Регистрация документов типового решения¶
Регистрация входящего документа¶
Для регистрации нового входящего документа необходимо создать карточку вида Входящий. Сделать это можно, выбрав в меню системы Создать карточку -> Документы -> Входящий. Карточка откроется в новой вкладке.
В ней необходимо заполнить данные и приложить файл документа.
Note
Как правило, к карточке входящего прикладывается скан, поэтому для добавления файла удобно использовать потоковое сканирование.
После заполнения всех необходимых данных карточку нужно сохранить.
По умолчанию в типовом решении нет настроенных маршрутов по карточке входящего, однако можно воспользоваться задачами для отправки документа на исполнение.
Note
Администратор системы может настроить любой процесс с помощью подсистемы маршрутов или конструктора бизнес-процессов для карточки документа.
На основе входящего документа пользователь может создать Исходящий. Для создания исходящего документа необходимо открыть карточку входящего, затем в меню системы выбрать пункт Другие → Создать на основании/Создать на основании с файлами.
В отдельной вкладке откроется новая карточка исходящего, в которую будут перенесены данные из входящего документа, в поле Ссылки добавится ссылка на входящий, а также заполнится поле Состояние исходящего документа значением Проект
.
После сохранения исходящего документа в карточку входящего автоматически будет добавлена ссылка на него.
Регистрация прочих документов¶
По умолчанию в системе настроена регистрация следующих видов документов: Исходящий, Договор, Протокол, Приказ и Распоряжение.
Для регистрации необходимо открыть нужную карточку документа и в меню системы выбрать пункт Действия → Зарегистрировать документ, затем в открывшемся диалоговом окне нажать Да.
Состояние в карточке документа сменится на Зарегистрирован
, и она получит регистрационный номер. Зарегистрированные документы в представлении Мои документы выделяются зелёным цветом.
Important
Пользователю доступна регистрация документа, находящегося в любом состоянии. Если в документе маршрут запущен и не завершен, то при регистрации документа все маршруты по карточке будут отменены.
Для отмены регистрации необходимо выбрать в меню системы Действия → Отменить регистрацию и в открывшемся диалоговом окне подтвердить действие. При необходимости, карточку документа можно повторно зарегистрировать.
Important
Если в момент регистрации карточки документа все маршруты были завершены, то после отмены регистрации документ вернется в прежнее состояние, например, Согласован
, Подписан
и др. Пользователю снова будет доступна функция отзыва процесса.
После отмены регистрации в карточке документа с прерванным маршрутом, состояние документа сменится на Проект
.
Note
Для карточек различных документов может использоваться универсальный процесс: или преднастроенный администраторами, или настроенный пользователем для конкретной карточки документа, как это описано на примере Договора.