Ознакомление с документом¶
Данная функциональность ознакомления с документом носит уведомительный характер, а также может использоваться для предоставления прав доступа на чтение документа. Для ознакомления, требующего подтверждения выполнения действия, рекомендуется использовать задания (например, Типовые задачи с видом задания “Ознакомление” или иной процесс, настроенный Администратором системы).
Отправка документа на ознакомление¶
Отправить на ознакомление можно любую карточку документа в системе (при наличии соответствующих прав доступа). Помимо почтового уведомления о необходимости ознакомиться с документом, сотрудник получит право доступа на чтение данной карточки документа (получение иных прав может настроить Администратор системы).
Для отправки документа на ознакомление необходимо открыть нужную карточку и в меню системы выбрать Действия -> Ознакомление -> Отправить. Будет открыто окно отправки на ознакомление со следующими полями:
- Выберите группы или сотрудников - список сотрудников или ролей, которым будет отправлен документ на ознакомление. Можно указать как конкретных сотрудников, так и статические роли или подразделения.
- Комментарий - комментарий, который будет отображаться в почтовом уведомлении.
После нажатия на кнопку ОК всем указанным сотрудникам, а также всем сотрудникам, входящим в указанные роли, и их заместителям на почту будут отправлены уведомления о необходимости ознакомиться с документом. Система выдаст сообщение с информацией, что уведомления отправлены.
Note
Бывают случаи, когда в списке сотрудников был указан только, например, один сотрудник, а в сообщении об отправке документа на ознакомление указано “Отправлено успешно. Сотрудников: 2”. Это означает, что документ на ознакомление, помимо указанного сотрудника, был отправлен и заместителю данного сотрудника.
Note
Также документ на ознакомление может быть отправлен из универсального процесса (маршрут с этапом типа Ознакомление
, такой маршрут может быть настроен администратором системы).
Ознакомление с документом¶
Просмотреть список всех документов, направленных текущему сотруднику на ознакомление, можно в представлении Мне на ознакомление в рабочем месте Пользователя.
При отправке документа на ознакомление сотруднику на почту приходит уведомление. После нажатия на ссылку в письме откроется карточка документа.
Когда сотрудник откроет документ на ознакомление в первый раз, будет выведено сообщение “Вы ознакомились с документом.”, где также будет указано имя отправителя и время отправления. В историю ознакомлений запишется, что текущий пользователь с документом ознакомлен, состояние в представлении Мне на ознакомление сменится на Ознакомлен
, запишется дата и время ознакомления.
История ознакомления¶
Просмотреть историю ознакомления по карточке документа можно с помощью меню системы Действия -> Ознакомление -> История.
В новой вкладке будет открыта история ознакомления с данным документом с указанием информации по дате и времени отправки на ознакомление, а также времени, когда сотрудник был ознакомлен с документом.
Список можно отсортировать, нажав на название нужной колонки. Также можно воспользоваться фильтрацией и поиском по комментариям.