Настройка замещений

Особенности работы замещений

В данном разделе тезисно описаны особенности работы замещений, более подробно как настроить замещения описано в следующих разделах.

• Каждый сотрудник может самостоятельно настроить себе заместителей.

• Замещение может быть постоянное или на указанный период.

• Заместитель на период замещения получает доступ ко всем заданиям указанной роли - как к новым, так и старым заданиям, в том числе взятым в работу основным исполнителем.

• Заместитель в системе может работать параллельно с замещаемым сотрудником.

• Заместитель получает почтовые уведомления по всем новым заданиям замещаемого сотрудника.

• Если заместитель взял задание в работу, то оно становится не доступно основному исполнителю.

• Замещение может быть только на роль, при этом указать можно любой тип роли (сотрудник, подразделение, статическая роль, контекстная, динамическая, метароль).

• Заместитель получает все права доступа замещаемой роли, в том числе права доступа к представлениям, права на чтение/редактирование карточек, расширенные права доступа, права на отчеты, права, выдаваемые этапом маршрута и т.д.

• Замещения во временной роли “Исполнители задания” (например, когда отправляется одна общая типовая задача на несколько сотрудников) не пересчитываются. Т.е. если добавить заместителя после отправки такой задачи, то заместитель не увидит этого задания. Ему будут доступны только новые такие задания. Аналогична и обратная ситуация в такой временной роли: при окончании срока замещения, заместитель автоматически из этой роли не удалится.

• Замещения не наследуются. Если, например, настроена следующая связка замещений: Сотрудник 1 → Сотрудник 2 → Сотрудник 3, то Сотрудник 1 получит права только Сотрудника 2, но не получит прав Сотрудника 3. Права Сотрудника 3 будут только у Сотрудника 2.

Мои замещения

У каждого пользователя системы есть возможность добавить своих заместителей, которые, в случае отсутствия замещаемого сотрудника, смогут выполнить за него задания.

Открыть карточку настроек моих замещений можно одним из двух способов:

• С помощью правого меню системы, выбрав “Диалоги” → “Мои замещения”;

  

• С помощью представления “Замещения”, открыв карточку со своей фамилией.

В карточке для заполнения доступны следующие поля:

• “Кто может редактировать” - можно указать сотрудников, кому будет доступно редактирование заместителей текущего сотрудника;

• “Заместители” - раздел для добавления заместителей. Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку “Добавить”, откроется форма добавления замещения:

• “Заместители” – список сотрудников, кому будут доступны все задания указанных ролей текущего сотрудника;

• “Список ролей” – список ролей, для которых настраивается замещение. В данном поле могут быть указаны: Статические роли, Контекстные роли, Подразделения, а также обобщающие роли:

  • “Все статичные роли” - замещение на задания, назначенные на любые статичные роли, в которые входит текущий сотрудник;

  • “Все контекстные роли” - замещение на все задания, назначенные на контекстные роли, в которые входит текущий сотрудник;

  • “Все подразделения и роли” - замещение на все задания, назначенные на текущего сотрудника и на все типы ролей, в которые входит сотрудник;

  • “Все подразделения” - замещение на все задания, назначенные на подразделения, в которые входит текущий сотрудник;

  • “Лично я” - замещение на все задания, назначенные на текущего сотрудника;

Note

При указании в поле “Список ролей” значений “Лично я”, “Все подразделения и роли” или “<ФИО сотрудника>” заместитель помимо прав на исполнение заданий получит все права доступа замещаемого сотрудника/роли (т.е. права на просмотр отчетов, создание/редактирование карточек, просмотр реестров и т.д.). Таким образом, если замещение назначено на роль, то заместитель получит права, доступные для данной роли. Если замещение назначено на сотрудника, то заместитель получит права, доступные только данному сотруднику (исключая права, назначенные на роли, в которые входит этот сотрудник).

• “Замещение доступно” – флаг для включения/отключения замещения;

• “Постоянное замещение” – флаг выставляется, если текущее замещение не ограничено сроком;

• “Начало/Окончание замещения” – срок замещения указывается, если это не постоянное замещение.

Таким образом, для сотрудника можно добавить несколько заместителей на разные роли.

Для удаления замещения – выбрать строку в таблице замещений и нажать кнопку “Удалить”.

Указанным заместителям в указанные сроки станут доступны задания замещаемого сотрудника. Заместителям будут доступны как новые задания, так и задания, взятые в работу основным исполнителем.

Important

Задания, которые были отправлены на временную роль “Исполнители задания” (т.е. роль, сформированную при отправке одной задачи на несколько исполнителей) не будут доступны заместителям, т.к. список заместителей для таких задач рассчитывается в момент отправки задачи. Однако, новые задачи, отправляемые на роль “Исполнители задания” (где в состав роли входит и текущий сотрудник) будут доступны указанным заместителям.

Настройка замещений сотрудников

Сотрудники могут редактировать не только свои замещения, но и замещения других сотрудников. Доступны карточки настроек замещений только тех сотрудников, в которых прописаны соответствующие разрешения (поле “Кто может редактировать”).

Просмотреть список доступных карточек настроек замещений, а также открыть и отредактировать карточку можно из представления “Замещения”.

Открыв карточку настроек замещений нужного сотрудника, можно удалить или добавить новых заместителей (см. Мои замещения).