Описание типового решения

Типовое решение включает в себя следующие основные функциональные блоки:

• Электронная канцелярия (регистрация документов);

• Работа с поручениями (назначение и контроль исполнения);

• Универсальный процесс с графической визуализацией.

В части универсального процесса в данном руководстве кратко описаны основные возможности, а более подробно процесс рассмотрен на примере использования в маршруте только этапов согласования (в том числе этап доработки в случае несогласования).

Регистрация документов

В типовой конфигурации настроены следующие возможности по регистрации документов:

• Регистрация входящих документов;

• Регистрация исходящих документов. Предусмотрена связь входящего документа с ответным исходящим документом;

• Регистрация протоколов и рассылка задач по решениям;

• Регистрация внутренних документов;

• Регистрация договоров.

Note

В данном руководстве рассмотрена регистрация документов посредством кнопки в левом меню системы, однако регистрация также может выполняться путем завершения задания на регистрацию, отправленного из универсального процесса, настроенного администратором системы.

В типовом решении настроена возможность управления внешними документами в разрезе контрагентов. В объединенном представлении при выборе контрагента в связанных реестрах отображаются списки входящих, исходящих и договорных документов (см. Просмотр справочника).

Для базовых карточек входящих, исходящих, внутренних документов и договоров настроена система поиска по комбинации различных параметров (см. Поиск документов).

Задачи

В части управления поручениями в типовой конфигурации настроены следующие возможности:

• Создание задач по любому виду документа. В карточке документа любого из перечисленных выше типов есть возможность создать одну или несколько задач (поручений);

• Создание подзадач из родительской задачи. Исполнитель задачи имеет возможность создать одну или несколько подзадач. Количество уровней задач не ограничивается;

• Добавление файлов к задаче (файлы добавлять может как автор, так и исполнитель задачи);

• Возможность отзыва подзадач при завершении родительской (при завершении задачи все незавершенные подзадачи могут быть автоматически отозваны);

• Просмотр иерархии задач в карточке документа (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов).

Работа с задачами описана в разделе Типовой процесс исполнения задач данного руководства.

Note

Описанные в указанном разделе задачи могут отправляться как вручную (нажатием соответствующей кнопки в левом меню системы), так и из универсального процесса, настроенного администратором системы.

Универсальный процесс по документу

В типовом решении есть функциональность по настройке универсального процесса, который может быть применен к карточке любого из настроенных видов документа.

Ниже описаны основные возможности универсального процесса. Далее в руководстве более подробно будет описан процесс на примере использования только этапа согласования.

• Возможность создавать маршрут любой сложности при помощи смешивания различных этапов.

  Универсальный процесс обеспечивает возможность определения последовательности этапов маршрута документа, при этом для каждого этапа в качестве исполнителей может быть указано несколько сотрудников/ролей.

• Параллельные и последовательные этапы.

  Задания внутри некоторых типов этапов (например, согласование, подписание), а также сами этапы могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Маршрут с параллельными этапами может быть настроен только администратором системы. Маршрут с параллельными заданиями внутри этапа для конкретной карточки пользователи могут настроить самостоятельно. Описание доступных настроек для этапов согласования см. в разделе Настройка этапов согласования.

• Маршрут процесса может состоять из комбинации разных типов этапов: согласование, подписание, регистрация, задача, уведомление и т.д. Доступность для пользователя тех или иных типов этапов определяется администратором системы.

• Согласующие (исполнители этапа согласования) имеют возможность согласовать/не согласовать документ с указанием комментария.

• Согласующие могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласующий, которого они замещают.

• Согласующие сотрудники могут создавать копию любого файла, приложенного к карточке согласуемого документа для внесения изменений (см. Согласование договора). Данную функцию особенно удобно использовать для работы с файлами Microsoft Word.

• Для документов формата Microsoft Word (*.docx) Инициатору предоставляется возможность автоматической консолидации различных версий документов с подсветкой замечаний различных согласующих разными цветами (см. Доработка договора Инициатором).

• Согласующие имеют возможность запрашивать комментарий у любого сотрудника (см. Запрос комментария). В рамках выполнения задания на согласование документа согласующий сотрудник может запросить любое количество комментариев у других сотрудников.

• Комментатор имеет возможность дать свой комментарий и/или приложить файлы в карточке.

• Комментаторы могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласант, которого они замещают.

• Согласующий может делегировать свое задание согласования (т.е. полностью передать полномочия по исполнению задания) на любого другого сотрудника или роль. Делегат имеет все те же полномочия и права, что и делегировавший задание согласующий.

• Согласующий имеет возможность запросить дополнительное согласование у любого сотрудника или роли. Решение дополнительного согласующего заносится в общий лист согласования, однако не влияет на итог процесса согласования.

• Подписант (исполнитель этапа подписания) имеет те же возможности, что и согласующий (за исключением запроса дополнительного согласования).

• Возможность редактирования маршрута во время работы процесса.

  По ходу процесса система предоставляет возможность корректировки маршрута в части незавершенных и не активных в данный момент этапов.

• Настраиваемый доступ к данным и файлам карточки для участников этапов.

• Возможность возврата на редактирование на этапе согласования или подписания.

• Возможность отзыва документа в проект (см. Отзыв согласования).

• Возможность отмены документа. На этапе редактирования/доработки Инициатором есть возможность снять документ с согласования/подписания. Статус документа устанавливается в “Отменен”.

• Возможность запуска маршрута после отмены.

  Отмененный документ можно снова отправить по маршруту.

• Подробная история согласования/подписания документа в листе согласования, приложенном к карточке (см. Лист согласования).

• Краткая история согласования для печати.

  В любой момент есть возможность сформировать сокращенную форму истории согласования документа для вывода на печать. Сокращенная форма содержит только данные последнего цикла согласования, включая этап подписания и регистрации.

• Визуализация (графическая карта) актуального состояния бизнес-процесса в графическом виде (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов).

• Универсальный процесс в любой момент времени может быть отображен в виде наглядной графической схемы этапов процесса с подсветкой блоков.

Отчеты и уведомления

• Просмотр истории заданий процесса, сгруппированных по циклам согласования (см. История заданий).

  Типовое решение предоставляет возможность просмотреть историю заданий процесса, сгруппированных по циклам согласования. История запросов комментариев группируется по родительским заданиям, в рамках исполнения которых были запрошены комментарии.

• Почтовые уведомления при отправке любых заданий, запросе комментария, ответе на запрос комментария.

• Представление “Мои задания” - реестр заданий текущего сотрудника, который можно раскрывать и просматривать по различным связанным критериям в любом порядке и любой вложенности (см. Поиск заданий).

• Представление “Задания от меня” с возможностью просмотреть задания по различным связанным критериям, которые можно группировать между собой в любом порядке и любой вложенности.

• Отчет по текущим заданиям, предоставляющий различную информацию о текущих заданиях в системе со следующими возможностями (см. Текущие задания):

  • Показывает количество новых, в работе, просроченных заданий с группировкой по подразделениям;

  • Показывает количество новых, в работе, просроченных заданий с группировкой по сотрудникам;

  • Показывает степень просроченности;

  • При выборе подразделения показывает статистику по сотрудникам;

  • При выборе сотрудника показывает список его заданий;

  • Позволяет фильтровать отчет по различным параметрам;

  • Учитывает замещение;

  • Позволяет управлять возможностью просмотра отчета.

• Отчет по исторической активности, представляющий статистику по завершенным заданиям со следующими возможностями (см. Завершенные задания):

  • Показывает количество завершенных, просроченных заданий с группировкой по подразделениям;

  • Показывает количество завершенных, просроченных заданий с группировкой по сотрудникам;

  • Показывает степень опоздания выполнения;

  • При выборе подразделения показывает статистику по сотрудникам;

  • При выборе сотрудника показывает список его заданий;

  • Позволяет фильтровать отчет по различным параметрам;

  • Учитывает замещение;

  • Позволяет управлять возможностью просмотра отчета.

Возможности по настройке типового решения

• Настраиваемая нумерация с проектным и постоянным номером.

• Регистрация документов с выделением постоянного номера.

• Гибкая система прав доступа.

• Возможность добавлять новые типы документов.

• Возможность настройки замещений.

• Настройка производственного календаря.

• Настраиваемое дерево представлений, с возможностью пользователю добавлять свои папки и поиски/отчеты.