×

«Газпром нефть» поделилась опытом организации цифрового документооборота на российской ECM/BPM платформе TESSA

23 сентября 2020 года в отеле «Москва Марриотт Новый Арбат» состоялась юбилейная 10-ая конференция СЭД и ЕСМ Day 2020, организованная ведущим аналитическим центром TAdviser. Компания Syntellect традиционно выступила генеральным спонсором мероприятия и представила новую версию ECM/BPM-платформы TESSA 3.5.

Конференцию посетили более 150 представителей ИТ-индустрии: ведущие вендоры, ИТ-директора, руководители проектов и специалисты из российских и зарубежных компаний различного масштаба и сфер деятельности. На мероприятии участники обсудили тренды развития СЭД/ECM-систем в России, тенденции повышения мобильности сотрудников и перевода их на удаленный формат работы, познакомились с современными технологиями архивного хранения и защиты документов от утечек информации.

В деловой части конференции с докладом выступили Антон Мейнцер, архитектор ИТ-ландшафта Центра компетенции архитектуры Газпром нефть и Александра Клестова, руководитель проекта «Новый СЭД» в Газпром нефти. Спикеры поделились опытом перевода документооборота группы «Газпром нефть» на российскую платформу TESSA.

Антон Мейнцер рассказал о предпосылках перехода на новую платформу. В «Газпром нефти» в 2008 году было внедрено решение на платформе Lotus компании IBM, платформа стала общекорпоративной и к 2018 году была выстроена система сквозного электронного документооборота по группе компаний, в которой работало 16 тыс. пользователей из 36 дочерних обществ компании. Прекращение вендором поддержки решения на платформе Lotus, ряд технических ограничений и импортозависимость текущей платформы в совокупности с расширением списка ЕСМ-задач, масштабной централизацией процессов и постоянным увеличением хранимых данных в СЭД привели к тому, что система не смогла в полном объеме обеспечивать потребности компании. В 2018 году было принято решение о замене текущей платформы документооборота.

При выборе новой платформы было рассмотрено 17 программных продуктов и проведен ряд апробаций систем различных вендоров. По соответствию заявленным требованиям и результатам нагрузочного тестирования была выбрана платформа TESSA. Система прошла все критерии, которые были предъявлены с архитектурной точки зрения: скорость работы, адаптация под существующие процессы документооборота, масштабируемость решения, отзывчивость интерфейса, возможность работы в толстом и легком клиенте, а также с мобильных устройств. Пользователи оценили простоту и удобство работы с TESSA.

В компании был запущен проект внедрения СЭД и сформирован внутренний ИТ-ландшафт систем. TESSA выступила базовой связующей платформой для документационного обеспечения «Газпром нефти», была настроена интеграция с учетными и информационными системами и ресурсами компании. Поверх СЭД выстроены сервисы и технологические системы, которые отвечают за аналитику и отчетность, когнитивный поиск и создание интеллектуального цифрового помощника. Антон отметил, что сейчас весь комплекс базируется на 36 серверах приложений и СУБД, и целевое количество пользователей системы уже достигло 25 тыс. Комплекс постоянно развивается и дополняется новыми бизнес-процессами и решениями.

Александра Клестова представила дорожную карту проекта. Переход на новую СЭД был разделен на две очереди. Задача первой очереди состояла в том, чтобы мигрировать ключевые бизнес-процессы документооборота, выстроить интеграционные связки со смежными системами и провести пилот архивного хранения для нескольких дочерних обществ (ДО). Во вторую очередь вынесены бизнес-процессы, требующие дополнительного анализа и обследования. С января 2020 года началась промышленная эксплуатация процессов первой очереди и в настоящее время готовится к запуску тираж архивного хранения на 52 ДО. Для обеспечения плавного перехода 20 000 пользователей на новую систему была проработана инфраструктура и создан центр компетенции. Для поддержки пользователей был создан отдельный информационный портал по проекту, проведена серия обучающих вебинаров, организована круглосуточная поддержка по почте, телефону и с помощью чат-бота на портале.

В результате перехода на новую платформу сотрудники получили доступ к новому цифровому пространству — быстрому, легкому, мобильному и интерактивному. TESSA для пользователей стала удобной и комфортной средой для коммуникаций с индивидуальными настройками рабочего места и возможностью эффективного и гибкого управления отчетностью, личными и командными задачами.

«Газпром нефть» наращивает экспертизу и развивает центр компетенций, чтобы в дальнейшем уже своими силами внедрять отдельные блоки системы. Александра отметила, что в компании удалось создать продуктовую модель «СЭД как сервис», которая позволяет вести разработку новых приложений для бизнес-пользователей и оперативно подключать к процессам новые дочерние общества.

На стенде Syntellect представители вендора продемонстрировали функциональные усовершенствования новой версии TESSA 3.5. Гости конференции оценили высокую скорость работы и пользовательский интерфейс системы, протестировали инструмент неформального общения — модуль «Форумы и обсуждения», а также задали интересующие вопросы разработчикам платформы.