Перейти к содержанию

Работа с файлами

Список файлов

Для работы с файлами в карточках системы существует список файлов.

Данный блок не только отображает список приложенных к карточке файлов, но и содержит в себе все необходимые функции для работы с ними.

При открытии карточки документа в списке файлов может быть применена группировка и/или сортировка по умолчанию, настроенная администраторами системы. Подробное описание возможных видов группировки и сортировки находится в разделе Сортировка, группировка, фильтрация.

Note

Администратор системы может настроить отображение файлов в виде представления.

Загрузка файлов

Загрузить файлы можно следующими способами:

  • Перетащить в область списка файлов с помощью операции DnD (drag and drop).
  • Нажать на кнопку на панели инструментов списка файлов или кнопку области файлов.
  • Воспользоваться пунктом Загрузить файлы контекстного меню. Контекстное меню вызывается нажатием на кнопку на панели инструментов списка файлов или кнопку области файлов.
  • Вставить из буфера обмена с помощью кнопки на панели инструментов списка файлов или пункта Вставить из буфера обмена контекстного меню.

    Note

    Для работы этой функциональности должно быть установлено и запущено приложение Deski.

  • Прикрепить файлы также можно с помощью щелчка по выделенной области “Загрузить файлы”.

После этого начнется процесс добавления файлов и будет предложено выбрать категорию (если для данного вида документа настроены категории):

Также можно создать новую категорию или добавить файл без категории (если данные возможности включены для текущего вида документа). Включить использование категорий, а также настроить категории, доступные для выбора пользователю, могут администраторы системы.

Преобразование в PDF

Некоторые форматы файлов можно преобразовать в документ формата pdf через контекстное меню файла. Для этого нужно щелкнуть по файлу правой кнопкой мыши и выбрать пункт Преобразовать в PDF и заменить, после этого файл будет сконвертирован в формат pdf.

Note

При необходимости исходный файл можно найти в списке версий.

Сортировка, группировка, фильтрация

Для удобства работы список файлов имеет специальные инструменты управления отображением, такие как сортировка, группировка и фильтрация содержимого списка. Все три инструмента могут использоваться одновременно. Включаются и отключаются данные инструменты в контекстном меню секции файлов.

Note

Изменение настроек применяется только к данной карточке, не сохраняется и действует до тех пор, пока вкладка карточки открыта. После закрытия карточки все настройки сбрасываются к настройкам по умолчанию.

  • Группировка - объединяет элементы списка файлов по определенному признаку.

    • По категории - группировка по категории приложенных файлов.

    • По копии - группировка оригиналов и копий файлов, которые, как правило, создают согласующие при выполнении задания согласования.

      Note

      Исполнитель задания, независимо от глобальных прав доступа в системе, имеет право на добавление файлов. Таким образом согласующий всегда может создать копию согласуемого документа для внесения в неё правок. Более подробно см. Согласование договора.

    • По циклу согласования - группировка по циклам согласования документов. Позволяет отобразить список файлов в следующем виде:

      В разделе Согласуемые документы отображаются все документы, которые были добавлены в карточку, за исключением копий файлов. При этом в данном разделе под названием файла отображается категория файла (если для данного типа карточки включены категории, и у файла есть категория), а в разделе с названием цикла отображаются созданные копии документов (с указанием имени создавшего и даты создания), а также виртуальные файлы - ссылки на версии согласуемых документов, которые редактировались или добавлялись в данном цикле. Таким образом всегда можно посмотреть на каком цикле какие документы были добавлены/отредактированы и как они выглядели в момент выполнения данного цикла маршрута.

      Note

      Виртуальный файл - это файл, который отображается в карточке документа, однако в карточке не хранится контент данного файла. При клике на виртуальный файл формируется его содержимое, в данном случае - отобразится нужная версия согласуемого документа.

      При включенной группировке по циклу согласования в контекстном меню секции файлов появляется дополнительный пункт для выбора режима отображения файлов по циклам:

      • Все файлы - данный режим отображает абсолютно все файлы, которые есть в списке файлов.
      • Файлы текущего и предыдущего циклов - данный режим отображает только файлы на текущем и предыдущем циклах, остальные файлы скрываются. Данный режим удобно использовать на этапе доработки документа. В типовом маршруте при отправке задания на доработку система увеличивает цикл, и задание на доработку отправляется уже в новом цикле относительно того, где согласующие вынесли решение. В данном режиме исполнитель задания на доработку будет видеть и копии файлов, добавленные согласующими на предыдущем цикле (т.е. только что завершенном), и виртуальные файлы, которые автоматически будут создаваться при редактировании согласуемых документов или добавлении новых файлов (не копий).
      • Файлы текущего цикла - данный режим отображает только файлы на текущем цикле, остальные файлы скрываются. Данный режим удобно использовать во время согласования документа и для документов с завершенным маршрутом. В данном режиме отображается только актуальная информация по последнему циклу - копии, добавленные согласующими, а также виртуальные файлы тех версий документов, которые были отредактированы (или добавлены, но не в виде копий) именно в этом цикле (обычно файлы редактируются/добавляются на этапе доработки).

        Note

        Администраторы системы могут настроить автоматическую группировку по категории или копии файлов, а также автоматическую фильтрацию - данные настройки включаются глобально для типа карточки. Также есть возможность гибкой настройки автоматической группировки по циклу согласования в нужном режиме в зависимости от состояния документа (подробнее см. соответствующий раздел Руководства администратора). При включенной автоматической группировке у пользователя останется возможность менять вид или режим группировки для текущей открытой карточки.

  • Фильтрация – позволяет отфильтровать элементы списка файлов по определенному признаку (категория, тип, цикл согласования).

  • Сортировка – определяет порядок, в котором элементы представлены в списке файлов/групп.

Просмотр и редактирование файла

Открыть файл для чтения можно двойным нажатием левой кнопки мыши, либо воспользовавшись пунктом Открыть для чтения в контекстном меню файла (вызывается нажатием правой кнопки мыши на файл).

Note

Для работы этой функциональности должно быть установлено и запущено приложение Deski.

Для просмотра файла в области предпросмотра (если таковая имеется в карточке) достаточно выбрать файл в списке файлов, нажав левой кнопкой мыши по нему один раз. Открытый для предпросмотра файл будет выделен в списке файлов.

При использовании области предпросмотра для таких форматов, как pdf, tif, docx и некоторых других, отображается дополнительная панель инструментов для пролистывания и поворота страниц.

Панель инструментов содержит следующие кнопки:

  • - сменить режим предпросмотра. В системе есть два режима предпросмотра: бесконечный (сквозная прокрутка между страницами) и постраничный. Настроить режим предпросмотра по умолчанию можно в настройках пользователя.
  • - кнопки поворота документа. При повороте в области предпросмотра изменения в файле не сохраняются.
  • - изменить масштаб предпросмотра. При нажатии открывается контекстное меню, в котором можно выбрать один из следующих пунктов: Авто, 50%, 100%, 200%, 400%.
  • - сменить режим работы мыши. В системе есть три режима работы мыши: Курсор (Авто), Выделение текста и Перемещение страницы.
  • - кнопки пролистывания страниц документа.

Кнопка позволяет открыть предпросмотр на весь экран, а кнопка служит для управления областью. При нажатии на нее открывается контекстное меню со следующими пунктами:

  • Показать/скрыть предпросмотр - показать/скрыть область предпросмотра. При скрытой области предпросмотра файлы будут открываться на предпросмотр в диалоговом окне. Скрытую область предпросмотра можно отобразить, нажав на кнопку в правом верхнем углу карточки и выбрав пункт Показать предпросмотр.
  • Показать карточку в полноэкранном/компактном режиме - изменить режим отображения карточки.
  • Предпросмотр слева/справа - переместить область предпросмотра файлов относительно области карточки, пункт отсутствует при скрытой области предпросмотра.
  • Размер по умолчанию - возвращает области предпросмотра размер по умолчанию, пункт отсутствует при скрытой области предпросмотра.

Для открытия файла в режиме редактирования, необходимо воспользоваться пунктом Открыть для редактирования в контекстном меню файла. После редактирования файла его достаточно сохранить, чтобы при следующем сохранении карточки была добавлена новая версия файла.

Просмотр и редактирование файла с использованием Р7-Офис / OnlyOffice

В системе для чтения, редактирования и предпросмотра документов также может использоваться Р7-Офис / OnlyOffice, если соответствующая настройка была активирована администратором системы. После ее активации в окне предпросмотра будет указано, что используется Р7-Офис.

Также в контекстном меню файла появятся новые пункты:

  • Открыть для чтения в браузере - документ откроется для чтения в соседней вкладке браузера.
  • Открыть для редактирования в браузере - документ откроется на редактирование в соседней вкладке браузера.
  • Совместное редактирование - документ откроется для совместного редактирования в соседней вкладке браузера, в этом режиме документ могут редактировать одновременно несколько пользователей.

После редактирования документа не обязательно нажимать на иконку сохранения в самом офисе, достаточно просто закрыть вкладку с документом, а затем сохранить карточку в TESSA.

Также при наличии прав на добавление файлов будет доступен пункт Создать файл в меню списка файлов. При нажатии на него будет предложено создать один из трех типов документов: текстовый docx, таблицу xlsx или презентацию pptx. Далее откроется окно с предложением указать имя для нового файла (по умолчанию он будет называться “Новый документ”), и после нажатия кнопки ОК новый файл появится в списке файлов.

Для того чтобы получить ссылку на файл, нужно воспользоваться пунктом Копировать ссылку контекстного меню файла. Ссылка на файл в формате https:// будет скопирована в буфер обмена. Скачать файл может только авторизованный пользователь, обладающий соответствующими правами доступа. При переходе по ссылке, если пользователь уже авторизован в системе, то автоматически будет скачан нужный файл. Если авторизованных пользователей нет, то появится окно аутентификации, после прохождения которой будет автоматически скачан нужный файл и открыта карточка, к которой он был прикреплен (при наличии соответствующих прав доступа).

Чтобы загрузить файл, достаточно воспользоваться пунктом Скачать контекстного меню файла, либо выбрать пункт Копировать в буфер обмена, тогда данный файл можно будет вставить в нужную папку файловой системы или в письмо.

Note

Для работы этой функциональности должно быть установлено и запущено приложение Deski.

Создание временной ссылки как на файл, так и на версию файла, возможно при помощи пункта меню Доступ по временной ссылке.

В открывшемся диалоге задаётся желаемое время действия ссылки с учётом настроек сервера. Это означает, что в поле Ссылка доступна до нельзя задать дату, превосходящую максимальное количество дней из настроек сервера. Также в случае установки флага Не ограничивать период доступности срок действия ссылки будет установлен в соответствии со значением из настроек сервера.

После успешного создания токена доступа будет отображён диалог со ссылкой для скачивания целевого файла. По этой ссылке файл скачать может любой, кому ссылка будет передана, в том числе и неавторизованный пользователь.

Пользователь, создавший внешнюю ссылку на файл карточки, или администратор системы в любой момент могут запретить доступ к файлу, отозвав соответствующий удостоверяющий операцию токен доступа. Для этого из карточки, к которой прикреплен файл, нужно открыть меню системы и выбрать пункт Токены на загрузку файлов.

Откроется соответствующее представление, в котором пользователь увидит все выданные им токены доступа, а администратор системы - токены доступа, выданные всеми пользователями для данной карточки.

Из этого представления можно удалить любые токены доступа. Для этого нужно нажать на выбранный токен правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт Отозвать токен доступа.

Список версий

Список версий открывается при помощи соответствующего пункта контекстного меню файла. Элементы списка версий также имеют пункты Скачать, Открыть для чтения, Копировать в буфер обмена, Копировать ссылку и Доступ по временной ссылке.

Замена файла

Для замены файла используется пункт контекстного меню файла Заменить. При его использовании предлагается выбрать новый файл, который заменит существующий. В этом случае содержимое файла и его имя меняются в соответствии с новым файлом. Новое содержимое добавляется как новая версия файла. Старое содержимое и версии файла можно найти в списке версий.

Изменение имени и категории файла

Для изменения имени файла используется пункт контекстного меню файла Переименовать, а для изменения категории - Изменить категорию. В случае их использования появляется диалоговое окно, предлагающее ввести новое имя или выбрать новую категорию соответственно. Эти процедуры не создают новой версии файла, а просто меняют его свойства. Выбор категории аналогичен процедуре выбора категории при добавлении нового файла.

Note

Для некоторых файлов может быть запрещена смена категории, например, нельзя переместить файл в системную категорию. Подробнее работа с категориями файлов описана в руководстве Администратора.

Создание копии файла

Для создания копии достаточно воспользоваться пунктом Создать копию контекстного меню файла. Будет создан новый файл из последней версии копируемого файла. Кроме того, копия будет содержать информацию о том, кем было выполнено копирование, и ссылку на оригинал.

Для удобства работы с копиями имеется группировка и фильтрация по копиям. В режиме группировки файлы, которые не имеют копий, отображаются отдельной группой, а все имеющие копию файлы сгруппированы вместе со своими копиями. В режиме фильтрации по копиям, отображается только оригинал и копии файла, по которому была выбрана фильтрация. Подробнее см. Сортировка, группировка, фильтрация.

Удаление и восстановление файла

Удаление файлов производится с помощью пункта Удалить контекстного меню файла.

Если в системе включена опция удаления файла в корзину, то файл будет удалён с возможностью восстановления. По истечении периода хранения удалённых файлов он будет полностью удалён из системы без возможности восстановления. Подробнее см. Настройки сервера.

Для восстановления ранее удалённого файла в карточке необходимо выбрать пункт Восстановить файл контекстного меню списка файлов.

В отобразившемся диалоге необходимо выбрать файл для восстановления.

После выбора файла и двойного клика по нему будет отображено окно подтверждения, и после подтверждения карточка будет сохранена со всеми изменениями. После сохранения восстановленный файл отобразится в файловом контроле.

Note

Если в карточке был удалён файл с возможностью восстановления, а затем сама карточка была удалена в корзину, то при восстановлении карточки из корзины остаётся возможность также восстановить ранее удалённый файл в этой карточке. Если карточка была удалена без/из корзины, то удалённый файл также удаляется без/из корзины.

Пользователь может восстанавливать файлы, которые он удалил, а также любые удалённые файлы в карточке, если на это у него есть определённые права в правилах доступа. Подробнее см. Права доступа к карточке.

Important

Для восстановления файла в карточке требуются права на добавление файла в ту категорию, к которой принадлежит восстанавливаемый файл.

Распознавание текста в файле

В системе реализована поддержка функциональности распознавания текста в файле (OCR - Optical Character Recognition). OCR реализован в виде отдельного модуля, который выполняет следующие функции:

  • Создание карточки операции OCR для файла, который необходимо распознать.
  • Создание запроса на распознавание текста в файле с заданными параметрами.
  • Отслеживание прогресса распознавания текста файла.
  • Формирование json-файла с метаданными, содержащими информацию о распознанных элементах. Формирование pdf-файла, в котором хранится содержимое распознаваемого файла и распознанный текст в виде текстового слоя документа.
  • Предоставление возможности верификации распознанных данных и заполнения ими полей карточки.

Настройка модуля OCR описана в Руководстве администратора.

Создание запроса на распознавание текста в файле

Для распознавания текста в файле необходимо вызвать контекстное меню файла и выбрать пункт Распознавание текста. Данный пункт контекстного меню будет отображаться, если выполнены следующие условия:

  • функциональность OCR включена в карточке “Настройки распознавания текста” (настройки описаны в Руководстве администратора);
  • расширение файла соответствует одному из следующих: pdf, gif, tif, tiff, pnm, png, jpg, jpeg, jfif, bmp (кроме 32-битовых 4-х канальных изображений с поддержкой прозрачности - требуется преобразование к другому формату, например, png);
  • есть права на чтение и редактирование файла;
  • выбран только один файл в файловом контроле;
  • файл не помечен как изменённый (т.е. сохранен в карточке).

После выбора пункта Распознавание текста будет отображён диалог создания нового запроса на распознавание текста в файле с параметрами по умолчанию:

  • Режим сегментации страницы изображения - задаёт правило разбиения на части и анализа всего изображения для дальнейшей обработки и позволяет подсказать инструменту распознавания, каким образом следует анализировать и обрабатывать входные данные. В различных режимах могут получиться различные результаты. Поэтому, чем лучше будет подобран режим распознавания, тем точнее будет выходной результат - распознанный текст. Информацию по каждому режиму сегментации можно найти в разделе справки, доступном при нажатии на ? возле названия поля.
  • Пороговый коэффициент - пороговый коэффициент уверенности, ниже которого распознанный текст считается недостоверным. Например, если порог был установлен в 50%, а инструмент распознавания определил с уверенностью менее 50%, что слово таковым и является, то данное слово не попадет в результат распознавания.
  • Языки - список языков, используемых в запросе на распознавание текста. При этом первый язык будет приоритетным, то есть инструмент распознавания будет принимать решение о выборе языка для распознанного элемента в зависимости от порядка выбранных языков.
  • Определять набор возможных языков в процессе распознавания - если установлен данный флаг, то для каждого распознанного объекта будет подобран наиболее подходящий язык из доступных в системе. Список таких языков можно увидеть в представлении Языки. Оно будет доступно для просмотра, если признак автоматического определения языков снят.

    Important

    Данный признак замедляет процесс распознавания и может снизить точность результирующих данных.

  • Определять наклон и поворот страницы изображения перед распознаванием - если установлен данный флаг, то перед выполнением распознавания каждой страницы изображения будет выполняться набор операций для определения угла поворота и наклона страницы.

    Important

    Данный признак незначительно замедляет процесс распознавания, но повышает вероятность и точность распознавания результирующих данных. Снимите флаг, если в исходном файле отсутствует наклон.

  • Определять таблицы на странице изображения при распознавании - если установлен данный флаг, то при распознавании каждой страницы изображения будет выполняться набор операций для определения наличия таблиц на изображении, их координат, координат каждой ячейки таблиц, извлечение и распознавание текста из каждой ячейки.

    Important

    Данный признак замедляет процесс распознавания, но повышает вероятность и точность распознавания результирующих данных, представленных в виде таблицы.

  • Определять штрих-коды на странице изображения при распознавании - если установлен данный флаг, то при распознавании каждой страницы изображения будет выполняться набор операций для определения наличия штрих-кодов на изображении, их координат, формата и значений.

    Important

    Данный признак замедляет процесс распознавания.

  • Выполнять предобработку страницы изображения перед распознаванием - если установлен данный флаг, то перед выполнением распознавания текста будет выполняться набор операций по улучшению качества контента страницы изображения, например, масштабирование, удаление шума, устранение искажения цвета, удаление тени и т.д.

    Important

    Данный признак значительно замедляет процесс распознавания, но может повысить вероятность и точность распознавания результирующих данных. Стоит отметить, что не существует универсального алгоритма с универсальными параметрами для улучшения качества изображения. Поэтому результат может быть противоречивый. Мы постарались выбрать средние значения параметров, чтобы охватить как можно больший спектр распознаваемых документов.

  • Да, выполнить перезапись - если установлен данный флаг, то каждая страница в многостраничном файле (например, pdf или tiff) будет преобразована в изображение, из которого будет создана страница с текстовым слоем выходного файла. В таком случае, если в исходном документе были какие-либо метаданные (например, аннотации, текстовый слой, иные объекты), то они будут стерты.

    Important

    Данный признак позволяет устранить возможное наложение распознанного текстового слоя на ранее существующий текстовый слой в файле (например, в pdf). Однако результирующий файл может быть значительно большего размера, чем исходный. Кроме того, может произойти небольшая потеря в качестве отображаемого содержимого файла, так как данные будет преобразованы в изображение.

При нажатии на кнопку ОК произойдёт сохранение текущей карточки документа и будет открыта карточка операции OCR в диалоговом окне. Если прогресс распознавания текста активен, то в данной карточке будет отображено окно с текущим прогрессом распознавания и возможностью отменить распознавание текста в файле (кнопка Отмена - доступна сотруднику, создавшему запрос на распознавание) или скрыть диалог с карточкой операции OCR (кнопка Продолжить в фоне). Если продолжить распознавание текста в фоне, то диалог с карточкой будет закрыт и можно продолжить работу с исходной карточкой.

Если для текущей версии файла в системе уже существует связанная с ним карточка операции OCR, то в файловом контроле будет отображена иконка рядом с названием файла:

При повторном выборе пункта Распознавание текста в контекстном меню файла будет отображён диалог с существующей в системе карточкой операции OCR. При этом возможно несколько дальнейших сценариев:

  1. Если процесс распознавания активен, то будет отображено окно с прогрессом по текущей операции распознавания.
  2. Если процесс распознавания завершён успешно, или в карточке операции OCR существует хотя бы один успешно завершённый запрос на распознавание, то будет отображён распознанный файл в инструменте предпросмотра.
  3. Если процесс распознавания завершён неуспешно и в карточке операции OCR отсутствуют успешно завершённые запросы, то в зависимости от текущего режима работы с карточкой операции OCR может быть один из вариантов:
    • Если карточка операции OCR находится в экспертном режиме, то будет отображён диалог создания нового запроса на распознавание текста в файле.
    • Если карточка операции OCR не находилась в экспертном режиме, то будет создан новый запрос на распознавание текста в файле с параметрами по умолчанию.

Карточка операции OCR

Внешний вид карточки операции OCR:

В верхней части располагается панель инструментов со следующими кнопками:

  • Сохранить - сохранить карточку операции OCR в текущем состоянии с учётом результата верификации.
  • Обновить - обновить карточку операции OCR и выполнить синхронизацию её состояния. Если в карточке были внесены какие-либо изменения, то будет отображён информационный диалог для подтверждения действия.
  • Сохранить и закрыть - - сохранить карточку операции OCR в текущем состоянии с учётом результата верификации и закрыть модальное окно диалога.
  • Запустить процесс OCR - открыть диалог создания запроса на оптическое распознавание текста в файле. Используется в случае, если в карточке нет ни одного успешно распознанного файла или необходимо выполнить распознавание с другими параметрами, чтобы сравнить полученные результаты.
  • Сохранить результат OCR - заменяет исходный распознаваемый файл в исходной карточке файлом с распознанным текстом и переносит верифицированные значения из полей карточки операции OCR в поля исходной карточки. При этом будут переноситься только успешно заполненные поля. Если пользователь ни разу не изменял какое-то поле, то оно не будет перенесено из карточки операции OCR в исходную. Если карточка операции OCR была открыта в отдельной вкладке или вне контекста исходной карточки документа, то связанная карточка документа будет открыта и в неё будут перенесены все соответствующие изменения из карточки операции OCR. Если карточка операции OCR вообще не была связана с исходной карточкой документа, то при сохранении результата OCR будет создана новая карточка документа.
  • Отмена - выполняет закрытие карточки операции OCR без учёта изменений (аналогично закрытию по крестику).
  • Стандартные кнопки панели меню карточки.

Вкладка Верификация разделена на две области - область с верифицируемыми полями и область предпросмотра с распознанными элементами.

В области предпросмотра отображается распознанный файл в формате pdf с текстовым слоем и распознанными элементами в этом файле.

В инструменте предпросмотра есть несколько способов отображения распознанных элементов:

  • По умолчанию - отображение содержимого файла с невидимым текстовым слоем. В данном режиме доступно выделение, копирование и поиск по текстовым данным.

    Note

    Для выполнения поиска по текстовым данным необходимо ввести текст в области поиска и нажать на клавишу Enter, либо на значок лупы. Для очистки и сброса строки поиска необходимо нажать на значок крестика.

  • Текст - отображение только текстового слоя документа. Отображается чёрный текст на белом фоне. В данном режиме доступно выделение, копирование и поиск по текстовым данным.

  • Параграф - отображение содержимого файла без текстового слоя с распознанными элементами, которые были определены инструментом распознавания как параграф. В этом режиме доступна работа только с распознанными элементами - выделение мышью и перемещение с помощью операции DnD.

    Note

    Выделение элементов осуществляется мышью. Если необходимо выделить несколько элементов областью (нарисовать прямоугольник, чтобы захватить все элементы, входящие в него) при условии, что выделение начинается с самого элемента, а не за его пределами, то зажать клавишу Shift. Для более детального выделение элементов или снятия выделения необходимо использовать клавишу Ctrl и выполнять нажатие левой кнопки мыши на необходимом элементе.

  • Линия - отображение содержимого файла без текстового слоя с распознанными элементами, которые были определены инструментом распознавания как элементы, расположенные в одной линии. В этом режиме доступна работа только с распознанными элементами - выделение мышью и перемещение с помощью операции DnD.

  • Слово - отображение содержимого файла без текстового слоя, но с распознанными элементами, которые были определены инструментом распознавания как слова (элементы, разделённые пробельным символом). В этом режиме доступна работа только с распознанными элементами - выделение мышью и перемещение с помощью операции DnD.
  • Таблица - отображение содержимого файла без текстового слоя, но с распознанными элементами, которые были определены инструментом распознавания как ячейки таблиц. В этом режиме доступна работа только с распознанными элементами - выделение мышью и перемещение с помощью операции DnD.

    Note

    Если выделить все элементы таблиц(-ы) и выполнить их перетаскивание, то данные в буфере обмена будут храниться в виде html содержимого, который преобразуется в табличную структуру при перетаскивании в офисные программы. В случае, когда в файле было распознано несколько таблиц, то если выделить часть элементов из одной таблицы и часть элементов из другой таблицы, то html структура для таблицы создана не будет.

  • Штрих-код - отображение содержимого файла без текстового слоя, но с распознанными элементами, которые были определены инструментом распознавания как штрих-коды. В этом режиме доступна работа только с распознанными элементами - выделение мышью и перемещение с помощью операции DnD.

В области с полями отображается заранее предопределённый список полей, настроенный в карточке “Настройки распознавания текста” на вкладке Настройки маппинга. Список полей является динамичным и может изменяться, если администратором изменена соответствующая настройка (обратитесь к Руководству администратора). В данный момент для заполнения доступны только булевые, числовые, текстовые, ссылочные и поля для даты и времени. Каждое поле, по своей сути, является текстовым полем с проверкой введённого значения. Проверка выполняется после смены фокуса для текущего поля или при сохранении карточки операции OCR.

Note

При открытии карточки операции OCR начальные значения полей соответствуют тем значениям, которые были установлены в исходной карточке. Если изменить значение поля в исходной карточке, то оно будет изменено и в карточке операции OCR. Если же изменить значение поля в самой карточке операции OCR, то оно уже не будет копироваться из исходной карточки. При нажатии на кнопку Сохранить результат OCR в исходную карточку будут скопированы только те поля, которые были хотя бы раз изменены в карточке операции OCR.

Поля карточки OCR могут содержать следующие иконки и кнопки:

Иконки и кнопки
Описание
Значение было скопировано из исходной карточки документа без изменений
Значение было изменено и успешно верифицировано. В исходную карточку будет скопировано отображаемое значение
При проверке значения были найдены ошибки. Сообщение с ошибкой будет отображено рядом с полем. Такое поле не будет скопировано в исходную карточку
При проверке значения возникли предупреждения. Такая ситуация возможна, когда для ссылочного поля в исходной карточке разрешён ручной ввод, а в карточке операции OCR введено значение, отсутствующее в системе. Сообщение с предупреждением будет отображено рядом с полем. Такое поле будет скопировано в исходную карточку. Если для ссылочного поля в исходной карточке отключён ручной ввод, то в карточке операции OCR вместо предупреждения будет отображено сообщение об ошибке, и такое поле не будет скопировано в исходную карточку
Информационное сообщение с отформатированным значением, которое будет записано в систему. При этом в само поле будет записано то значение, которое ввёл пользователь, и если оно отличается по формату от того значения, которое обрабатывает система, то будет отображено отформатированное значение. Сообщение с отформатированным значением будет отображено рядом с полем. В исходную карточку будет скопировано отформатированное значение
Индикатор загрузки данных для ссылочного поля. При отображении анимированной иконки выводится сообщение рядом с полем о том, что выполняется поиск данных для ссылочного значения в системе
Кнопка очистки содержимого поля
Кнопка выбора даты из календаря. Доступно только для поля, поддерживающего формат даты и времени
Кнопка выбора значения из представления. Доступно только для ссылочного поля
Кнопка открытия ссылочного значения в диалоговом окне. Доступно только для ссылочного поля

На вкладке Сравнение файлов содержатся таблицы со списком всех запросов на распознавание текста в файле, а также области предпросмотра для сравнения результатов запросов.

В таблице Запросы на распознавание хранятся параметры по каждому запросу. Строки могут иметь зелёную (файл распознан успешно) и оранжевую (запрос на распознавание был отменён, либо в ходе распознавания возникли ошибки) заливки.

Можно сравнить только успешно распознанные файлы. При выборе строки в таблице в области предпросмотра будет отображён файл с распознанным содержимым (по умолчанию способ отображения установлен в значение Текст). Если какой-то из запросов на распознавание имеет лучший результат по сравнению с другими, то его можно выбрать в качестве основного, установив переключатель в первой колонке таблицы. В этом случае на вкладке Верификация будет отображён выбранный файл. Именно он будет взят за результат распознавания. После установки переключателя рекомендуется сохранить карточку.

Tip

Если в исходном файле были найдены текстовые данные, то на вкладке Верификация будет отображено соответствующее сообщение. На вкладке Сравнение файлов имеется возможность сравнить исходный файл с распознанным. Для этого необходимо выбрать пункт контекстного меню Сравнить с исходным файлом на строке в таблице Запросы на распознавание.

Массовые операции над файлами

Для удобства выполнения операций, которые возможно выполнить сразу с несколькими файлами имеется возможность выделить файл в группу. Выделение производится при помощи пункта Выбрать несколько файлов контекстного меня списка файлов, либо при помощи кнопки . Список выделенных файлов отображается в области предпросмотра.

В случае, если выделено несколько файлов, в контекстном меню файлов отображаются только те пункты, которые поддерживают работу с несколькими файлами (Открыть для редактирования, Открыть для чтения, Копировать в буфер обмена, Удалить, Скачать, Доступ по временной ссылке и т.д.).

Объединение и сравнение файлов

Note

Для работы функций объединения и сравнения на компьютере пользователя должен быть установлен Microsoft Office или Р7-Офис. Функция доступна на ОС Windows с установленным Deski.

Объединять и сравнивать можно файлы в форматах docx и odt.

Для объединения файлов необходимо выбрать несколько файлов и, нажав правой кнопкой мыши по файлу, в который будет производиться слияние, выбрать пункт контекстного меню Объединить с текущим в Word/Объединить в браузере для Microsoft Office и Р7-Офис соответственно. Появится панель со статусом операции объединения, а по завершении процесса откроется окно Word или вкладка браузера, где отобразится результат объединения. Объединение производится последовательно. Сначала файл, на котором было вызвано объединение, объединяется с первым файлом из списка выбранных, а затем результат объединения объединяется со следующим по списку файлом. И так для всех выбранных файлов. Объединение производится в порядке выделения файлов.

Example

С примером объединения файлов можно ознакомиться в разделе Согласование документов

Сравнение файлов возможно только в случае, если выбрано не более двух файлов. Для вызова сравнения нужно нажать на одном из выбранных файлов правой кнопкой мыши, и в контекстном меню файла выбрать пункт Сравнить в Word/Сравнить в браузере для Microsoft Office и Р7-Офис соответственно. Откроется окно Word или вкладка браузера, где отобразится результат сравнения. При этом файл, на котором было вызвано сравнение, будет являться оригиналом, а второй файл будет считаться сравниваемым.

ЭП - электронная подпись

Подписание документов

Подписать файл с помощью электронной подписи можно, нажав правой кнопкой мыши на файл и выбрав пункт меню Подписать или Подписать (выбрать сертификат), если требуется выбрать другой сертификат. Далее откроется окно выбора сертификата.

Note

В списке доступных сертификатов могут отображаться не все сертификаты пользователя в соответствии с настройками системы (подробней см. Руководство администратора).

После выбора сертификата система предложит указать комментарий к подписи (комментарий указывать не обязательно). После нажатия на кнопку ОK файл будет подписан и около имени файла появится соответствующий значок.

Note

На мобильных устройствах подписание доступно с использованием устройств Рутокен через приложение TESSA Assistant.

Подпись будет проставлена на последней актуальной версии файла.

После подписания файла ЭП, карточку документа необходимо сохранить.

В случае, если в файл документа будут внесены правки, значок подписи на данном файле пропадет, однако подпись предыдущей версии файла сохранится.

Проверка подписей

Проверить ЭП на файле можно с помощью пункта Проверить ЭП контекстного меню файла.

Подпись будет проверяться для последней актуальной версии файла. В открывшемся окне будет отображен результат проверки.

В случае, если проверка пройдет не успешно, в колонке статус подпись отметится красным и будет отображен текст ошибки.

По результатам проверки подписи на файле, возможные следующие цветовые обозначения:

  • Зеленый – целостность подписи верна, сертификат проверен и подтвержден доверенным сертификатом.
  • Красный – целостность подписи не верна.
  • Голубой – целостность подписи верна, сертификат не удалось проверить до доверенного.

Также есть возможность проверить подписи для предыдущих версий файла. Для этого необходимо открыть список версий файла и на нужной версии с помощью контекстного меню выполнить проверку подписей.

Экспорт подписей

С помощью контекстного меню файла можно экспортировать/импортировать подписи, для этого необходимо открыть пункт ЭП контекстного меню файла и выбрать соответствующий пункт. Подпись экспортируется в формате CMS SignedData. При выборе пункта меню Экспортировать файл с электронными подписями помимо файла подписи будет экспортирован сам файл документа.

Аннотации, штампы и факсимиле для pdf-файлов

Общая информация

Аннотации в pdf-файлах представляют собой комментарии, пометки и дополнительную информацию, которую можно добавлять к содержимому документа. Они служат для расширения и улучшения взаимодействия с pdf-файлами и позволяют пользователям модифицировать документ без изменения исходного содержимого.

Аннотации могут быть различных типов, включая:

  • Выделение текста - позволяет пользователю выделять цветом или зачёркивать определенные фрагменты текста в документе, если в нем есть текстовый слой.
  • Комментарии - позволяют пользователям добавлять комментарии к любым аннотациям, а также ставить реакции.
  • Штампы - позволяют пользователям добавлять штампы с выбранным изображением.
  • Ввод текста - позволяют пользователям добавлять текст поверх исходного.
  • Рисование - позволяют пользователю рисовать любые пометки в документе, а также создавать прямоугольные фигуры для удобного выделения части документа.

Добавленные аннотации и комментарии к ним будут видны в любой программе, где будет открыт документ.

В контекстном меню для pdf-файлов присутствуют пункты Аннотации и Факсимиле и штампы:

  • Аннотации - просмотр и редактирование аннотаций.
  • Факсимиле и штампы - добавление изображений, предустановленных или взятых из файловой системы.

Note

Если нет прав на редактирование pdf-файла, но есть права на его чтение, то будет доступна только функциональность аннотаций (но не проставление факсимиле и штампов). При этом в диалоговом окне работы с аннотациями будут видны все аннотации и комментарии, но без возможности их редактирования и участия в обсуждении аннотаций.

Note

Аннотации также можно открыть из диалога списка версий файла.

Добавление аннотаций

На панели инструментов окна аннотаций есть следующие кнопки:

  • Комментарии - с помощью этой кнопки можно скрыть/показать панель комментариев слева. На панели отображаются все добавленные на документ аннотации, а также комментарии и реакции к ним.

  • - с помощью этой кнопки можно выбрать и передвинуть нужную аннотацию. Также можно выбрать несколько аннотаций, выделив их все сразу прямоугольником, либо щелкнув по каждой с зажатой клавишей Ctrl.
  • - с помощью этой кнопки можно добавить текстовую аннотацию. Для добавления текста нужно нажать на данную кнопку, выбрать нужный размер шрифта и его цвет с помощью кнопок правее и кликнуть на нужное место в документе. Появится поле для ввода текста. После того, как текст введен, нужно кликнуть в любом другом месте документа.
  • - с помощью этой кнопки можно зачеркнуть текст. Для этого нужно нажать на данную кнопку и выделить мышкой текст в документе, выделенный текст зачеркнется автоматически. Это доступно только при наличии у файла текстового слоя.
  • - с помощью этой кнопки можно выделить текст. Работает так же, как и предыдущий пункт, только позволяет выделить нужный текст желтым цветом. Это доступно только при наличии у файла текстового слоя.
  • - с помощью этой кнопки можно нарисовать прямоугольник, кнопками правее можно выбрать нужную толщину линии и цвет.
  • - с помощью этой кнопки можно нарисовать окружность, кнопками правее можно выбрать нужную толщину линии и цвет.
  • - с помощью этой кнопки можно нарисовать линию, так же кнопками справа можно выбрать её толщину и цвет.
  • - с помощью этой кнопки можно изменить масштаб документа.
  • - с помощью этой кнопки можно отменить последнее действие.
  • - с помощью этой кнопки можно листать страницы документа.
  • Страницы - с помощью этой кнопки можно включить/выключить отображение страниц документа в правой части диалога.

Для сохранения изменений нужно нажать на кнопку Сохранить в левом верхнем углу диалога. Если аннотации добавляют несколько человек параллельно, то, чтобы увидеть эти изменения у себя, нужно нажать на кнопку Обновить. После этого аннотации других сотрудников появятся в диалоге.

Note

После добавления аннотации не создается новая версия файла.

Для аннотации можно добавить описание, кликнув по ней в панели комментариев. Удалить отдельную аннотацию можно, кликнув по ней и нажав на крестик в углу появившейся рамки. Крестик появляется, если навести на рамку курсор мыши. Удалить аннотацию также возможно с помощью пункта Удалить контекстного меню аннотации. Контекстное меню можно вызвать, нажав на троеточие в правом верхнем углу блока нужной аннотации на панели комментариев.

Для удаления всех аннотаций из файла следует воспользоваться кнопкой Удалить аннотации. После нажатия система создаст новую версию файла без аннотаций. Версия с аннотациями будет сохранена и доступна через список версий.

Добавление комментариев и реакций к аннотациям

К любой аннотации можно добавлять комментарии и ставить реакции. Реакции можно ставить также непосредственно к самой аннотации. К одной и той же аннотации комментарии могут оставить сразу несколько сотрудников. Один и тот же сотрудник может так же оставлять несколько комментариев и сам ставить реакции на свои комментарии.

Important

После добавления комментария и нажатия кнопки Сохранить комментарий уже нельзя будет удалить. Только вместе с аннотацией.

Чтобы оставить комментарий, либо добавить описание аннотации, надо либо выбрать аннотацию с помощью кнопки , либо на панели комментариев сразу выбрать нужную аннотацию. Появится строка ввода текста и кнопка Добавить.

Количество добавленных комментариев отображается справа от аннотации.

Другие пользователи видят добавленный комментарий и могут добавить свой. При этом, как уже было сказано выше, кнопка Удалить будет доступна только до сохранения.

Note

Пользователи не могут удалять чужие аннотации и комментарии.

На любые аннотации и комментарии можно ставить реакции. Для этого нужно нажать на три точки в правом верхнем углу комментария или аннотации и выбрать нужную реакцию. Справа от реакции отображается количество сотрудников, ее поставивших. Чтобы посмотреть, кем поставлена реакция, нужно навести на неё курсор.

Так на панели комментариев можно включить фильтрацию по автору или типу аннотации. Для этого нужно нажать на соответствующую кнопку фильтра и поставить нужный флаг.

Факсимиле и штампы

В диалоге Факсимиле и штампы функции кнопок на панели инструментов такие же, как у аналогичных в диалоге Аннотации. Кроме них, в этом диалоге имеются следующие кнопки:

  • - с помощью этой кнопки можно добавить собственное изображение как факсимиле. Для этого после нажатия на кнопку следует выбрать изображение в проводнике и кликнуть по нужному месту в документе. В блоке комментариев это будет отображено как добавление картинки.
  • Факсимиле и штампы - с помощью этой кнопки можно выбрать одно из предустановленных изображений. После нажатия откроется список доступных изображений.

Можно изменить прозрачность добавляемого изображения, кликнув на него мышкой и настроив нужную степень прозрачности с помощью ползунка.

Important

В отличие от аннотаций, факсимиле и штампы после добавления и сохранения нельзя будет удалить или переместить.

Back to top