Перейти к содержанию

Ознакомление с документом

Данная функциональность ознакомления с документом носит уведомительный характер, а также может использоваться для предоставления прав доступа на чтение документа. Для ознакомления, требующего подтверждения выполнения действия, рекомендуется использовать задания (например, Типовые задачи с видом задания “Ознакомление” или иной процесс, настроенный Администратором системы).

Отправка документа на ознакомление

Отправить на ознакомление можно любую карточку документа в системе (при наличии соответствующих прав доступа). Помимо почтового уведомления о необходимости ознакомиться с документом, сотрудник получит право доступа на чтение данной карточки документа (получение иных прав может настроить Администратор системы).

Для отправки документа на ознакомление необходимо открыть нужную карточку и в меню системы выбрать Действия -> Ознакомление -> Отправить. Будет открыто окно отправки на ознакомление со следующими полями:

  • Выберите группы или сотрудников - список сотрудников или ролей, которым будет отправлен документ на ознакомление. Можно указать как конкретных сотрудников, так и статические роли или подразделения.
  • Комментарий - комментарий, который будет отображаться в почтовом уведомлении.

После нажатия на кнопку ОК всем указанным сотрудникам, а также всем сотрудникам, входящим в указанные роли, и их заместителям на почту будут отправлены уведомления о необходимости ознакомиться с документом. Система выдаст сообщение с информацией, что уведомления отправлены.

Note

Бывают случаи, когда в списке сотрудников был указан только, например, один сотрудник, а в сообщении об отправке документа на ознакомление указано “Отправлено успешно. Сотрудников: 2”. Это означает, что документ на ознакомление, помимо указанного сотрудника, был отправлен и заместителю данного сотрудника.

Note

Также документ на ознакомление может быть отправлен из универсального процесса (маршрут с этапом типа Ознакомление, такой маршрут может быть настроен администратором системы).

Ознакомление с документом

Просмотреть список всех документов, направленных текущему сотруднику на ознакомление, можно в представлении Мне на ознакомление в рабочем месте Пользователя.

При отправке документа на ознакомление сотруднику на почту приходит уведомление. После нажатия на ссылку в письме откроется карточка документа.

Когда сотрудник откроет документ на ознакомление в первый раз, будет выведено сообщение “Вы ознакомились с документом.”, где также будет указано имя отправителя и время отправления. В историю ознакомлений запишется, что текущий пользователь с документом ознакомлен, состояние в представлении Мне на ознакомление сменится на Ознакомлен, запишется дата и время ознакомления.

История ознакомления

Просмотреть историю ознакомления по карточке документа можно с помощью меню системы Действия -> Ознакомление -> История.

В новой вкладке будет открыта история ознакомления с данным документом с указанием информации по дате и времени отправки на ознакомление, а также времени, когда сотрудник был ознакомлен с документом.

Список можно отсортировать, нажав на название нужной колонки. Также можно воспользоваться фильтрацией и поиском по комментариям.

Back to top