я - замещение на все задания, назначенные на текущего сотрудника;

При указании в поле «Список ролей» значений Лично я, Все подразделения и роли или <ФИО сотрудника> - заместитель помимо прав на исполнение заданий получит все права доступа замещаемого сотрудника/роли (т. е. права на просмотр отчетов, создание/редактирование карточек, просмотр реестров и т. д.). Таким образом, если замещение назначено на роль, то заместитель получит права, доступные для данной роли. Если замещение назначено на сотрудника, то заместитель получит права, доступные только данному сотруднику (исключая права, назначенные на роли, в которые входит этот сотрудник).
  • Замещение доступно – флаг для включения/отключения замещения;

  • Постоянное замещение – флаг выставляется, если текущее замещение не ограничено сроком;

  • Начало/Окончание замещения – срок замещения указывается, если это не постоянное замещение.

Таким образом, для сотрудника можно добавить несколько заместителей на разные роли:

image75

Для удаления замещения – выбрать строку в таблице замещений и нажать кнопку Удалить.

Указанным заместителям в указанные сроки станут доступны задания замещаемого сотрудника. Заместителям будут доступны как новые задания, так и задания, взятые в работу основным исполнителем.

Задания, которые были отправлены на временную роль «Исполнители задания» (т. е. роль, сформированную при отправке одной задачи на несколько исполнителей) не будут доступны заместителям, т.к. список заместителей для таких задач рассчитывается в момент отправки задачи. Однако, новые задачи, отправляемые на роль «Исполнители задания» (где в составе роли и текущий сотрудник) будут доступны указанным заместителям.

12.2. Настройка замещений сотрудников

Сотрудники могут редактировать не только свои замещения, но и замещения других сотрудников. Доступны карточки настроек замещений только тех сотрудников, в которых прописаны соответствующие разрешения (поле «Кто может редактировать»).

Просмотреть список доступных карточек настроек замещений, а также открыть и отредактировать карточку можно из представления «Замещения»:

image76

Открыв карточку настроек замещений нужного сотрудника, можно удалить или добавить новых заместителей (см. Мои замещения).

13. Описание типового решения

Типовое решение включает в себя следующие основные функциональные блоки:

  • Электронная канцелярия (регистрация документов);

  • Работа с поручениями (назначение и контроль исполнения);

  • Универсальный процесс согласования документов с графической визуализацией.

13.1. Регистрация документов

В типовой конфигурации настроены следующие возможности по регистрации документов:

  • Регистрация входящих документов;

  • Регистрация исходящих документов. Предусмотрена связь входящего документа с ответным исходящим документом;

  • Регистрация протоколов и рассылка задач по решениям;

  • Регистрация внутренних документов;

  • Регистрация договоров.

В типовом решении настроена возможность управления внешними документами в разрезе контрагентов. В объединенном представлении при выборе контрагента в связанных реестрах отображаются списки входящих, исходящих и договорных документов (см. Просмотр справочника).

Для базовых карточек входящих, исходящих, внутренних документов и договоров настроена система поиска по комбинации различных параметров (см. Поиск документов).

13.2. Задачи

В части управления поручениями в типовой конфигурации настроены следующие возможности:

  • Создание задач по любому виду документа. В карточке документа любого из перечисленных выше типов есть возможность создать одну или несколько задач (поручений);

  • Создание подзадач из родительской задачи. Исполнитель задачи имеет возможность создать одну или несколько подзадач. Количество уровней задач не ограничивается;

  • Добавление файлов к задаче (файлы добавлять может как автор, так и исполнитель задачи);

  • Возможность отзыва подзадач при завершении родительской (при завершении задачи все незавершенные подзадачи могут быть автоматически отозваны);

  • Просмотр иерархии задач в карточке документа (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов).

Работа с задачами описана в разделе Типовой процесс исполнения задач данного руководства.

13.3. Универсальный процесс согласования

В типовом решении настроен универсальный процесс согласования, который может быть применен к карточке любого из настроенных видов документа.

Универсальный процесс согласования в типовом решении предоставляет следующие возможности:

  • Возможность создавать маршрут любой сложности при помощи смешивания различных этапов согласования.

    Универсальный процесс согласования обеспечивает возможность определения последовательности этапов согласования документа, при этом каждый этап может включать несколько согласующих сотрудников/ролей.

  • Параллельные и последовательные этапы.

    Внутри каждого этапа согласование может выполняться как последовательно, так и параллельно. Сами этапы выполняются последовательно. Описание доступных настроек для этапов согласования см. в разделе Настройка этапов согласования.

  • Согласующие имеют возможность согласовать\не согласовать документ с указанием комментария.

  • Согласующие могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласующий, которого они замещают.

  • Согласующие сотрудники могут создавать копию любого файла, приложенного к карточке согласуемого документа для внесения изменений (см. Согласование договора). Данную функцию особенно удобно использовать для работы с файлами Microsoft Word.

  • Для документов формата Microsoft Word (*.docx) Инициатору предоставляется возможность автоматической консолидации различных версий документов с подсветкой замечаний различных согласующих разными цветами (см. Доработка договора Инициатором).

  • Согласующие имеют возможность запрашивать комментарий у любого сотрудника (см. Запрос комментария). В рамках выполнения задания на согласование документа согласующий сотрудник может запросить любое количество комментариев у других сотрудников.

  • Комментатор имеет возможность дать свой комментарий и/или приложить файлы в карточке

  • Комментаторы могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласант, которого они замещают.

  • Согласующий может делегировать своё задание согласования (т. е. полностью передать полномочия по исполнению задания) на любого другого сотрудника или роль. Делегат имеет все те же полномочия и права, что и делегировавший задание согласующий.

  • Согласующий имеет возможность запросить дополнительное согласование у любого сотрудника или роли. Решение дополнительного согласующего заносится в общий лист согласования, однако не влияет на итог процесса согласования.

  • Возможность редактирования маршрута во время работы согласования.

    По ходу процесса согласования система предоставляет возможность корректировки маршрута согласования в части незавершенных и не активных в данный момент этапов.

  • Настраиваемый доступ к данным и файлам карточки для согласующих сотрудников.

  • Возможность возврата на редактирование на этапе согласования.

  • Возможность отзыва документа в проект (см. Отзыв согласования).

  • Возможность отмены документа. На этапе редактирования/доработки Инициатором есть возможность снять документ с согласования. Статус документа устанавливается в «отменен».

  • Возможность запуска согласования после отмены.

    Отмененный документ можно снова запустить на согласование.

  • Подробная история согласования документа в листе согласования, приложенном к карточке (см. Лист согласования).

  • Краткая история согласования для печати.

    В любой момент есть возможность сформировать сокращенную форму истории согласования документа для вывода на печать. Сокращенная форма содержит только данные последнего цикла согласования.

  • Визуализация (графическая карта) актуального состояния бизнес-процесса согласования в графическом виде (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов). Универсальный процесс согласования в любой момент времени может быть отображен в виде наглядной графической схемы этапов процесса с подсветкой блоков.

13.4. Отчеты и уведомления

  • Просмотр истории заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования (см. История заданий).

    Типовое решение предоставляет возможность просмотреть историю заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования. История запросов комментариев группируется по родительским заданиям, в рамках исполнения которых были запрошены комментарии.

  • Почтовые уведомления при отправке любых заданий, запросе комментария, ответе на запрос комментария

  • Представление «Мои задания» - реестр заданий текущего сотрудника, который можно раскрывать и просматривать по различным связанным критериям в любом порядке и любой вложенности (см. Поиск заданий).

  • Представление «Задания от меня» с возможностью просмотреть задания по различным связанным критериям, которые можно группировать между собой в любом порядке и любой вложенности

  • Отчет по текущим заданиям, предоставляющий различную информацию о текущих заданиях в системе со следующими возможностями (см. Текущие задания):

    • Показывает количество новых, в работе, просроченных заданий с группировкой по подразделениям;

    • Показывает количество новых, в работе, просроченных заданий с группировкой по сотрудникам;

    • Показывает степень просроченности;

    • При выборе подразделения показывает статистику по сотрудникам;

    • При выборе сотрудника показывает список его заданий;

    • Позволяет фильтровать отчет по различным параметрам;

    • Учитывает замещение;

    • Позволяет управлять возможностью просмотра отчета.

  • Отчет по исторической активности, представляющий статистику по завершенным заданиям со следующими возможностями (см. Завершенные задания):

    • Показывает количество завершенных, просроченных заданий с группировкой по подразделениям;

    • Показывает количество завершенных, просроченных заданий с группировкой по сотрудникам;

    • Показывает степень опоздания выполнения;

    • При выборе подразделения показывает статистику по сотрудникам;

    • При выборе сотрудника показывает список его заданий;

    • Позволяет фильтровать отчет по различным параметрам;

    • Учитывает замещение;

    • Позволяет управлять возможностью просмотра отчета.

13.5. Возможности по настройке типового решения

  • Настраиваемая нумерация с проектным и постоянным номером.

  • Регистрация документов с выделением постоянного номера.

  • Гибкая система прав доступа.

  • Возможность добавлять новые типы документов.

  • Возможность настройки замещений.

  • Настройка производственного календаря.

  • Настраиваемое дерево представлений, с возможностью пользователю добавлять свои папки и поиски/отчеты.

14. Регистрация документов типового решения

В Типовом решении системы настроена регистрация следующих видов документов:

Документы вида Документ, Приказ, Распоряжение, Служебная записка регистрируются аналогично Исходящим (см. Регистрация исходящего документа).

14.1. Регистрация входящего документа

Для регистрации нового входящего документа необходимо создать карточку вида Входящий (см. Создание карточки).

В открывшейся новой карточке входящего документа заполнить данные (см. Заполнение полей карточки): Тему документа, указать Контрагента, Автора и Дату документа, а также приложить файл документа:

image79

После заполнения всех необходимых данных карточку надо сохранить (см. Сохранение карточки).

14.2. Регистрация исходящего документа

Для создания нового исходящего документа необходимо открыть карточку входящего документа и на основании его создать карточку вида Исходящий (см. Создание карточки на основании имеющейся). При этом автоматически будут перенесены данные из карточки входящего документа, а также создана ссылка на него:

image80

Состояния исходящего документа – Проект.

В карточку входящего документа также автоматически (после обновления или сохранения карточки) добавится ссылка на исходящий:

image81

При необходимости, данные в карточке исходящего документа можно изменить, а также добавить необходимые файлы (см. Заполнение полей карточки). Далее надо сохранить карточку исходящего документа (см. Сохранение карточки).

Для того чтобы произвести регистрацию исходящего документа необходимо в левом меню системы нажать на Зарегистрировать документ:

image82

При регистрации состояние исходящего документа сменится на Зарегистрирован:

image83

После того, как карточка исходящего документа зарегистрирована, в левом меню системы доступны следующие действия (действия будут выполнены только в случае наличия у текущего пользователя соответствующих прав доступа):

  • Редактировать – при нажатии на эту кнопку поля карточки станут доступны для редактирования;

  • Отменить регистрацию – отменить регистрацию документа, состояние карточки сменится на «Проект». Карточку можно будет повторно зарегистрировать.

14.3. Регистрация протокола

Для регистрации нового протокола необходимо создать карточку вида протокол (см. Создание карточки).

В открывшейся новой карточке протокола заполнить данные (см. Заполнение полей карточки): Тему протокола, Повестку, указать Дату и время совещания, Председателя, Приглашенных, Участников, а также приложить необходимые файлы.

Далее надо заполнить раздел Доклады. Для добавления новой записи в таблицу нажать кнопку Добавить:

image167

В открывшемся окне указать тему доклада и Ф. И. О. докладчика:

image168

Добавленные в таблицу записи можно отсортировать, с помощью кнопок перемещения image169, предварительно выделив одну или несколько строк в таблице. Удалить запись можно с помощью соответствующей кнопки под таблицей.

Раздел Решения заполняется аналогично разделу Доклады. По указанным решениям можно будет автоматически разослать задачи всем указанным исполнителям.

При добавлении новой записи в таблицу необходимо заполнить следующие поля:

image170
  • Поручение - текст задания по протоколу;

  • Ответственные - исполнители по указанному заданию, выбираются сотрудники из справочника сотрудников;

  • Срок - крайний срок исполнения указанного задания.

Таким образом, по каждому поручению добавляется новая строка в данную таблицу. Когда все необходимые данные заполнены, карточку надо сохранить (см. Сохранение карточки).

После того, как карточка протокола заполнена и сохранена, можно выполнить следующие действия:

  • Сформировать протокол совещания

Сформировать протокол совещания можно с помощью левого меню системы: Действия - Создать файл по шаблону - Протокол совещания:

image172

Будет сформирован и открыт word файл, данные в котором будут заполнены данными из карточки протокола:

image171
Для сохранения файла протокола совещания в карточке протокола необходимо сначала сохранить сформированный документ на диск, после чего стандартным способом приложить сохраненный файл к карточке (см. Работа с файлами).
  • Разослать задачи по решениям

По указанным в разделе Решения задачам можно автоматически разослать исполнителям задачи. Для этого необходимо в левом меню системы нажать соответствующую кнопку:

image173

Автоматически по каждому решению будут высланы задания на указанных исполнителей, срок исполнения задания - указанный в таблице по каждому решению. Если по одному решению указано несколько Ответственных, задание будет отправлено всем указанным сотрудникам, но при взятии в работу одним из них, задание пропадет у других исполнителей.

Более подробное описание работы с задачами можно посмотреть в разделах: Исполнение задачи - описание работы исполнителя, а также Действия автора - описание возможностей автора задачи.

При повторном нажатии кнопки Разослать задачи по решениям, система разошлет задачи по всем указанным в карточке решениям, т. е. если в таблицу были добавлены новые строки, система вышлет задачи как по новым решениям, так и по старым (задачи по которым уже были высланы). Отменить ошибочно высланные дублирующие задачи можно с помощью функционала отзыва, доступного автору задачи (см. Действия автора).

Также в протоколах можно создать задачи стандартным способом (см. Создание и отправка задачи), однако в связанном представлении представления Протоколы (см. Представление Протоколы) данные задачи отражены не будут. Просмотреть список типовых задач по протоколу можно будет на вкладке История заданий карточки протокола.

15. Права доступа к карточке типового процесса согласования

Если карточка содержит задания типового процесса согласования (задание согласования, редактирования, комментирования) и пользователь является исполнителем, то пользователь получает те или иные права на карточку, в зависимости от вида задания:

  • Задание комментирования, дополнительного согласования (см. Комментатор, Дополнительный согласующий) – пользователь может читать карточку и добавлять файлы (и редактировать файлы, которые он добавил ранее).

  • Задание согласования (см. Согласование договора) – для задания, взятого в работу - пользователь может читать карточку, добавлять файлы (и редактировать файлы, которые он добавил ранее) и, если это указано в настройках этапа согласования, редактировать карточку и файлы карточки.

  • Задание редактирования (см. Доработка договора Инициатором) – для задания, взятого в работу - пользователь может читать карточку, редактировать карточку, редактировать маршрут согласования; добавлять, редактировать, удалять файлы карточки; редактировать поля номера (если разрешено в настройках типа документа).

  • Ознакомление с документом - пользователь может читать карточку.

В остальных случаях права рассчитываются согласно определенным правилам доступа к карточкам процесса (Подробнее принцип расчета прав описан в Руководстве администратора).

Если карточка договора находится в состоянии Проект, то при ее открытии будут сразу рассчитаны права доступа и, если пользователь имеет права на редактирование - права будут сразу предоставлены.

Во всех остальных случаях при открытии карточки, она открывается в режиме только для чтения и для получения прав на редактирование нужно нажать на кнопку «Редактировать», расположенную на левой панели системы:

image77

По нажатию элемента панели «Редактировать» карточка будет открыта со всеми правами, определенными для пользователя. Выход из режима редактирования осуществляется по обновлению карточки через соотв. элемент панели или нажатию клавиши [F5].

Если на момент нажатия на элемент панели «Редактировать» карточка содержала не сохраненные изменения, система предложит на выбор предварительно сохранить изменения, отказаться от изменений или не переходить в режим редактирования (опции «Да», «Нет», «Отмена» соответственно):

image78

В случае если пользователь утратил права на чтение карточки в процессе работы с ней (например, создал карточку и сохранил ее, но не имеет прав на чтение), пользователь сможет в течение небольшого времени (и до закрытия карточки), читать текущую версию карточки. Т. е. если другой пользователь обновил карточку, а утративший права на чтение карточки пытается ее обновить – он получит ошибку.

16. Согласование документов

16.1. Краткое описание

Процесс согласования документа происходит в несколько этапов, каждый из которых содержит некоторое число согласантов и может проходить параллельно или последовательно. Если цикл завершился и хотя бы один согласант не одобрил согласование – документ перейдет в состояние «Не согласован» и инициатору процесса придет задание на редактирование документа. По завершении задания на редактировании начнется новый цикл согласования. Если процесс завершился, и все согласанты одобрили согласование – документ перейдет в состояние «Согласован», процесс согласования завершится.

16.2. Базовые определения

Термин или определение отражено полужирным начертанием, основное содержание определения обычным, а курсивом – пояснения и замечания.

Состояние согласования – статус документа в рамках процесса согласования. Состояние согласование может быть одним из следующих:

  • Проект – процесс согласования не начат или прерван через отзыв согласования. В состоянии «Проект» доступно редактирование всего маршрута согласования и всей информации о согласовании (за исключением истории согласования).

  • На согласовании – процесс согласования активен. В состоянии «На согласовании» доступно редактирование информации о согласовании (но нельзя удалить инициатора согласования), а также редактирование не активных этапов согласования и добавление новых этапов согласования.

  • Не согласован – цикл согласования завершен и в рамках цикла были согласанты не одобрившие. В состоянии «Не согласован» доступно редактирование всего маршрута согласования и всей информации о согласовании (за исключением истории согласования). В состоянии «Не согласован» документ также содержит задание на редактирование инициатору, опцией завершения которого является начало нового цикла согласования.

  • Согласован – цикл согласования завершен, все согласанты одобрили согласование. Финальная стадия согласования.

  • Редактирование – документ был возвращен на доработку через элемент «Вернуть на доработку» меню карточки или в опции этапа была отметка «Вернуть после согласования». В этом состоянии документ также содержит задание редактирования инициатору, опцией которого является начало нового цикла (если документ был возвращен на доработку пользователем) или продолжение согласования (если документ был возвращен опцией «вернуть после согласования».

  • Отмена – Специальное состояние карточки, согласование было отменено соотв. элементом меню.

Маршрут согласования – набор этапов согласования, каждый этап начинается согласно указанному порядку в рамках текущего цикла согласования.

Цикл согласования – одно прохождение маршрута согласования. Цикл согласования может содержать не все этапы согласования, если согласование было отозвано, документ был возвращен на доработку или маршрут согласования был изменен после завершения цикла.

Этап согласования – часть процесса согласования, содержащая согласантов, информацию о требуемых сроках завершения заданий на согласование, опции параллельности этапа и отправки задания на редактирование документа после завершения всех заданий на согласование в рамках этапа. Этап согласования может быть в одном из состояний «Не запущен», «Активен» и «Завершен».

Параллельный этап – этап, все согласанты которого получают задание на согласование одновременно с началом этапа. Этап завершается, когда все согласанты завершили согласование.

Последовательный этап – этап, согласанты которого получают задание на согласование в соответствии с порядком, в котором они были указаны. Первый согласант получает задание на согласование одновременно с началом этапа, каждый следующий согласант получает задание одновременно с завершением задания предшествующего. Этап завершается, когда последний согласант завершил согласование.

Состояние этапа согласования – статус этапа согласования в рамках текущего цикла согласования. Состояние этапа меняется, когда начинается процесс согласования (для первого этапа), когда все согласанты одобрили/не одобрили согласование, при переходе к следующему этапу, отзыве согласования и т. д. Состояние этапа согласования может быть одним из следующих:

  • Не запущен – процесс согласования не дошел до данного этапа, этап можно редактировать.

  • Активен – процесс согласования дошел до данного этапа, но не все согласанты (указанные в этапе) завершили задание на согласование. Редактирование активного этапа недоступно.

  • Завершен – процесс согласования дошел до данного этапа и перешел к следующему, все согласанты (указанные в этапе) завершили задание на согласование. Редактирование завершенного этапа недоступно.

Отзыв согласования – прерывание процесса согласования с возвращением документа в состояние «Проект». Цикл согласования завершается, все этапы согласования получают статус «Не запущен».

Возврат документа на доработку – прерывание процесса согласования с отправкой инициатору процесса задания на редактирование договора. По окончании задания на редактирование начинается следующий цикл согласования.

Отмена согласования – прерывание процесса согласования с переводом документа в специальное состояние «Отмена», все этапы согласования получают статус «Не запущен».

Процесс согласования для всех типов документов аналогичен. В данном руководстве процесс согласования документов рассмотрен на примере согласования карточки договора.

16.3. Создание договора

16.3.1. Создание карточки и заполнение полей

В системе надо создать новую карточку договора (см. Создание карточки) и заполнить необходимые поля (см. Заполнение полей карточки), а также приложить файл договора. Пример заполнения карточки договора:

image106

После заполнения всех необходимых полей карточку необходимо сохранить (см. Сохранение карточки).

16.3.2. Пересчет маршрута согласования

В системе есть возможность настроить шаблоны этапов согласования (настраиваются Администраторами системы).

Этапы из предварительно настроенных Администратором шаблонов будут автоматически подставляться в маршрут согласования документа в зависимости от тех или иных условий, например: тип документа, кто является Инициатором согласования, а также прочие сложные условия, зависящие от каких-либо данных в текущей карточке.

На вкладке «Процесс согласования» есть кнопка «Пересчитать».

image194

При нажатии на нее система ищет в системе подходящие шаблоны (т. е. шаблоны, для которых будут выполнены все прописанные условия) и если такие найдены, то в таблицу «Этапы согласования» будут автоматически добавлены новые этапы из шаблона. Или изменены/удалены этапы, если пересчет производится повторно и этапы в шаблоне были изменены Администратором.

Если во время пересчета были добавлены/удалены/изменены какие то этапы, система предупредит пользователя об этом.

Например, при нажатии кнопки «Пересчитать» может происходить проверка таблицы на наличие этапа под названием «Согласовать с Ивановым». При отсутствии данного этапа, он будет добавлен автоматически.

image193

Стоит отметить, что пересчет также выполняется при нажатии кнопки Начать согласование, поэтому нажатие кнопки «Пересчитать» не является обязательным, т.к. система в любом случае при попытке запуска процесса согласования проверит, есть ли настроенный шаблон для данной карточки и, при необходимости, внесет изменения в маршрут согласования, выведя информационное сообщение о том, что маршрут был изменен.

Также пересчет автоматически выполняется при отправке договора на повторный цикл согласования (т. е. когда у инициатора есть задание редактирования и он завершает его варинатом «Продолжить согласование»).

Добавленные с помощью шаблона этапы могут иметь различные параметры, заданные Администратором:

  1. Разрешено/запрещено редактировать этап.

    Важно знать: если добавленный из шаблона этап доступен для редактирования и его отредактировали, а администратор после этого изменил параметры в данном шаблоне, то при пересчете в карточке договора этот этап не будет обновляться.
  2. Разрешено/запрещено перемещать этап.

Этапы из шаблонов могут добавляться как в начало списка, так и в конец. Следует иметь ввиду, что если шаблон настроен добавлять этапы в положение «в конце маршрута», то этапы, добавленные пользователем вручную, будут располагаться выше шаблонных. Аналогично с положением «в начале маршрута».

Процесс добавления/редактирования этапов вручную описан в следующем разделе.

Также существуют некоторые особенности пересчета после удаления или неподтверждения шаблона (т. е. если изменили параметры карточки/параметры шаблона и шаблон более не должен применяться для данной карточки) для этапов, у которых есть возможность редактирования:

  1. Если этап не изменен пользователем, то при пересчете этап удаляется.

  2. Если этап изменен, то он не удаляется, но преобразуется в «ручной» и при пересчете учитывается как ручной.

Этапы из шаблонов являются обязательными, т. е. пользователь не может отказаться от подстановки этапов из шаблонов, а также удалить такие этапы.

16.3.3. Настройка этапов согласования

Вкладка Процесс согласования содержит информацию о текущем состоянии процесса согласования, а также область для настройки этапов согласования.

На данной вкладке можно создать/отредактировать маршрут для согласования договора.

Если в системе есть настроенные шаблоны этапов согласования, то сотруднику не обязательно добавлять какие-то этапы вручную и выполнять пересчет, а с пустой таблицей этапов согласования можно запустить процесс согласования. При этом в таблицу добавятся нужные этапы и появится окно, сообщающее, что в маршруте есть изменения:

image195

Ниже описан процесс добавления новых этапов согласования вручную (необходимо в случае, если инициатору требуется добавить новые этапы в сформированный автоматически машршрут, или, если шаблоны этапов в системе не настроены).

Для добавления нового этапа нажать на кнопку «Добавить», распоолженную по таблицей Этапы согласования:

image107

Откроется окно добавления нового этапа, где необходимо заполнить следующие данные:

  • Название этапа – название текущего этапа согласования;

  • Согласующие – согласующие текущего этапа. Можно указать как конкретных сотрудников, так и роли;

    Для каждого согласующего можно указать дополнительных согласующих, которым будет отправлено задание на дополнительное согласование. Для указания дополнительных согласующих необходимо нажать левой кнопкой мыши на имя нужного сотрудника или роль, появится дополнительное поле для ввода:

    image188
    • Исполнители для выбранного согласующего - список сотрудников или ролей, кому будет отправлено задание дополнительного согласования. Данные задания отправляются одновременно с родительским заданием согласования. Решения дополнительных согласующих заносятся в историю заданий и лист согласования, однако не влияют на итоговый результат процесса согласования.

    • Первый исполнитель - ответственный - в случае, если флаг выставлен, то первый из указанных в списке Исполнителей будет считаться ответственным.

      Данный флаг имеет смысл, если для данного документа настроено автоматическое завершение просроченных заданий согласования: в качестве итогового решения по заданию автоматически будет принято решение ответственного дополнительного согласующего.

      Обратите внимание, что согласующий, для которого указаны дополнительные согласующие, отмечается в списке специальными символами (+) перед названием роли: image189
  • Время на одно задание (рабочие дни) – обязательно для заполнения. Количество рабочих дней на исполнение задания на согласование указанными согласующими;

  • Состояние – состояние этапа. Не доступно для редактирования, меняется автоматически по ходу процесса согласования;

  • Комментарий - комментарий к текущему этапу согласования;

Вкладка «Основные настройки»:

  • Параллельный – флаг выставляется в случае, если текущий этап согласования должен проходить параллельно (актуально, если в поле Согласующие указано более одного согласующего);

  • Вернуть при несогласовании – вернуть договор на доработку Инициатору при не согласовании хотя бы одним из согласующих;

Вкладка «Дополнительно»:

  • Вернуть при согласовании – вернуть договор на доработку Инициатору при согласовании всеми текущими согласующими;

  • Отключить автоматическое согласование - отключить для данного этапа автоматическое завершение задания согласования (см. Автоматическое согласование);

  • Настройки прав доступа для согласующих этапа

    • Редактировать карточку – дать права доступа на редактирование карточки договора согласующим этапа;

    • Редактировать любые файлы – дать права доступа на редактирование приложенных файлов для согласующих этапа.

Не рекомендуется выставлять права доступа при параллельных этапах, т.к. это может привести к конфликту при сохранении данных.

Пример создания маршрута согласования договора:

Этап 1:

image108

Этап 2:

image109

Этап 3:

image110

В итоге все этапы согласования отображены в табличном виде:

image111

Очередность этапов можно изменить путем перемещения выделенного этапа с помощью кнопок image112 (для этапов, добавленных автоматически из преднастроенных шаблонов может быть запрещена возможность перемещения).

После создания маршрута согласования карточку необходимо сохранить (см. Сохранение карточки). Далее созданный маршрут можно просмотреть с помощью автоматического визуализатора, нажав на кнопку «Визуализировать»:

image113
Для того чтобы в визуализаторе отобразились внесенные в маршрут изменения, карточку необходимо сохранить.

Для прокрутки маршрута можно использовать колесо мыши. Для изменения масштаба отображения – [Ctrl+колесо мыши].

В процессе согласования договора и вынесения решения согласующим этапы будут подсвечиваться соответствующими цветами.

Вносить правки в маршрут согласования можно и при запущенном процессе согласования (при условии наличия соответствующих прав доступа для сотрудника). Редактирование доступно только для этапов в состоянии – Не активен. А также можно добавлять новые этапы, пока процесс согласования не завершен.

У процесса согласования есть инициатор, который указывается в соответствующем поле блока «Сводка» вкладки «Процесс согласования»:

image113 1

Инициатор получает задания на редактирование по завершении этапов согласования (если была выбрана соотв. опция) и по завершении цикла согласования, если были согласанты, не одобрившие согласование.

Если при запуске согласование не был указан инициатор, система заполнит поле, указав текущего (запустившего процесс) пользователя как инициатора. После запуска согласования инициатор может быть изменен, но не может быть удален.

Комментарий к циклу согласования – информационное поле, в котором указывается информация к циклу согласования, доступная для согласантов:

image113 2

16.3.4. Запуск процесса согласования

После того, как все необходимые поля карточки заполнены, приложен файл согласуемого договора и настроен маршрут согласования, по карточке договора можно запустить процесс согласования, нажав в левом меню системы Начать согласование:

image114

При этом в правой части карточки отобразятся отправленные задания - первый этап маршрута:

image115

В визуализаторе подсветится текущий этап согласования:

image116

На вкладке Процесс согласования сменится значение поля Состояние, а также сменится состояние первого этапа согласования:

image117

16.4. Согласующий (согласование договора)

Все карточки договоров, по которым у текущего пользователя есть задания на согласование можно просмотреть в представлении Мои задания – По типу задания – На согласование:

image118

Также, если в системе настроен модуль «Мобильное согласование», то согласующий имеет возможность вынести решение по договору, ответив на электронное письмо-уведомление (см. Мобильное согласование и завершение задач).

В представлении, открыв нужную карточку, в правой области карточки отобразится само задание:

image119

Задание необходимо взять в работу, нажав на соответствующую кнопку. При этом задание станет недоступно для остальных сотрудников роли (если задание отправлено на роль). А также если для текущего этапа установлены дополнительные права доступа (редактировать карточку и/или редактировать файлы), то при взятии задания в работу, соответствующие данные станут доступны для редактирования.

Задание можно снять с работы, нажав на кнопку Еще – Вернуть на роль. При этом права на редактирование данных карточки будут отобраны, задание станет доступно всем сотрудникам роли (если для текущего этапа в качестве согласующего указана роль).

16.4.1. Запрос комментария

Для каждого согласующего доступна функция запросить комментарии (отправить вопрос). Чтобы запросить комментарии, надо в задании (взятом в работу) нажать кнопку Ещё – Запросить комментарии:

image120

В задании появятся дополнительные параметры, которые необходимо заполнить:

  • Комментаторы – сотрудники, кому будет отправлен вопрос (при завершении задания на Комментирование один из комментаторов, задание пропадет у других);

  • Вопрос – текст вопроса.

image121

Нажав на кнопку Запросить комментарии Комментаторам будет отправлено задание на комментирование (см. Комментатор). В задании текущего согласующего отобразится информация о том, что отправлен запрос комментаторам:

image122

Незавершенные задания комментирования можно отозвать с помощью действий автора.

Согласующий может завершить задание на согласование не дожидаясь ответа от Комментаторов (при этом активное задание на комментирование будет автоматически отозвано). Соответствующая запись будет в истории заданий:

image122 1

При получении ответа на запрос комментариев, соответствующая информация отобразится в задании:

image123

Комментатор – сотрудник, завершивший задание Комментирования (написавший ответ на вопрос).

16.4.2. Запрос дополнительного согласования

Для каждого согласующего доступна функция запросить дополнительное согласование у любого сотрудника или роли. Чтобы запросить дополнительное согласование, надо в задании (взятом в работу) нажать кнопку Ещё – Запросить дополнительное согласование:

image181

В задании появятся дополнительные параметры, которые необходимо заполнить:

  • Исполнители – сотрудники (или роли), кому будут отправлены задания на дополнительное согласование документа;

  • Первый исполнитель ответственный - в случае, если флаг выставлен, то первый из указанных в списке Исполнителей будет считаться ответственным.

    Данный флаг имеет смысл, если для данного документа настроено автоматическое завершение просроченных заданий согласования: в качестве итогового решения по заданию автоматически будет принято решение ответственного дополнительного согласующего. Например, если ответственный дополнительный согласующий вынес решение - Не согласовать и, при этом, для данного вида документа настроено автоматическое согласование и задание просрочено на указанный в настройках автоматического согласования срок, то результатом автосогласования по текущему заданию будет - Не согласовано.

    Задания дополнительного согласования не подлежат автоматическому согласованию.
  • Длительность, дни - срок для исполнения заданий дополнительного согласования.

  • Комментарий - комментарий для дополнительных согласующих.

image182

Нажав на кнопку Запросить дополнительное согласование указанным Исполнителям будет отправлено задание на дополнительное согласование.

В задании текущего согласующего отобразится информация о том, что отправлен запрос на дополнительное согласование:

image183

Таким образом можно отправить нужное количество заданий дополнительного согласования. Однако, ответственный согласующий среди дополнительных согласующих может быть только один.

Незавершенные задания дополнительного согласования, при необходимости, можно отозвать с помощью действий автора.

Согласующий может завершить задание на согласование не дожидаясь ответа от дополнительных согласующих (при этом активные задания на дополнительное согласование будут автоматически отозваны).

После вынесения решения дополнительным согласующим, основной согласующий в задании увидит, что задание дополнительного согласования было завершено:

image184

А на вкладке История задания можно посмотреть решение дополнительного согласующего и его комментарий:

image185

Аналогично, информация по заданиям дополнительного согласования отобразится в Листе согласования.

16.4.3. Делегирование задания

Для каждого согласующего доступна функция делегирования задания. Чтобы делегировать задание на согласование, надо в задании (взятом в работу) нажать кнопку Ещё – Делегировать>>:

image124

В задании появятся дополнительные параметры, которые необходимо заполнить:

  • Роль – сотрудник или роль, кому будет делегировано задание на согласование;

  • Комментарий – комментарий при делегировании.

image125

Нажав на кнопку Делегировать, указанному делегату будет отправлено задание на согласование, при этом:

  • Все активные задания комментирования будут автоматически отозваны;

  • Все не завершенные задания дополнительных согласующих останутся активными и будут отображаться в соответствующей таблице нового задания (т. е. задания делегата).

У текущего согласующего задание на согласование пропадет.

Задание на согласование для делегата аналогично заданию согласующего, в нем доступны все функции, включая делегирование, запрос дополнительного согласования и запрос комментариев. В тексте задания будет указан комментарий сотрудника, делегировавшего задание.

16.4.4. Согласование договора

При получении задания на согласования Согласующий просматривает данные в карточке и текст самого договора. При необходимости согласующий может получить информацию о текущем состоянии согласования договора (см. Контроль процесса согласования)

У Согласующего есть возможно внести свои правки в текст договора. Для этого сначала необходимо создать копию договора (доступно только, если задание на согласование взято в работу), нажав правой кнопкой мыши на файле и выбрав пункт меню Создать копию:

image126

Будет создана копия файла с указанием фамилии согласующего. Созданную копию файла можно открыть на редактирование, нажав правой кнопкой мыши на файле и выбрав соответствующий пункт меню. Таким образом, каждый согласующий может создать свою копию договора для внесения правок.

image127

Откроется документ, где можно внести правки, после чего сохранить и закрыть документ.

Далее согласующий может вынести решение по договору: Согласовать или Не согласовать:

image128

Откроется дополнительная область, где можно указать комментарий (при несогласовании ввод комментария обязателен).

При завершении задания договор отправится далее по маршруту, в соответствии с настройками этапов согласования.

16.5. Комментатор

Все карточки договоров, по которым текущему сотруднику отправлены задания на комментирование (см. Запрос комментария) можно просмотреть в представлении Мои задания – Пои типу задания – Комментирование:

image129

Открыв карточку договора, в правой области отобразится задание. Сотруднику необходимо ввести ответ на вопрос и нажать на кнопку Добавить комментарий:

image130

Задание на комментирование закроется.

16.6. Дополнительный согласующий

Все карточки договоров, по которым текущему сотруднику отправлены задания на дополнительное согласование можно просмотреть в представлении Мои задания – Пои типу задания – Дополнительное согласование:

image186

Также, если в системе настроен модуль «Мобильное согласование», то согласующий имеет возможность завершить данное задание, ответив на электронное письмо-уведомление (см. Мобильное согласование и завершение задач).

Открыв карточку договора, в правой области отобразится задание, которое необходимо взять в работу. В задании отображена таблица со списком всех заданий дополнительного согласования, отправленных основным согласующим на разных сотрудников или роли.

Дополнительный согласующий может завершить задание одним из вариантов: Согласовать или Не согласовать. При нажатии на любой из указанных вариантов откроется дополнительное окно для ввода комментария:

image187

До вынесения решения по документу у дополнительного согласующего есть возможность запросить комментарии.

Решение дополнительного согласующего не влияет на итоговое решение процесса согласования. Однако, если: для данного вида документа настроено автоматическое согласование, основной согласующий вовремя не завершил своё задание, а ответственный дополнительный согласующий вынес своё решение, то результатом автоматического согласования родительского задания будет решение дополнительного согласующего.

Решение дополнительного согласующего заносится в историю заданий и лист согласования.

16.7. Отзыв согласования

Для согласуемого договора имеется возможность отзыва с согласования (операция доступна для сотрудника только если соответствующие права выставлены в правилах доступа). Есть три варианта отзыва (открыть карточку, в левом меню системы Действия - Согласование →):

image130 1
  • Вернуть документ на доработку – процесс согласования договора будет прерван, состояние карточки сменится на “Редактирование”, текущий цикл согласования завершится, Инициатор получит задание на редактирование документа. После внесения необходимых изменений Инициатор сможет отправить договор на повторный цикл согласования;

  • Отозвать согласование – процесс согласования договора будет прерван, состояние карточки сменится на “Проект”. Повторно запустить процесс согласования договора можно будет с помощью левого меню системы – Начать согласование;

  • Отменить согласование - процесс согласования договора будет прерван, состояние карточки сменится на “Отмена”. Повторно запустить процесс согласования договора можно будет с помощью левого меню системы – Начать согласование.

Если пользователь не может отозвать согласование (в связи с ограничением прав доступа), то ему будет показано окно с ошибкой:

image130 2

16.8. Завершение согласования

В зависимости от одобрения и/или не одобрения согласования участниками этапов, процесс согласования перейдет в состояние «Согласован» или «Не согласован». Сначала будет рассмотрен сценарий, при котором процесс перейдет в состояние «Не согласован», т.к. данное состояние не является заключительным для процесса согласования.

Если все этапы были завершены и были не согласовавшие, документ перейдет в состояние «Не согласован», что будет отражено в соотв. поле:

image130 3

И инициатор получит задание на редактирование (см. Доработка договора Инициатором).

Когда процесс согласования завершится так, что все согласующие согласовали, документ перейдет в состояние «Согласован», что будет отражено в соотв. поле:

image130 4

16.9. Доработка договора Инициатором

Все карточки, где имеются задания на доработку договора можно просмотреть в представлении Мои задания – По типу задания – Редактирование.

image131

Задания Инициатору на редактирование приходят в двух случаях: при согласовании договора и при несогласовании договора (получение задания на редактирование после тех или иных этапов согласования настраивается на вкладке Процесс согласования – раздел Этапы согласования, см. Настройка этапов согласования).

Открыв карточку договора, задание отобразится в правой области карточки. Задание необходимо взять в работу.

Взяв задание в работу, карточка станет доступна для редактирования.

Инициатор может просмотреть информацию по процессу согласования договора, а также вынесенные решения согласующими (см. Контроль процесса согласования).

Для удобства работы с копиями договоров, созданными согласующими, файлы можно сгруппировать, нажав на кнопку image28 в разделе Файлы и выбрав Группировка - по копии:

image132

Файлы будут сгруппированы по копиям согласующих:

image133

Отключить группировку можно с помощью этого же меню: Группировка - без группировки.

У Инициатора есть возможность объединить все правки согласующих в один документ. Для этого в области файлов необходимо выделить (удерживая клавишу [Ctrl]) все копии согласующих, а также основной файл договора, далее нажать правую кнопку мыши на основном файле и выбрать пункт меню Объединить с текущим в Word:

image134

Откроется основной файл договора, в котором в режиме правки будут занесены правки всех согласующих:

image135

Средствами Word Инициатор может принять или отклонить правки согласующих. Далее документ необходимо сохранить и закрыть.

Описание всех возможностей по работе с файлами в карточке договора см. в разделе Работа с файлами.

После внесения всех необходимых правок в карточку и документ, Инициатор может отправить договор на повторный цикл согласования:

image136

При отправке договора на новый цикл согласования следует знать, что система производит пересчет маршрута, т. е. ищет подходящие шаблоны и возможно изменит маршрут, о чем предупредит. Пересчет система производит автоматически и маршрут может быть изменен в следующих случаях:

  1. Администратор изменил этапы в шаблоне.

  2. Администратор удалил/добавил новые шаблоны.

  3. Изменились какие-то параметры карточки.

Как было сказано в разделе Пересчет маршрута согласования, важно помнить о том, что шаблонные этапы, которые были изменены инициатором не будут обновлены, даже если шаблоны были изменены администратором.
Для проверки изменился ли маршрут не обязательно нажимать кнопку «Пересчитать» - при попытке начать процесс согласования система автоматически пересчитает этапы и предупредит об изменениях.

16.10. Регистрация договора

После того, как договор успешно согласован (состояние договора – Согласован), договор можно зарегистрировать. Открыв карточку нужного договора в левом меню системы нажать на Зарегистрировать документ:

image137

Состояние договора сменится на Зарегистрирован. При этом функция отзыва согласования станет недоступна.

16.11. Контроль процесса согласования договора

Просмотреть историю согласования, а также состояние процесса по конкретному договору можно с помощью следующих возможностей системы:

16.11.1. Текущие участники процесса

Для каждой карточки договора в процессе согласования в области заданий (правая область карточки) отображается информация по Текущим участникам согласования:

image138

В данной области отображаются только активные задания по карточке. Для каждого задания отображается следующая информация:

  • Роль – роль или сотрудник, кому отправлено задание;

  • В работе у – сотрудник, взявший задание в работу;

  • В работе с – дата и время взятия задания в работу.

16.11.2. История заданий

На вкладку История заданий системой автоматически записываются все действия по заданиям карточки:

image139

На вкладке для каждого действия отображена следующая информация:

  • Задание – тип задания;

  • Состояние - состояние задания с указанием сотрудника, на кого назначено задание;

  • Дата - дата создания задания;

  • Вариант – выбранный исполнителем вариант завершения задания;

  • Завершено сотрудником – сотрудник, выполнивший действие;

  • Результат – данные (комментарии) по выполненному действию;

Для просмотра более подробной информации по какому-либо действию необходимо нажать средней кнопкой мыши на нужную строку. Откроется окно с дополнительной информацией:

image139 1

Историю заданий можно открыть в отдельной вкладке, нажав на соответствующую ссылку:

image139 2

В новой вкладке будет открыта история заданий по данной карточке:

image139 3

Далее данную историю можно выгрузить, используя стандартные кнопки выгрузки представлений в левом меню (см. Выгрузка данных из представления).

Стандартная выгрузка представлений не поддерживает группировки, поэтому выгруженная история заданий будет отображаться линейно, а не древовидно. Для выгрузки истории заданий с группировкой по циклам необходимо использовать функциональность шаблонов файлов (настраивается администраторами системы).

16.11.3. Процесс согласования

Для контроля процесса согласования договора на вкладке Процесс согласования имеется следующая информация:

  • Раздел Сводка

    • Состояние – текущее состояние процесса согласования;

    • Согласовали – сотрудники, согласовавшие договор в текущем цикле согласования. Если задание было назначено на пользователя – отображается имя согласанта, если задание было назначено на роль, отображается имя согласанта и в скобках роль, от которой он участвовал в процессе;

    • Не согласовали – сотрудники, не согласовавшие договор в текущем цикле согласования. Если задание было назначено на пользователя – отображается имя согласанта, если задание было назначено на роль, отображается имя согласанта и в скобках роль, от которой он участвовал в процессе;

  • Этапы согласования

    • Состояние – состояние этапа согласования (Не запущен/Активен/Завершен);

image140

А также нажав на кнопку "Визуализировать" откроется окно визуализации процесса согласования, где отображен ход процесса согласования, включая запросы комментариев и делегирование, различные этапы будут подсвечены цветом в соответствии с состоянием этапа:

  • зеленый – завершенный этап – согласовано;

  • красный – завершенный этап – не согласовано;

  • синий – активный этап – задание не взято в работу;

  • желтый – активный этап – задание взято в работу сотрудником.

image141

16.11.4. Лист согласования

Для каждого согласуемого договора автоматически формируется лист согласования. Лист согласования приложен на основной вкладке карточки в разделе файлы:

image142

Файл является виртуальным и данные в нем формируются в момент его открытия. В листе согласования содержится актуальная информация по процессу согласования договора, а также история по всем циклам согласования:

image143

Каждый цикл согласования представлен отдельным блоком, содержащим таблицу о действиях, совершенных в рамках процесса согласования.

  • Колонка сотрудник – содержит информацию о пользователе, который совершил действие.

  • Колонка роль – содержит информацию, от какой роли было совершено действие.

  • Колонка решение – опция, с которой было завершено задание или действие начала/прерывания цикла согласования, такое как «Начать новый цикл согласования», «Отозвать согласование» или «Вернуть документ на доработку»

  • Колонка получено – время создания задания.

  • Колонка исполнено – время завершения задания или совершения действия начала/прерывания цикла

  • Колонка комментарий – комментарий к заданию или пояснение системы к действию начала/прерывания цикла

В системе есть возможность настроить (доступно для администраторов системы) прямой или обратный порядок отображения этапов и циклов согласования.

16.12. Автоматическое согласование

Если в настройках согласования была включена опция «Автоматически согласовывать просроченные задания согласования» (см. Руководство администратора), то документы, подпадающие под соответствующие настройки, по истечении заданного интервала просрочки, будут признаны системой, как согласованные автоматически. Информация об этом будет отражена в истории согласования, а так же в еже-ночном отчёте, в отдельной графе «Автоматически согласованные документы».

image143 1

Если установлена настройка «Уведомлять за N дней до завершения», пользователь в еженочном отчёте будет оповещён о том, что документ будет вскоре согласован автоматически.

image143 2
Задания дополнительного согласования не подлежат автоматическому завершению.

Для заданий согласования, по которым есть ответственный дополнительный согласующий, вынесший своё решение, результатом автосогласования будет решение Дополнительного согласующего. Т.е, если дополнительный согласующий Не согласовал документ, то результатом автосогласования родительского задания будет - Не согласовать.

17. Типовой процесс исполнения задач

Процесс работы с задачами позволяет выдавать персональные задания, которые можно перенаправлять, создавать дочерние задания и контролировать их исполнение. К задаче могут быть приложены файлы (которые будут доступны в карточке задачи, но не отображаться в секции «Файлы» карточки документа). Кроме того имеется возможность визуализации дерева задач как ветви от конкретного задания, так и всего процесса в целом.

17.1. Права доступа к карточкам задач и карточкам документов, по которым созданы задачи

При использовании типового процесса исполнения задач в системе автоматически выдаются следующие права доступа:

  • Родительская карточка документа:

    • Исполнителю и Автору задачи - права доступа на чтение карточки документа и подписание приложенных файлов.

    • Исполнителю при взятии задачи в работу и Автору задачи - добавление новых файлов в карточку документа, а также редактирование собственных файлов.

    • После завершения задачи у Автора и Исполнителя остаются только права на чтение карточки.

  • Карточка задачи:

    • Чтение карточки задачи и её файлов доступно любому сотруднику, который имеет доступ на чтение родительской карточки документа.

    • Исполнителю при взятии задачи в работу и Автору задачи - права на добавление файлов к карточке задачи, а также редактирование и удаление любых файлов текущей задачи.

    • После завершения задачи остаются только права на чтение карточки.

В остальных случаях права рассчитываются согласно определенным правилам доступа (Подробнее принцип расчета прав описан в Руководстве администратора).

17.2. Основные понятия и принципы

В типовом процессе исполнения задач можно выделить следующие основные понятия:

  • Автор - это сотрудник, контролирующий исполнение текущей ветки дерева задач. Для некоторых веток дерева можно указать другого Автора. Исполнитель задачи, создающий дочерние задачи (подзадачи), будет являться Автором для создаваемой ветки задач.

  • Исполнитель - сотрудник, на кого назначена задача, или же сотрудник, входящий в роль, на которую назначена задача.

  • Ответственный исполнитель - сотрудник, являющийся исполнителем дочерней задачи в случае, когда Автор отправляет задачу на несколько исполнителей с выставленным флагом "Первый исполнитель - ответственный".

  • Контролёр (поле "Вернуть на роль") - сотрудник, выполняющий контроль исполнения задачи исполнителем. Включить контроль для задачи (т.е. возврат на роль) можно только до её отправки.

Описание создания задач, заполнения полей, отправка, исполнение, контроль - описаны в следующих разделах. В данном разделе на нескольких примерах рассмотрим основные принципы работы процесса исполнения задач, а именно кто и в каких случаях является владельцем (т.е. Автором) задачи.

Пример 1
  1. Сотрудник Иванов И. отправляет задачу Петрову П.:

    Автор - Иванов. И., Исполнитель - Петров П.

  2. Сотрудник Петров П., как Исполнитель, перенаправляет задачу Галлямовой Ю., поставив её на контроль (вернуть на роль - Петров П.):

    Автор - Иванов И., т.е. Автор исходной задачи остается Автором для этой ветки дерева задач, Исполнитель - Галлямова Ю., Контролёр - Петров П. (Петров поставил задачу на контроль, поэтому он и является контролером).

  3. Сотрудник Галлямова Ю., как Исполнитель завершает свою задачу, после чего сотрудник Петров П. получает задачу на контроль исполнения:

    Исполнитель - Петров П., Автор - Иванов И. (т.е. Иванов по-прежнему остается владельцем данной ветки дерева задач).

image216

На данном примере мы видим, что, не смотря на то, что Петров перенаправлял задачу и являлся Контролером, Автором задачи все время был Иванов, который, собственно, инициировал процесс исполнения задачи. Однако задачу на контроль исполнения получает не Автор родительской задачи, а тот, кто ставил задачу на контроль (либо тот, кого указали в поле "Вернуть на роль", если это поле было заполнено).

При отправке задачи сотрудник может в качестве Автора указать другого сотрудника (например, своего Руководителя). Тогда указанный Автор станет владельцем всей текущей ветки дерева задач, а отправитель полностью завершает работу с данной задачей и лишается прав Автора, таких как, например, изменение срока исполнения, отзыв и т.д.
Пример 2
  1. Сотрудник Иванов И. отправляет задачу Петрову П.:

    Автор - Иванов. И., Исполнитель - Петров П.

  2. Сотрудник Петров П., как Исполнитель, перенаправляет задачу Галлямовой Ю., указав в поле "От имени" себя:

    Исполнитель - Галлямова Ю., Автор - Петров П.

image217

На данном примере мы видим как в процессе исполнения ветки дерева сменился владелец задачи.

Пример 3
  1. Сотрудник Иванов И. отправляет задачу Петрову П.:

    Автор - Иванов. И., Исполнитель - Петров П.

  2. Сотрудник Петров П., как Исполнитель, создает подзадачу на Галлямову Ю.:

    Автор родительской задачи - Иванов И., Автор подзадачи - Петров П., Исполнитель подзадачи - Галлямова Ю.

В данном случае Автором подзадачи является Петров, т.к. он инициирует новую ветку дерева задач. Если исполнитель подзадачи (Галлямова Ю.) перенаправит задачу на Соколова С., то автором перенаправленной задачи будет Петров, в то время как автором родительской задачи по-прежнему - Иванов.

image218
Пример 4
  1. Сотрудник Иванов И. отправляет задачу Петрову П. и Галлямовой Ю., выставив флаг "Первый исполнитель - ответственный":

    Автор родительской задачи - Иванов. И., Ответственный исполнитель - Петров П., Исполнитель- Галлямова Ю., Автор дочерней задачи - Иванов И.

Этот пример похож на предыдущий, однако тут Автором подзадачи является Иванов. Если смотреть по истории заданий, то она идентична предыдущему примеру, но в данном случае Автором подзадачи остался Иванов, т.к. подзадача, отправленная таким способом, относится к той же ветке дерева задач, что и родительская.

image219

17.3. Создание и отправка задачи

Создать задачу можно по любой существующей в системе карточке (если для данного вида настроена возможность создания задач и при наличии соответствующих прав доступа у текущего пользователя). Для создания новой задачи необходимо открыть нужную карточку и в левом меню системы выбрать Поставить задачу:

image84

В правой области карточки отобразится постановка задачи:

image85

С задачей можно выполнить следующие действия:

  • Отправить – отправить задание исполнителям, указав необходимые параметры (описание параметров ниже);

  • Еще –

    • Завершить – завершить задание, указав комментарий;

    • Создать подзадачу – создать дочернюю задачу, указав необходимые параметры;

    • Отменить – отменить создание задачи;

    • Отложить – отложить задачу, указав срок.

При отправке задачи необходимо заполнить следующие поля:

image86
  • Исполнители – исполнители задачи. В качестве исполнителей могут быть указаны конкретные сотрудники или роли;

  • Отдельная задача каждому исполнителю - данный флаг доступен только при указании более одного Исполнителя. Если флаг выставлен, то каждому указанному Исполнителю будет выслано отдельное задание. Если флаг снят - задание будет выслано на все роли сразу, Исполнителем задачи будет сотрудник, первый взявший задачу в работу;

    Список заместителей для исполнителей задачи (в случае, если исполнителей несколько и снят флаг «Отдельная задачи каждому исполнителю») вычисляется в момент отправки задачи. Т. е. заместители, которые были добавлены для исполнителя после отправки такой задачи, не будут иметь доступа к этой задаче.
  • Первый исполнитель - ответственный - данный флаг доступен только если указано более одного Исполнителя и выставлен флаг «Отдельная задача каждому исполнителю». При выставлении флага первый сотрудник в списке исполнителей будет ответственным, задачи остальных исполнителей будут созданы как подчиненные к задаче ответственного. Визуализация примера задачи с выставленным флагом «Первый исполнитель - ответственный»:

image87
  • Длительность, дни – длительность для исполнения текущей задачи (заполняется в случае, если не указана Дата выполнения);

  • Дата выполнения – крайний срок выполнения текущей задачи (заполняется в случае, если не указана Длительность);

  • Дополнительно – при выставлении флага появляются дополнительные настройки задачи:

    • Вид – вид задания (выбирается из списка доступных видов заданий);

    • От имени – сотрудник, от имени кого будет отправлено текущее задание. Если не заполнять, то задание будет создано от имени того, кто его реально создавал;

  • Вернуть после завершения – вернуть задание после завершения его исполнителем:

    • Вернуть на роль – сотрудник, кому будет возвращена задача после завершения её исполнителем;

  • Комментарий – текст задания.

Также к задаче можно приложить файлы (см. Карточка задачи и работа с файлами).

После нажатия на кнопку "Отправить" задача будет отправлена указанным исполнителям.

17.4. Карточка задачи и работа с файлами

Как было сказано выше, задачи создаются только в контексте карточки какого-либо документа, однако задача - это отдельная карточка, к которой могут быть приложены дополнительные файлы и по которой можно смотреть историю исполнения.

Перейти в карточку задачи можно нажав на значок скрепки, который появляется у верхнего правого угла окна задачи при наведении курсора мыши:

image197
При переходе в карточку задачи, карточка документа закрывается, при этом если в карточке документа были внесены какие-либо изменения, система предложит предварительно сохранить карточку. При обратном переходе - карточка документа открывается заново.

В карточке задачи отображены: основная информация карточки документа, область файлов, область самой задачи. Также присутствует вкладка История заданий, в которой отмечаются действия по исполнению текущей задачи, а также дочерних.

Файлы могут быть приложены как автором (при постановке задачи), так и исполнителем. Чтобы исполнителю иметь возможность прикладывать файлы, задачу необходимо взять в работу. При добавлении файлов к задаче система предложит указать категорию - выбрать из списка или ввести вручную (более подробно см. раздел Работа с файлами).

Добавленные файлы будут отображаться в указанной категории и отметятся флагом (флагом отмечены будут только файлы, добавленные именно в этой задаче). Все файлы родительской карточки документа отображаются в категории «Файлы карточки»:

image198

Также в карточке задачи видны все файлы, которые были приложены исполнителями к своим заданиям выше по дереву исполнения процесса. Например, автор задачи мог приложить файл к задаче и создать подчиненные задачи, тогда эти файлы увидят все исполнители, кому были отправлены задачи (как на рисунке выше).

Вернуться из карточки задачи в карточку документа можно нажав на скрепку (которая появляется при наведении курсора мыши к области задачи), или же по ссылке «<< вернуться в карточку»:

image199

При этом если к задаче были приложены какие-либо файлы, система предложит сохранить изменения, т.к. при переходе в карточку документа, карточка задачи закрывается. И в этом случае в карточке документа в области задачи появится ссылка:

image201

которая говорит о том, что в карточку задачи текущим пользователем уже были приложены файлы. По данной ссылке снова можно перейти в карточку задачи.

Если по карточке документа созданы две разные задачи, то файлы этих задач не будут пересекаться, т. е. файлы одной задачи не будут отображаться в карточке другой задачи. Однако любой пользователь может посмотреть все файлы по любой задаче, перейдя в карточку нужной задачи из вкладки «История заданий» карточки документа:

image200

Значок скрепки отображается только в тех строках истории, где исполнителем был приложен хотя бы один файл к карточке задачи. Чтобы перейти к карточке какой-либо задачи, где не приложено ни одного файла - вызвать контекстное меню на нужной строке в истории и выбрать пункт «Показать приложенные файлы» - будет выполнен переход в карточку выбранной задачи.

image204

Все файлы, добавляемые в карточки задач, не отображаются в секции файлов карточки документа. При необходимости, файлы из карточки задачи можно скопировать в родительскую карточку документа (скопировать получится, только если у вас есть права на создание файлов в карточке документа). Скопировать можно любые файлы: как добавленные вами, так и добавленные другими исполнителями. Копирование производится с помощью контекстного меню на файле в карточке задачи:

image202

Скопированный файл сразу отобразится в секции файлов карточки задачи в категории «Файлы карточки»:

image203

17.5. Действия автора

Если автор задания является одновременно и исполнителем, то в задании будет ещё один вариант завершения – «Отозвать». Этот вариант завершения отзывает задание, оставляя соответствующую запись в истории задания. Если же автор задания не является одновременно его же исполнителем, то у автора в списке заданий присутствует специальный фильтр «показать задания автора».

image87 1

Нажав левой кнопкой мыши на надпись «показать задания автора», можно увидеть отправленные автором задачи. Например:

image88

Под кнопкой «Действия автора», скрывается всё тот же вариант завершения «Отозвать», который действует абсолютно так же, как описано выше в случае, когда автор являлся одновременно исполнителем.

У Автора задачи есть возможность изменить параметры отправленной задачи: Исполнителя, срок исполнения, комментарий. После нажатия кнопки «Действия автора» нажав на кнопку «еще» в меню необходимо выбрать «Изменить параметры как автор>>»:

image88 1

Параметры задачи станут доступны для редактирования.

image88 2

Для сохранения внесенных изменений нажать на кнопку «Изменить параметры как автор».

Кнопка «скрыть задания автора» позволяет скрыть задания автора обратно под фильтр.

В задании Автора при нажатии на Исполнителя задачи можно просмотреть данные сотрудника или роли (состав роли). После того как задача взята в работу Исполнителем, соответствующая информация отобразится:

image89

17.6. Исполнение задачи

Все карточки, по которым есть задачи для текущего Исполнителя можно просмотреть в представлении Мои задания:

image90

Также, если в системе настроен модуль «Мобильное согласование», то исполнитель имеет возможность завершить задание, ответив на письмо-уведомление (см. Мобильное согласование и завершение задач).

В представлении открыв карточку, задание можно взять в работу:

image91

При этом если задание было отправлено на роль, то взяв его в работу, задание станет недоступно для остальных сотрудников роли.

У исполнителя задания есть возможность выполнить следующие действия:

  • Завершить – завершить задание, указав комментарий. Если по текущему заданию были созданы подзадачи, то при завершении задания есть возможность отозвать дочерние (выставить соответствующий флаг);

  • Отправить – отправить задачу другому исполнителю, указав необходимые параметры. При этом Автором задачи останется сотрудник, отправивший основную задачу;

  • Еще –

    • Создать подзадачу – создать дочернюю задачу, указав необходимые параметры (см. Подзадачи);

    • Отложить – отложить задачу, указав срок;

    • Вернуть на роль – вернуть задание на роль, задание станет доступно всем сотрудникам роли (всем указанным исполнителям);

Исполнитель может перейти в карточку задачи, чтобы приложить какие-либо дополнительные файлы (т. е. приложить файлы именно к задаче, а не к карточке документа). Более подробно см. раздел Карточка задачи и работа с файлами.

Также у Исполнителя имеется возможность визуализировать весь процесс исполнения задачи или визуализировать текущую ветку. Для открытия окна визуализации в задании нажать на кнопку «Еще» – «Визуализировать процесс» / «Визуализировать ветку».

17.7. Подзадачи

При создании подзадачи указываются те же параметры, что и при отправке задачи, за исключением: нет возможности выставить флаг Вернуть после завершения, срок исполнения (длительность) не должен превышать срока исполнения родительской задачи, а также нет возможности указать параметр, от имени кого отправляется задача.

Таким образом, по карточке можно создать несколько задач, отправив их необходимым сотрудникам и ролям. По каждой задаче можно отправить несколько подзадач.

Далее для примера создадим две подзадачи. Для этого воспользуемся вариантом завершения «Создать подзадачу», который спрятан под кнопкой «ещё»:

image87 2

Если указать в исполнителях несколько ролей, то автоматически появится галочка «Отдельная задача каждому исполнителю», которая позволяет отправить несколько подзадач параллельно. Если эту галочку не указывать, то будет создана временная роль, в которую система объединит всех сотрудников из указанных ролей, и исполнять подзадачу будет тот, кто первый взял её в работу.

Окно задачи изменит свой вид таким образом, что в нём будет отображён список подзадач с информацией по их состояниям:

image87 3

Подзадачи могут порождать другие подзадачи, передаваться на другую роль, и прочие действия доступные при работе с задачами. В случае отзыва или завершения родительского задания можно отозвать и подзадачи:

image87 4

Если этого не сделать, то дочерние задания будут оторваны от основной цепочки задач и будут существовать до тех пор, пока не будут завершены.

17.8. Возврат задания после завершения

После исполнения задачи Исполнителем и если в задаче был выставлен флаг Вернуть после завершения, указанный в задаче сотрудник получает задачу. Все карточки, где имеются задания, возвращенные после исполнения можно просмотреть в представлении Мои задания:

image92

Открыв карточку, в правой области отобразится Задача, которую необходимо взять в работу:

image93

У исполнителя задачи есть возможность выполнить следующие действия:

  • Завершить – завершить задание, указав комментарий;

  • Отправить – отправить задание исполнителю, указав необходимые параметры;

  • Еще –

    • Создать подзадачу – создать дочернюю задачу, указав необходимые параметры;

    • Отмена – отменить задание;

    • Отложить – отложить задачу, указав срок;

    • Вернуть на роль – вернуть задание на роль, задание станет доступно всем сотрудникам роли (всем указанным исполнителям);

Также у Исполнителя имеется возможность визуализировать весь процесс исполнения задачи или визуализировать текущую ветку. Для открытия окна визуализации в задании нажать на кнопку «Еще» – «Визуализировать процесс» / «Визуализировать ветку» (см. Визуализация дерева задач).

17.9. История заданий

Для каждой карточки имеется вкладка История заданий, на которой отображена история по исполнению и согласованию документа:

image94

Более подробно данная вкладка описана в разделе Контроль процесса согласования.

17.10. Визуализация дерева задач

Так же можно вызвать визуализацию дерева задач. Визуализацию дерева можно посмотреть в любой момент. Для этого нужно воспользоваться контекстным меню на списке истории заданий.

  • «Визуализировать ветку» - визуализирует только ветку процесса, которая касается пункта истории заданий;

  • «Визуализировать процесс» - визуализация всего процесса.

image95

Эти же пункты меню доступны из задания Исполнителя или Автора по нажатию на кнопку «Еще».

В окне визуализации отображен процесс исполнения задачи, каждый этап выделен цветом:

  • тёмно-серым цветом отображаются завершённые задания;

  • светло-серым цветом отображаются отозванные задания;

  • синим цветом отображаются назначенные, но не взятые в работу задания;

  • жёлтым цветом отображаются задания взятые в работу Исполнителем;

  • красным цветом отображаются просроченные, но не завершённые задания.

image96

18. Ознакомление с документом

18.1. Отправка документа на ознакомление

Отправить на ознакомление можно любую карточку документа в системе (при наличии соответствующих прав доступа). Помимо почтового уведомления о необходимости ознакомится с документом, сотрудник получит права доступа на чтение данной карточки документа.

Для отправки документа на ознакомление необходимо открыть нужную карточку и в левом меню системы выбрать Ознакомление - Отправить:

image97

В случае, если для данного типа карточки предусмотрено большое количество действий, то они будут сгруппированы в меню Действия, из которого можно вызвать меню Ознакомление:

image97 1

Будет открыто окно Отправки на ознакомление, где необходимо указать:

  • Список сотрудников или ролей, кому будет отправлен документ на ознакомление. Можно указать как конкретных сотрудников, так и Статические роли или Подразделения;

  • Комментарий - комментарий, который будет отображаться в e-mail уведомлении о необходимости ознакомиться с документом.

image98

После нажатия на кнопку «ОК» всем указанным сотрудникам, а также всем сотрудникам, входящим в указанные роли, на почту будут отправлены уведомления о необходимости ознакомиться с документом. Система выдаст сообщение с информацией, что уведомления отправлены.

image99

Обратите внимание, что бывают случаи, когда в списке сотрудников был указан только, например, один сотрудник, а в сообщении об отправке документа на ознакомление указано «Отправлено успешно. Сотрудников: 2». Это означает, что документ на ознакомление помимо указанному сотруднику был отправлен и заместителю данного сотрудника.

18.2. Ознакомление с документом

При отправке документа на ознакомление, сотрудник получает соответствующее уведомление:

image100

Нажав на ссылку в письме будет открыта карточка документа и в историю запишется, что текущий пользователь с документом ознакомлен.

Также просмотреть список всех документов, направленных текущему сотруднику на ознакомление можно в соответствующем представлении:

image101

При открытии карточки, состояние сменится на «Ознакомлен» и запишется дата/время ознакомления с документом. Пользователю будет выведено соответствующее сообщение:

image102

18.3. История ознакомления

Просмотреть историю ознакомления по карточке документа можно с помощью левого меню системы - Ознакомление - История (или Действия - Ознакомление - История, в случае, если для данного типа карточки предусмотрено большое количество действий):

image103

В новой вкладке будет открыта история ознакомления с данным документом с указанием информации по дате/времени отправки на ознакомление, а также времени, когда сотрудник был ознакомлен с документом:

image104

Список можно отсортировать по любой из колонок, нажав на название нужной колонки. А также можно выполнить поиск по доступным параметрам, вызвав окно фильтрации по кнопке image105.

19. Поиск документов в Типовом решении

19.1. Поиск документов

Для поиска карточек документов в системе можно использовать вложенные представления в папке Регистратор (при наличии соответствующих прав доступа) или представление Мои документы (отображаются все карточки, которые были созданы текущим сотрудником):

image144

В представлении отображаются все доступные сотруднику карточки в табличном виде. В нижней области представления отображаются все карточки всех типов, которые связаны с выбранной карточкой в верхней области (т. е. карточки, на которые указаны ссылки в соответствующем поле выбранной карточки).

Более подробное описание работы с представлениями можно посмотреть в разделе Представления.

Подведя курсор мыши к названию представления появится кнопка для добавления группировки карточек – По состоянию (доступно только для некоторых представлений):

image148

Таким образом можно просмотреть список карточек находящихся в определенном состоянии:

image149

Поиск нужной карточки можно произвести с помощью фильтра. Окно настройки фильтра открывается по кнопке image150 (поиск карточки можно производить как в верхней области представления, так и в нижней - т. е. по связанным карточкам). Более подробно описание работы с фильтрами см. в разделе Фильтрация данных.

19.1.1. Представление Протоколы

Работа с представлением Протоколы аналогична работе с другими представлениями, описанными выше, за некоторым исключением: в нижней области, помимо связанных документов, отображается список разосланных задач по решениям протокола:

image150 1
В списке задач отображаются только задачи, созданные автоматически по принятым решениям (см. Регистрация протоколов). Задачи, созданные стандартным способом, не отображаются.

19.2. Поиск заданий

Для поиска карточек, в которых есть задания, отправленные текущим пользователем, или задания где Исполнитель – текущий пользователь есть соответствующие представления: Задания от меня, Мои задания и Завершенные задания.

image151

Раскрыв в дереве нужный узел, можно просмотреть список заданий, сгруппированных по определенным параметрам (например, по состоянию, по типу задания и т. д.). Можно добавлять вложенную группировку по различным полям, например задания в состоянии В работе сгруппировать по сроку задания:

image152

19.3. Документы на ознакомление

Просмотреть список всех документов, направленных текущему сотруднику на ознакомление можно в соответствующем представлении:

image101

Список можно отсортировать по любой колонке, нажав на название нужной колонки. А также можно выполнить поиск по доступным параметрам, вызвав окно фильтрации по кнопке image150.

20. Справочник контрагентов

20.1. Просмотр справочника

Просмотреть справочник контрагентов можно в представлении Справочники – Контрагенты:

image153

Для пролистывания списка карточек - кнопки image154

Поиск нужного контрагента можно произвести с помощью фильтра по параметрам. Окно настройки фильтра открывается по кнопке image150.

Для быстрого поиска по краткому наименованию контрагента можно в соответствующее поле ввести часть названия image146 и нажать клавишу Enter:

image154 1

Также в нижней области аналогичным образом можно выполнить быстрый поиск по номеру карточки.

При двойном нажатии левой кнопкой мыши на названии контрагента в новой вкладке будет открыта карточка контрагента, где можно просмотреть все данные. При наличии соответствующих прав доступа, данные в полях карточки можно отредактировать.

В нижней области справочника отображаются все карточки документов по выбранному в списке контрагенту. Все доступные документы сгруппированы по вкладкам - типам документов.

20.2. Создание новой карточки контрагента

Создать новую карточку контрагента можно с помощью правого меню системы Создать карточку – Контрагент:

image155

В новой вкладке откроется карточка нового контрагента. В карточке надо заполнить все необходимые данные контрагента. Поля Краткое наименование и Тип контрагента – обязательны для заполнения. Краткое наименование должно быть уникальным.

Далее карточку сохранить, нажав на кнопку «Сохранить новую» (либо «Сохранить, закрыть и создать», если требуется создание еще одной карточки контрагента), расположенную в левом меню системы:

image156

Также создать новую карточку Контрагента можно прямо из карточки документа (Входящего, Исходящего или Договора). В карточке докумета в поле «Контаргент» указав произвольное значение автоматически будет создана новая карточка Контрагента с указанным в поле именем (более подробно см. Заполнение полей).

21. Отчёты

В системе предустановлено три вида отчётов:

  • Текущие задания;

  • Завершенные задания;

  • Документы.

В зависимости от роли текущего пользователя доступна следующая информация в отчётах:

  • Администратор - отчёт по заданиям всех сотрудников и подразделений в системе, отчёт по документам;

  • Глава подразделения - доступен отчёт по заданиям всех сотрудников подразделения данного руководителя;

  • Сотрудник - доступен отчёт только по своим заданиям в системе.

  • Сотрудники роли «Регистратор» - отчёт по документам.

Также сотрудникам могут быть доступны отчёты по заданиям других подразделений или сотрудников, если соответствующие права доступа были настроены Администратором системы (описание настройки прав доступа на отчёты см. в Руководстве Администратора).

Для каждого отчёта можно настроить фильтр по параметрам, нажав в нужной области на кнопку image150. В зависимости от области, где настраивается фильтр, будет набор тех или иных параметров. Более подробно описание работы с фильтрами см. в разделе Фильтрация данных. Включенный фильтр отобразится:

image157

Для сброса фильтра можно подвести курсор мыши к строке фильтра и нажать на X: image158

Для обновления данных в области – кнопка image159.

При большом количестве данных они разбиваются на страницы, которые можно листать с помощью кнопок:

image160

21.1. Текущие задания

Для открытия отчёта по текущим заданиям необходимо открыть представление Отчёты – Текущие задания:

image161

Отчет разбит на три области:

  • Задания по подразделениям – количество заданий в разных состояниях по подразделениям (отображаются только те подразделения, отчёт по которым доступен текущему сотруднику в соответствии с настроенными правилами доступа);

  • Задания сотрудников – количество заданий в разных состояниях по всем сотрудникам выбранного подразделения;

  • Карточки – все карточки, где имеются задания для выбранного сотрудника;

В области «Задания сотрудников» выбор значения осуществляется по ячейке. Для отображения карточек со всеми заданиями текущего сотрудника необходимо выбрать ячейку с именем сотрудника или с общим числом заданий. При выборе других ячеек отображаются только карточки с заданиями, которые подсчитываются в выбранной колонке и относятся к сотруднику из выбранной строки.

21.2. Завершённые задания

Для открытия отчёта по завершенным заданиям необходимо открыть представление Отчёты – Завершённые задания:

image162

Отчет разбит на три области:

  • Задания по подразделениям – количество завершенных заданий по подразделениям (отображаются только те подразделения, отчёт по которым доступен текущему сотруднику в соответствии с настроенными правилами доступа);

  • Задания сотрудников – количество завершенных заданий по всем сотрудникам выбранного подразделения;

  • Карточки

    • Завершенные задания - все карточки, где имеются завершенные задания для выбранного сотрудника;

    • По вариантам завершения – количество завершенных заданий с группировкой по вариантам завершения, данные отображаются для выбранного сотрудника.

В области «Задания сотрудников» выбор значения осуществляется по ячейке. Для отображения карточек со всеми заданиями текущего сотрудника необходимо выбрать ячейку с именем сотрудника или с общим числом заданий. При выборе других ячеек отображаются только карточки с заданиями, которые подсчитываются в выбранной колонке и относятся к сотруднику из выбранной строки.

21.3. Документы

Для открытия отчёта по документам необходимо открыть представление Отчёты – Документы:

image205

В данном отчёте отображается общее количество карточек, сгруппированных по типам. Для отчёта доступна фильтрация по дате создания карточек. Например, можно сформировать отчёт по количеству карточек за текущий год:

image206

Более подробно описание работы с фильтрами см. в разделе Фильтрация данных.

22. Диаграммы

Диаграммы будут доступны в системе при наличии соответствующей лицензии.

В системе предустановлено два вида диаграмм:

  • Просроченные задания;

  • Текущие задания.

Для каждой диаграммы можно настроить фильтр по параметрам, нажав в нужной области на кнопку image150. Более подробно описание работы с фильтрами см. в разделе Фильтрация данных.

Для сброса фильтра можно подвести курсор мыши к строке фильтра и нажать на X: image158. Для обновления данных – кнопка image159.

Диаграммы можно вывести на печать: открыть нужное представление с диаграммой и выбрать на левой панели системы:

image179 - вывести на печать все диаграммы по Текущим заданиям;

image180 - вывести на печать диаграмму по Просроченным заданиям или выбранную диаграмму по Текущим заданиям.

Также диаграмму по текущим заданиям для более удобного просмотра можно увеличить, нажав на соответствующую кнопку на левой панели системы:

image180 1 - при нажатии на кнопку в увеличенном виде отобразится та диаграмма, которая была выделена (нажать левой кнопкой мыши на нужной диаграмме);

image180 2 - кнопка для возврата к отображению всех диаграмм по текущим заданиям.

22.1. Просроченные задания

Для открытия диаграммы по просроченным заданиям необходимо перейти в представление Диаграммы - Просроченные задания:

image174

На диаграмме разным цветом отмечены подразделения и количество просроченных заданий в подразделении. При выборе секции на диаграмме в нижней области отображается список сотрудников выбранного подразделения с указанием статистики по просроченным заданиям.

При наведении курсора мыши на секцию диаграммы высвечивается всплывающая подсказка с указанием подразделения:

image175

22.2. Текущие задания

Для открытия диаграммы по текущим активным заданиям необходимо перейти в представление Диаграммы - Текущие задания:

image176

В данном представлении отображается 6 диаграмм (при отсутствии в системе заданий в тех ил иных состояниях, диаграмм в представлении может быть меньше):

  • В работе - диаграмма по заданиям, находящимся в работе у сотрудников;

  • В работе просроченные - диаграмма по просроченным заданиям, находящимся в работе у сотрудника;

  • В работе просроченные - ср. задержка - диаграмма по средней задержке исполнения заданий, находящихся в работе у сотрудников;

  • Новые - диаграмма по новым заданиям (не взятым в работу);

  • Новые просроченные - диаграмма по просроченным заданиям, не взятым в работу;

  • Новые просроченные - ср. задержка - диаграмма по средней задержке новых заданий, не взятых в работу.

При наведении курсора мыши на диаграмму высвечивается линейка с указанием количества заданий по каждому подразделению:

image177

При наведении курсора мыши на любую секцию диаграммы, высвечивается всплывающая подсказка с указанием подразделения:

image178