Настройка замещений¶

Каждый пользователь системы имеет возможность передать другому сотруднику доступ к своим заданиям, отчетам, рабочим местам и представлениям, т.е. назначить заместителя.

В данном разделе описывается работа с замещениями и их настройка.

Добавление и просмотр замещений¶

Просмотреть и настроить замещения можно через пользовательское меню, выбрав пункт Настройки -> Мои замещения, или в представлении Замещения.

Чтобы добавить пользователя в список заместителей, нужно нажать кнопку Добавить в таблице Кто меня замещает. Откроется диалог, в котором нужно указать имена заместителей и срок их замещения.

Добавленный таким образом сотрудник получит все права доступа, которые были у замещаемого сотрудника. Заместитель сможет просматривать его рабочие места и представления, а также создавать и редактировать карточки, которые мог создавать или редактировать замещаемый сотрудник, появится возможность запускать доступные ему маршруты. Он увидит все задания замещаемого сотрудника и сможет брать их в работу. Об особенностях работы с заданиями можно узнать в этом разделе.

Note

После сохранения настроек замещения должно пройти некоторое время (по умолчанию - до 5 минут), чтобы они вступили в силу.

Замещение может быть не ограничено по сроку. Для этого нужно отметить флаг Постоянное замещение. В ином случае необходимо указать первый и последний дни в полях Начало замещения и Окончание замещения соответственно.

Флаг Замещение доступно отвечает за быстрое отключение замещения. Если его снять, оно перестаёт быть активным. Флаг можно снова отметить, и тогда заместитель вновь получит доступ к заданиям замещаемого сотрудника. Однако, если срок замещения истёк, оно не будет активно ни при каком положении флага.

Note

Заместитель не может самостоятельно убрать с себя замещение. Для этого необходимо обращаться к замещаемому сотруднику либо администратору системы.

Замещение по документам¶

Сотрудник может ограничить набор предоставляемых прав. В таком случае заместитель получит доступ к заданиям и правам только определенных типов документов. Настроить список заместителей можно через таблицу Кто меня замещает по документам, нажав кнопку Добавить.

Помимо имён сотрудников и сроков замещения необходимо также указать типы документов, которые будут доступны заместителю. Он получит возможность их создавать и редактировать, если прав у него не было, но они были у замещаемого сотрудника, а также получать по ним задания.

Редактирование замещений другого сотрудника¶

Права на редактирование замещений можно предоставить другим сотрудникам. Для этого их необходимо добавить в поле Кто может редактировать.

Чтобы просмотреть всех сотрудников, для которых можно настроить заместителей, нужно открыть представление Замещения на рабочем месте Пользователь.

Двойным кликом по имени пользователя откроется карточка его настроек замещения в отдельной вкладке.

Особенности системы замещений¶

Выполнение заданий¶

Заместитель может работать в системе параллельно с замещаемым сотрудником и имеет все возможности замещаемого по работе с заданиями:

Заместитель может начать исполнение уже взятого в работу замещаемым задания. Для этого нужно открыть нужную карточку, нажать Показать скрытые задания в правой области карточки и в задании выбрать Скрытые по умолчанию действия -> Перевести на себя. Это действие также доступно замещаемому сотруднику, если задание было отправлено на исполнение ему, но заместитель взял его в работу.

Note

По умолчанию в представлении Мои задания не показываются задания, доступные пользователю, но взятые в работу другим сотрудником. Чтобы отобразить в представлении такие задания, нужно добавить параметр фильтрации Показывать задания, взятые в работу не мной со значением равен да. Данная функция работает как для замещаемого сотрудника, так и для заместителя. Подробнее о фильтрации представлений можно узнать в этом разделе.

Когда у замещаемого сотрудника появляется новое задание, заместитель получает уведомление на почту наравне с замещаемым.
Заместитель видит задания, направленные не только на замещаемого сотрудника персонально, но и на его роли или подразделения, если администратор не настроил обратного. При смене состава роли или подразделения меняется и состав исполнителей задания. Если замещаемый сотрудник был удалён из роли, задание пропадёт и для него, и для его заместителей. Если участник роли или подразделения добавит себе заместителей, им отобразятся и новые задания, и оправленные до их назанчения.
Если задание было направлено на контекстную роль (например, руководитель инициатора), задание получит и сотрудник, вошедший в роль, и его заместители. Новые заместители тоже получат доступ заданиям, даже если они были отправлены до их добавления. Однако, если состав контекстной роли изменится (например, у инициатора сменится руководитель), задание останется в исполнении у прошлого сотрудника и новому не перейдёт.
Когда у заместителя по каким-либо причинам замещение становится недоступно (например, истёк срок замещения), он перестаёт видеть задания, рабочие места и представления замещаемого сотрудника, пропадают выданные в рамках замещения права доступа. Если в этот момент у него в работе было задание замещаемого сотрудника, работать с ним он не сможет, т. к. оно больше не отображается в представлении Мои задания. Однако задание не пропадает и не удаляется, и замещаемый сотрудник или его действующие заместители могут перевести это задание на себя.
Завершенные заместителями задания также фиксируются в Истории заданий. В колонке Завершено сотрудником отображается информация формата Кто завершил задание (Кому оно было отправлено).

Наследование замещений¶

Замещения наследуются на два уровня независимо от типа замещения. Заместитель заместителя будет иметь те же права, что и замещаемый сотрудник.

Например, в схеме

Сотрудник -> Заместитель 1 -> Заместитель 2 -> Заместитель 3

Заместитель 3 получит доступ к заданиям Заместителя 1 и Заместителя 2, но задания Сотрудника не увидит.

Note

Администратор может настроить старую систему замещений. С её отличительными особенностями можно ознакомиться в этом разделе.